يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها مالم يقض سياق النص بغير ذلك:

1- المملكة: المملكة العربية السعودية.
2- البرنامج: البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

3- المنظم: مؤسسات أو شركات القطاع الخاص.

4- الجهات المختصة: الجهات ذات العلاقة.

5- المعرض التعريفي: فعالية أعمال تنظمها مؤسسة أو شركة تجارية بغرض التعريف بمنتج أو خدمة قائمة أو تدشين منتج أو خدمة جديدة، ويمنع فيها البيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبة متخصصة.

6- المعروضات: ما يتم عرضه في المعرض التعريفي من خدمات أو منتجات.

تخضع جميع المعارض التعريفية التي تقام في المملكة لهذه القواعد والإجراءات، ويستثنى منه المعارض الفنية (معارض الفن التشكيلي، معارض الصور)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/ 4/ 1426هـ، وتعميم وزارة الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/ 9/ 1436هـ.

1. يمنع إقامة المعارض التعريفية في المملكة والتي تقع ضمن اختصاص البرنامج دون الحصول على ترخيص من البرنامج.

2. يجب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المعارض التعريفية.

3. يمنع الإساءة إلى أي من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام أثناء انعقاد المعرض التعريفي.

4. تُحدد اللجنة الإشرافية للبرنامج قيمة المقابل المالي لخدمات البرنامج ذات العلاقة بالمعارض التعريفية وتتم مراجعتها بصفة دورية.

5. يجب تسمية المعرض التعريفي بمسمى المنتج أو الخدمة أو المؤسسة المنظمة للمعرض التعريفي ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة.

6. . يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض التعريفي بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على ترخيص إقامة المعرض من البرنامج.

7. لا يجوز التنازل عن ترخيص المعرض التعريفي من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن للمنظم التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمعرض التعريفي.

8. لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمعارض التعريفية.

1. يجب ألا تزيد مدة المعرض التعريفي عن خمسة أيام.

2. تقتصر إقامة المعارض التعريفية على صالات المعارض المرخصة، والقاعات المرخصة داخل الفنادق، والأسواق التجارية، وصالات المناسبات الاجتماعية المسجلة في البوابة الالكترونية للبرنامج.

3. لا يجوز لإدارات المنشآت والمرافق السماح بانعقاد المعارض التعريفية فيها مالم تكن مرخصة من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المعارض التعريفية لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.

1. يجب أن يكون المعرض التعريفي خاص بمنتجات أو خدمات منشأة واحدة ويقتصر على ممثليها.

2. يُمنع البيع المباشر للمعروضات أثناء تنفيذ المعرض التعريفي.

3. يمنع منعاً باتاً عرض السلع المقلدة والمعدات والأجهزة والآلات والمنتجات الغير مطابقة للمواصفات والمقاييس السعودية.

4. يجب أخذ الموافقات اللازمة من جهات الاختصاص إذا تم إضافة سحوبات أو مسابقات أو فعاليات ثقافية أو ترفيهية.

5.  يسمح بتخصيص منطقة يتم فيها تقديم المأكولات والمشروبات على أن تكون المشاركات في تلك المنطقة من المطاعم المرخصة من قبل الجهات المختصة، وحسب المعايير المعتمدة في تلك الجهات.

6. يجوز إقامة ورش عمل مصاحبة للمعرض التعريفي على أن ترخص من البرنامج قبل إقامة المعرض التعريفي بـ (5) أيام على الأقل حسب القواعد والإجراءات المعتمدة في البرنامج.

7. يجب أن تكون المنتجات المعروضة مستكملة للوثائق والاشتراطات من الجهات المختصة، حسب الجدول التالي:

اسم الجهة

1. يجب مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية عند تنظيم المعرض التعريفي.

2. التزام كافة العاملين والعارضين في المعرض التعريفي بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.

3. أن يكون مظهر المشاركين والزوار لائقا من ناحية الملبس وحسب الضوابط الشرعية والأنظمة العامة.

4. تخصيص غرفة إسعاف أولية ومسؤول إسعاف على مدار ساعات عمل المعرض التعريفي في حال تجاوز عدد حضور المعرض عن 200 شخص.

5.  يمنع منعا باتا التدخين في جميع مرافق المعرض التعريفي، وتوضع علامات واضحة "ممنوع التدخين"، وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي للمعرض.

6. تخصيص منطقة للرجال والنساء لأداء فريضة الصلاة، ورفع الاذان في المعرض التعريفي.

7. أن تكون الهدايا التي توزع في المعرض التعريفي بقدر الامكان من المنتجات الحرفية السعودية.

8. أن يوضع شعار البرنامج ورقم الترخيص على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمعرض التعريفي.

يلتزم المنظم بإنهاء المعرض التعريفي في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير ما بعد الفعالية خلال شهر من تاريخ انتهاء المعرض التعريفي إلى البرنامج، ويستخدم التقرير لأغراض الأبحاث ولا ينشر من قبل البرنامج، ويشمل التقرير ما يلي:

1. تاريخ بداية ونهاية المعرض التعريفي الفعلي.

2. المساحة الاجمالية الفعلية للمعرض التعريفي.

3. عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المعرض التعريفي وجنسياتهم.

4. إجمالي عدد العارضين المشاركين في جناح المعرض التعريفي

5. إجمالي عدد الزوار للمعرض من داخل المملكة وخارجها، وتقييمهم للمعرض. 

6. صور للمعرض التعريفي وملخص إعلامي عما تناولته وسائل الإعلام

7. معلومات عامة عن النتائج التي حققها المعرض التعريفية.