يقتصر عقد المؤتمرات والندوات على الحالات التي تتوافر فيها مسوغات مقنعة بأهمية المؤتمر والحاجة إليه وإمكانية إسهامة في خدمة مصالح المملكة، على أن تعطى الأولوية للمواضيع التي تخدم سياسة المملكة وتوجهاتها في كل فترة مرحلية وتعالج قضايا عملية قابلة للتنفيذ، أو التي لها آثار على القضايا القائمة والمهمة في المملكة، وأن يسهم الموضوع في تحقيق أهداف التنمية المعتمدة في خطط التنمية الوطنية أو الاستراتيجية المعتمدة لقطاع معين، وألا يكون هناك ما يخالف الشريعة الإسلامية أو العادات والتقاليد.
إجراءات الموافقة على إقامة المؤتمر أو الندوة:
1- تقوم الجهة الراغبة في إقامة المؤتمر أو الندوة بالترتيب لذلك قبل بداية العام المالي، وإعداد جدول مبدئي سنوي -ما أمكن- على أن يكون موضوع المؤتمر أو الندوة داخل اختصاص الجهة أو في مجال عملها.
2- مع مراعاة ما ورد في الفقرة (3/ب) من هذا البند، يعتمد الوزير المختص أو رئيس الجهة المتسقلة أو من يفوضه بذلك الأهداف والمحاور الرئيسية للمؤتمر أو الندوة والمشاركين فيها.
3-
أ. للوزير المختص أو رئيس الجهة المستقلة الموافقة على إقامة المؤتمر أو الندوة على أن يزود وزارتي الداخلية والخارجية بصورة من قرار الموافقة مشتملاً على أهداف إقامة المؤتمر أو الندوة والمحاور الرئيسة والأسماء المقترحة للمشاركة فيه، على أن يكون ذلك قبل شهرين على الأقل من موعد إقامة المؤتمر أو الندوة، وأن تبدي وزارة الداخلية ووزارة الخارجية مرئياتهما حيال الأسماء المشاركة فيه من خارج المملكة خلال مدة لا تتجاوز (شهراً) من تاريخ تبليغهما بصورة القرار.
ب- إذا كان للمؤتمر أو الندوة طبيعة خاصة -بحسب تقدير الوزير المختص أو رئيس الجهة المستقلة- أو رأت الجهة دعوة شخصيات على مستوى رفيع (رؤساء الدول، ورؤساء الوزراء، والوزراء الحاليين أو السابقين، ومن في حكمهم، أو المسؤولين في المنظمات الإقليمية والدولية)، فيجب على الجهة المعنية الرفع إلى المقام السامي لأخذ الموافقة اللازمة، وذلك قبل موعد المؤتمر أو الندوة بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر مع تحديد أسماء من يتطلب الأمر استضافة الدولة لهم، على أن يقتصر الطلب على الحد الأدنى منهم، مثل: رؤساء الدول ورؤساء الحكومات الحاليين أو السابقين ومن في حكمهم أو من يرى المقام السامي مناسبة استضافتهم.
4- يكون توجيه الدعوة لكبار المشاركين (رؤساء الدول، ورؤساء الوزراء والوزاراء الحاليين أو السابقين ومن في حكمهم، أو المسؤولين في المنظمات الإقليمية والدولية) من الوزير المختص أو رئيس الجهة المستقلة.
تقوم كل جهة معنية بإنشاء مختصر (إيقونة) على موقعها الإلكتروني باسم (مؤتمرات وندوات) مخصص للمؤتمرات والندوات التي تزمع الجهة عقدها أو التي سبق أن عقدتها، ومعلومات عن أهداف ومحاور كل مؤتمر أو ندوة ومواعيده المقترحه وأسماء المشاركين، وما قدم من أوراق عمل، وما صدر من توصيات.
أ- تكون استضافة كبار الشخصيات بحسب أهمية النشاط وحجمه، على أن يراعى أن تكون المصروفات في حدود ما خصص له من موارد مالية.
ب- العمل على إتاحة الفرصة للمتخصصين السعوديين للمشاركة في المؤتمر أو الندوة بقدر الإمكان.
ج- يكون المشاركون من ذوي التأهيل العلمي وممن لديهم خبرة وممارسة عملية متميزة في موضوع النشاط.
يقوم رئيس الجهة المنظمة للمؤتمر أو الندوة بتعميم نتائجه وتوصياته على الإدارات والجهات التابعه له -إذا رأى مناسبة ذلك- للعمل بها وفقاً للأنظمة والتعليمات. وإذا رأى تعميم نتائجه وتوصياته على جهات أخرى فيرفع ذلك إلى المقام السامي؛ للنظر في الموافقة عليه.
لا يخل تطبيق ما ورد سابقأً بالضوابط الموافق عليها بالأمر السامي رقم (9388/ م ب) وتاريخ 27/ 7/ 1426هـ.