يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها مالم يقض سياق النص بغير ذلك:

• المملكة: المملكة العربية السعودية.

• البرنامج: البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

• المنظم: إحدى المؤسسات أو الشركات المرخص لها بتنظيم المعارض في المملكة العربية السعودية.

• المعرض: معرض السلع الاستهلاكية، وهي فعالية أعمال، تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة لإقامة المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة، ويكون زواره من العامة، ويسمح فيها بالبيع المباشر.

• المنشأة المؤقتة: مكان يتم بناءه بشكل مؤقت لإقامة معرض السلع الاستهلاكية في داخله.

• الجهات المختصة: اللجنة الإشراقية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ووزارة الداخلية، وأمارات المناطق، والدفاع المدني، والأمانات، والبلديات، ووزارة التجارة والصناعة، والهيئة العامة للسياحة والآثار.

• دول الخليج: دول مجلس التعاون لدول الخليج العربي.

1. أن يكون المقدم لتنفيذ المعرض إحدى الشركات أو المؤسسات المرخص لها بتنظيم المعارض.

2. أن لا يتجاوز عدد المعارض التي ترخص ويقيمها المنظم عن ستة معارض في السنة كحد أعلى.

3. أن يتم تقديم طلب الترخيص على إقامة المعرض قبل تسعين يوما على الأقل من موعد إقامته.

4. أن يتم استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمعرض.

5. في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المعرض أو الغاءه يتم تحصيل مقابل خدمات مالي، ويجب ابلاغ البرنامج كتابيا قبل شهر على الاقل من الموعد الاساسي المرخص له، وأن يتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك.

6. أن يكون منظم المعرض مسؤول بشكل كامل عن المعرض أمام البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ولا يجوز إحالة الرخصة من الباطن أو بيعها للغير.

7. أن لا تزيد مدة المعرض عن (30) يوما.

8. أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المعرض.

9. أن يتم تسمية المعرض بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية الفصحى، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الانظمة المتبعة.

10. يسمح بفرض رسوم دخول على الزوار الراغبين في حضور المعرض، بعد التنسيق مع البرنامج قبل اقامة المعرض بشهر على الأقل، وأخذ موافقة البرنامج كتابيا.
11. يمنع الاعلان أو القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض قبل الحصول على الترخيص من البرنامج.

12. المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والتعليمات والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المعرض.

13. يجوز للبرنامج رفض طلب تنظيم المعرض بناء على معطيات تتعلق بجدولة المعارض أو تعارضها مع معارض أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.

14. لا يتحمل البرنامج اي مسؤوليه سواء اكانت أدبية ام مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق السياسات والاجراءات المنظمة لمعارض السلع الاستهلاكية.

1. اقتصار إقامة المعرض في صالات المعارض، وداخل المراكز التجارية، والقاعات داخل الفنادق (فئة 5 أو 4 نجوم)، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة لإقامة المعارض.

2. يسمح بإقامة المعرض في منشأة مؤقتة في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها صالات معارض مرخصة، مع الالتزام التام بكافة السياسات والضوابط المحددة في ملحق رقم (1)، وكذلك اشتراطات الدفاع المدني المحددة في ملحق (2).

3. في حال كان المعرض سيقام في منشأة مؤقته، يلتزم المنظم بالتنسيق مع إدارة الدفاع المدني في المنطقة التي سيقام عليها المعرض لفحص المنشأة وتوقيع نموذج رقم (4) الذي يثبت مطابقة المنشأة لاشتراطات الدفاع المدني وذلك قبل (7) أيام من اقامة المعرض كحد أدنى، وان لم يلتزم بذلك فإن الرخصة الممنوحة للمنظم تعتبر لاغية.

1. اقتصار المشاركة في المعرض على التالي: 

• - الاسر المنتجة في المملكة ودول الخليج.

• - الحرفيين والحرفيات في المملكة ودول الخليج.

• - الجهات المصنعة والموزعة للمنتجات الوطنية في المملكة ودول الخليج والمصرح لها بذلك.

• - المحلات التجارية في المملكة والتي لها سجلات تجارية سارية المفعول.

2. يُمنَع منعاً باتاً ما يلي:

• - عرض أي مواد توشك صلاحيتها على الانتهاء.

• - عرض أي منتجات غذائية سريعة التلف مثل منتجات الألبان ومشتقاتها.

• - عرض أي مواد تالفة أو قديمة بغرض التخلص منها عن طريق البيع.

• - عرض السلع المُقَلَدة، المُعدّات والأجهزة والآلات غير المُطابقة للمواصفات والمقاييس السعودية.

3. يجب تعليق لوحات على جميع الأجنحة المشاركة موضح فيها أسماء الجهات، واذا كانت تلك الجهات لها محلات تجارية في المملكة فيجب اظهار رقم السجل التجاري وعنوان المحل التجاري.

4. يسمح بتخصيص منطقة يتم فيها بيع الاكل والشرب على أن تكون المشاركات في تلك المنطقة من قبل المطاعم المرخصة من قبل الجهات المختصة وحسب المعايير المعتمدة في تلك الجهات.

5. يجب تخصيص نسبة (5%) من المساحة الاجمالية لصالة المعرض بحيث تمنح بشكل مجاني لمشاركة الاسر المنتجة والحرفيين والحرفيات السعوديين.

6. يجوز اقامة مؤتمرات أو ندوات أو محاضرات أو ورش عمل مصاحبة للمعرض، بعد التنسيق مع البرنامج قبل اقامة المعرض بشهرين على الأقل، وأخذ موافقة البرنامج كتابيا.

1. أن يكون جميع الاداريين والعاملين في إدارة المعرض سعوديين، ويمنع منعا باتا عمل الاجانب في إدارة المعرض.

2. يسمح بعمل الاجانب كعارضين في الاجنحة المشاركة في المعرض، ويجب أن يكونوا تحت كفالة الجهات التي يمثلونها في المعرض.

3. يلتزم جميع العاملين والعارضين المشاركين في المعرض بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل فيها.

4. أن يكون مظهر العارضين لائقا من ناحية الملبس وحسب الضوابط الشرعية.

5. توفير مكتب للإدارة التنفيذية للمعرض تتوفر فيها خدمات الهاتف والفاكس والانترنت، وعلى المنظم توفير مسئول متواجد في هذا المكتب خلال ساعات عمل المعرض خلال فترة إقامته.

6. توفير غرفة اسعاف أولي ومسؤول اسعاف على مدار ساعات العمل في المعرض.

7. توفير منطقة معزولة لتخزين البضائع تتوفر فيها معايير السلامة وفقاً لاشتراطات الدفاع المدني المحددة في ملحق رقم (2).

8. تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات الزوار.

9. توفير صندوق لاستقبال شكاوى ومقترحات الزوار.

10. يمنع منعا باتا التدخين في جميع مرافق المعرض، وتوضع علامات واضحة "ممنوع التدخين"، وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي للمعرض.

11. تخصيص منطقة للصلاة للرجال والنساء، وايقاف البيع أثناء فترات الصلاة.

12. توفير موقع الكتروني خاص بالمعرض.

13. أن يوضع رقم ترخيص البرنامج على جميع المواد الاعلانية للمعرض.

1. يلتزم المنظم بإقفال المعرض في الوقت المحدد حسب الترخيص.

2. يلتزم المنظم بتقديم تقرير خلال شهر بعد انتهاء المعرض، ويشمل التقرير ما يلي:

• - تاريخ بدء ونهاية المعرض الفعلي.

• - المساحة الاجمالية الفعلية للمعرض.

• - المساحة الاجمالية الفعلية التي تم تأجيرها في المعرض.

• - قائمة بأسماء وأرقام تواصل الجهات العارضة في المعرض.

• - قائمة بأنواع المعروضات التي تم عرضها وبيعها في المعرض.

• - إجمالي عدد العارضين المشاركين في أجنحة المعرض

• - إجمالي عدد الزوار، ومتوسط إنفاق الزائر الواحد اثناء حضوره المعرض.

• - صور للمعرض.

• - ملخص اعلامي عن المعرض وما تناولته الصحف من أخبار عن المعرض.

في حال مخالفة السياسات والضوابط المنظمة لمعارض السلع الاستهلاكية، سيتعرض المنظم للمسائلة القانونية، وعقوبات على ضوء ما ورد في ملحق رقم (3).

أولا: يعبئ المنظم (طالب الترخيص) النماذج المحددة في البوابة الالكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات وتشمل:

• - "معلومات الجهة المنظمة لمعرض السلع الاستهلاكية".

• - "معلومات عن معرض السلع الاستهلاكية".

• - توقيع "تعهد بالالتزام بسياسات وإجراءات اقامة معارض السلع الاستهلاكية".

• ويجب تسليم الطلب كاملا قبل موعد إقامة المعرض بتسعين يوماً على الأقل، مرفقاً بها ما يلي:

  • - سجل تجاري لممارسة نشاط تنظيم المعارض ساري المفعول.

  • - شهادة اشتراك في الغرفة التجارية الصناعية، وشهادة الزكاة، وشهادة التأمينات الاجتماعية.

  • - عقد استئجار المكتب أو إثبات الملكية للشركة أو المؤسسة المنظمة للمعرض.

  • - صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المعرض.

  • - صورة من ترخيص الدفاع المدني ساري المفعول للمنشأة التي سيقام عليها المعرض.

  • - خطة عمل وتصور تفصيلي للمعرض، ومخطط لموقع المعرض موضح فيه توزيع العارضين.

  • - في حال كان المعرض في منشأة مؤقتة، فيجب تقديم مخطط متكامل لموقع المعرض موضح فيه المداخل والمخارج والمواقف معتمد من (امانة/ بلدية المنطقة) و (ادارة الدفاع المدني بالمنطقة) مع مراعاة السياسات المحددة من البرنامج فيما يخص المنشأة المؤقتة المحددة في ملحق رقم (1) وملحق رقم (2)، وتقديم ما يثبت موافقة صاحب الأرض المقام عليها المعرض.

  • - في حال كان المعرض في منشأة مؤقتة، فيجب فحص المنشأة من خلال الدفاع المدني بعد اكتمال انشاءها فورا، وتوقيع نموذج رقم (1) الذي يثبت مطابقة المنشأة المؤقتة لاشتراطات الدفاع المدني.

ثانيا: في حال اكتمال الطلب وتسليمه إلكترونيا للبرنامج يرسل البرنامج بعد ذلك رسالة تأكيد استلام الطلب.

ثالثاً: يدرس البرنامج الطلب والوثائق، ويرد على المنظم خلال اسبوعين بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.

رابعا: في حال وافق البرنامج على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الترخيص للمعرض، ويقدم ما يثبت ذلك.

خامسا: يصدر البرنامج شهادة ترخيص المعرض، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص.

سادسا: يزود البرنامج الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المعرض كل حسب اختصاصه.