يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها ما لم يقضِ سياق النص بغير ذلك:

• 1- المملكة: المملكة العربية السعودية.

• 2- البرنامج: البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

• 3- المنظم: إحدى المؤسسات أو الشركات المرخص لها بتنظيم المعارض.

• 4- الوثيقة: قواعد وإجراءات إقامة المعارض التجارية في المملكة العربية السعودية والنماذج المرفقة.

• 5- الجهات المختصة: اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

• 6- المعرض التجاري: فعالية أعمال تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة بنشاط تنظيم المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة، ويكون زواره من أصحاب الأعمال والمختصين ويمنع فيها البيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل ومحاضرات مصاحبة متخصصة. ويصنف المعرض التجاري كمعرض "دولي" إذا شارك فيه 10% أو أكثر من عدد العارضين أو الزوار من خارج المملكة، ويسمى بمعرض دولة منفردة في حال تنظمه دولة واحدة منفردة بغرض التعريف بمنتجاتها وخدماتها وقد يصاحبه بعض العروض الثقافية أو الفنية أو الحرفية من نفس الدولة.

• 7- الملتقى: فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.

يخضع لهذه القواعد والإجراءات جميع المعارض التجارية التي تقام في المملكة، ويستثنى منها الآتي:

• • معرض الكتاب الدولي بالرياض وهو تحت إشراف وزارة الثقافة والإعلام حسب قرار مجلس الوزراء رقم (246) وتاريخ 17/ 7/ 1434هـ.

• • المعارض التجارية التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/ 10/ 1432هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 21/ 10/ 1431هـ.

• • المعارض الفنية (معارض الفن التشكيلي، معارض الصور ... إلخ)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/ 4/ 1426هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/ 9/ 1436هـ.

1. يُمنع إقامة المعارض التجارية في المملكة والتي تقع ضمن اختصاص البرنامج دون الحصول على ترخيص من البرنامج.

2. يجب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المعرض التجاري.

3. يمنع الإساءة إلى أي من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام أثناء انعقاد المعرض التجاري.

4. تُحدد اللجنة الإشرافية للبرنامج قيمة المقابل المالي لخدمات البرنامج ذات العلاقة بالمعارض التجارية، وتتم مراجعتها بصفة دورية.

5. يجب تسمية المعرض التجاري بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، وأن يعبّر اسمه عنما هو معروض فيه، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمعرض التجاري باللغة العربية والإنجليزية.

6. يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض التجاري بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمعرض التجاري من البرنامج.

7. لا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المعرض التجاري من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمعرض التجاري.

8. لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمعارض التجارية.

1. يجب ألا تزيد مدة المعرض التجاري عن سبعة أيام.

2. تقتصر إقامة المعرض التجاري في صالات المعارض المرخصة، والقاعات المرخصة داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج.

3. يجوز إقامة المعرض التجاري في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها صالات معارض بعد ترخيص من البرنامج.

4. لا يجوز لصالات المعارض أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المعارض التجارية فيها ما لم تكن مرخصة من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المعارض التجارية لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.

1. يجب أن يكون المعرض التجاري متخصصا في نوعية المنتجات.

2. اقتصار المشاركة في المعرض التجاري على الشركات والمؤسسات المحلية والدولية المرخصة، والجهات الحكومية الراعية.

3. يُمنع البيع المباشر للمعروضات أثناء تنفيذ المعرض تجاري.

4. يُمنَع منعاً باتاً ما يلي:

• - عرض أي مواد توشك صلاحيتها على الانتهاء.

• - عرض السلع المُقلّدة، المُعدّات والأجهزة والآلات غير المُطابقة للمواصفات والمقاييس السعودية.

5. يسمح بتخصيص منطقة يتم فيها بيع الأكل والشراب على أن تكون المشاركات في تلك المنطقة من المطاعم المرخصة من قبل الجهات المختصة، وحسب المعايير المعتمدة في تلك الجهات.

6. يجوز إقامة مؤتمرات أو ندوات أو محاضرات أو ورش عمل مصاحبة للمعرض، بعد التنسيق مع البرنامج قبل إقامة المعرض بـ(60) يوما على الأقل، وأخذ موافقة البرنامج كتابيا، وفي حال صاحب المعرض التجاري مؤتمر أو منتدى أو ندوة، فإنه يسمى بـ "ملتقى".

7. يجوز إقامة معرض استهلاكي مصاحب للمعرض التجاري بشرط الحصول على ترخيص مستقل حسب قواعد وإجراءات إقامة معارض السلع الاستهلاكية.

8. يجب الالتزام بأنظمة الجمارك السعودية عند مشاركة البضائع في المعرض التجاري.

9. يجب تطبيق أنظمة وزارة الإسكان فيما يخص نظامية مشاركة الجهات العارضة في المعارض التجارية المختصة بالعقار.

10. يجب الالتزام بكافة أنظمة وزارة التجارة والاستثمار المعتمدة عند تنظيم المعارض التجارية المختصة بالمعادن الثمينة والأحجار الكريمة.

11. يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المعرض التجاري.

1. يجب مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قبل الوزارة أو تلك المُعلنة من قبل الجهات الرسمية عند إقامة المعرض التجاري.

2. يجب إيجاد منصة تسجيل أو نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين والزوار في المعرض التجاري يشمل تسجيل الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، ويمنع المشاركة في المعرض التجاري بدون تسجيل، وتزويد البرنامج بنسخة من هذا التوثيق في حال تم طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المعرض التجاري.

3. يجب تعليق لوحات على جميع الأجنحة المشاركة موضح فيها أسماء الجهات.

4. يلتزم جميع العاملين والعارضين والزوار المشاركين في المعرض التجاري بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.

5. أن يكون مظهر العارضين لائقا من ناحية الملبس وحسب الضوابط الشرعية والتقاليد العامة.

6. توفير مكتب للإدارة التنفيذية للمعرض التجاري مجهز بخدمات الهاتف والفاكس والإنترنت، وتعيين مسؤول متواجد في هذا المكتب خلال ساعات عمل المعرض التجاري.

7. تخصيص مكتب للجهات الحكومية الرقابية المختصة وفق نشاط المعرض وحاجة مشاركة الجهات الرقابية.

8. تخصيص غرفة إسعاف أولية ومسؤول إسعاف على مدار ساعات العمل في المعرض التجاري.

9. تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات زوار المعرض التجاري.

10. توفير آلية استقبال شكاوى ومقترحات زوار المعرض التجاري.

11. يمنع منعا باتا التدخين في جميع مرافق المعرض التجاري، وتوضع علامات واضحة "ممنوع التدخين" وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي للمعرض التجاري.

12. تخصيص منطقة للرجال والنساء لأداء فريضة الصلاة، ورفع الأذان في المعرض.

13. توفير موقع إلكتروني خاص بالمعرض التجاري.

14. أن تكون الهدايا التي توزع في المعرض التجاري بقدر الإمكان من المنتجات الحرفية السعودية.

15. أن يوضع شعار البرنامج ورقم الموافقة المبدئية أو الترخيص على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمعرض التجاري.

يلتزم المنظم بإنهاء المعرض التجاري في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال شهر من تاريخ انتهاء المعرض التجاري إلى البرنامج، ويستخدم التقرير لأغراض الأبحاث ولا ينشر من قبل البرنامج، ويشمل التقرير ما يلي:

• 1. تاريخ بداية ونهاية المعرض التجاري الفعلي.

• 2. المساحة الإجمالية الفعلية للمعرض التجاري.

• 3. المساحة الإجمالية الفعلية التي تم تأجيرها في المعرض التجاري.

• 4. عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المعرض التجاري وجنسياتهم.

• 5. قائمة بأسماء وأرقام تواصل الجهات العارضة في المعرض التجاري، مع قائمة بأسماء الجهات الراعية.

• 6. إجمالي عدد العارضين المشاركين في أجنحة المعرض التجاري.

• 7. إجمالي عدد الزوار للمعرض التجاري من داخل المملكة وخارجها.

• 8. صور للمعرض التجاري وملخص إعلامي عن المعرض وما تناولته وسائل الإعلام.

• 9. معلومات عن عدد وقيمة الصفقات التي أبرمت في المعرض التجاري.

• 10. النتائج المالية للمعرض التجاري من حيث التكاليف والعوائد.