يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها مالم يقض سياق النص بغير ذلك:

1- المملكة: المملكة العربية السعودية.

2- البرنامج: البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات. 

3- المنظم: إحدى المؤسسات أو الشركات المرخص لها بتنظيم المؤتمرات، ويمكن قبول الجمعيات العلمية والمهنية والطبية والأهلية والتعاونية والخيرية، والغرف التجارية الصناعية، والجامعات في المملكة كمنظم للمؤتمرات الخاصة بها والتي تقع ضمن تخصصاتها وأنشطتها.

4- الوثيقة: قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة العربية السعودية والنماذج المرفقة.

5- الجهات المختصة: اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ووزارة الداخلية، أمارات المناطق، وزارة الخارجية، وزارة العمل والتنمية الاجتماعية، الهيئة السعودية للتخصصات الصحية، والجهات الأخرى ذات العلاقة وفق ما تقرره الأنظمة والتوجيهات.

6- المؤتمر: اجتماع علمي يناقش موضوعا محددًا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل محكّمة تعتمد من اللجنة العلمية للمؤتمر، ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. ويتكون المؤتمر من جلسات نقاش أو محاضرات أو ورش عمل، ويتم استعراض المواد إما من خلال عروض مرئية أو خطابة أو حوار أو نقاش. وقد يشمل المؤتمر تنظيم معرض مصاحب للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وعادة يحظى بتغطية إعلامية، ويتم تسميته بـ "ملتقى" في حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو استهلاكي.

7- يندرج تحت مسمى مؤتمر في هذه الوثيقة مسميات رئيسة وهي كالتالي:

• - منتدى: اجتماع يناقش موضوعًا عامًا في عدد من المحاور، يتبادل المشاركين فيه وجهات النظر من خلال جلسات وورش عمل، ولا يتطلب تنظيم المنتدى الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. وقد يشمل المنتدى تنظيم معرض مصاحب للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وقد يقع المنتدى ضمن فعالية أشمل مثل أسبوع محدد أو حملة وطنية.

• - ندوة: اجتماع لعدد من المتخصصين في مجال معين، ويتم فيها مناقشة موضوع محدد، وقد تقع الندوة ضمن فعالية أشمل مثل أسبوع محدد أو حملة وطنية، وعادة يكون فيها تغطية إعلامية.

• - ملتقى: فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.

• - مؤتمر أو منتدى أو ندوة أو ملتقى دولي: يصنف المؤتمر أو المنتدى أو الندوة أو ملتقى بأنه "دولي" إذا شارك فيه 15% أو أكثر من عدد الحاضرين من خارج المملكة أو أن يكون الحاضرين من 3 دول أو أكثر.

1- يخضع لهذه القواعد والإجراءات المؤتمرات التي تقيمها الغرفة التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات في المملكة.

2- يستثنى من القواعد والإجراءات التالي:

• - المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 1431/3/22هـ.

• - المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 1432/10/6هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 1431/10/21هـ.

• - الفعاليات الثقافية (المحاضرات الدينية والدعوية، الامسيات الشعرية، المسرحيات...الخ)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 1426/4/15هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 1436/9/18هـ.

1- يُمنع إقامة المؤتمرات في المملكة بجميع أنواعها دون ترخيص من البرنامج.

2- يجب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.

3- أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية.

4- أن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية.

5- يجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخص.

6- يجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية:

• - الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول.

• - الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة.

• - الغرف التجارية الصناعية.

• - الجامعات الحكومية أو الأهلية.

7- يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج.

8- لا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.

9- لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات.

1- يجب ألا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد عن سبعة أيام.

2- اقتصار إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج.

3- لا يجوز لقاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المؤتمرات فيها مالم تكن مرخصة من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المؤتمرات لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.

4- يجوز إقامة المؤتمر في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات بعد ترخيص من البرنامج.

1- يجب تعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي له خبرة في موضوع المؤتمر.

2- يجب إعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف الموضوع لأجله.

3- يجب اختيار المتحدثين في المؤتمر بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج، والتأكد عند اختيار المتحدثين بالتالي:

• - ألا يكون عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة.

• - أن يكون حسن السيرة والسلوك.

• - أن يكون مختصًا أو ذا خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه.

4- يُمنع أثناء انعقاد المؤتمر الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.

5- يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر.

1- يجوز إقامة فعاليات اجتماعية أو ثقافية أو ترفيهية مصاحبة للمؤتمر مع مراعاة الأنظمة المعتمدة لترخيص تلك الفعاليات بحسب نوعها.

2- يجوز أن يصاحب المؤتمر معرض مخصص للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وفي حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو معرض سلع استهلاكية، فإنه يتوجب على المنظم أن يحصل على ترخيص مستقل لإقامة المعرض ويسمى في هذه الحالة بـ (ملتقى)، وبما يتماشى مع قواعد وإجراءات اقامة المعارض تجارية أو معارض السلع الاستهلاكية.

3- يجوز إقامة حفل افتتاح وحفل ختام للمؤتمر.

4- لا يجوز ان تزيد الفعاليات المصاحبة على المؤتمر المراد تنفيذه.

5- يجوز تنظيم برامج سياحية للزوار في المنطقة المقام فيها المؤتمر وداخل مدن المملكة بالتعاون مع مؤسسات تنظيم الرحلات السياحية والمرشدين السياحين المرخصين من الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني.

1- مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قبل الوزارة أو تلك المُعلنة من قبل الجهات الرسمية عند إقامة المؤتمر.

2- إيجاد منصة تسجيل أو نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين في المؤتمر يشمل تسجيل الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، ويمنع المشاركة في المؤتمر بدون تسجيل.

3- يجب توثيق جميع الجلسات والمحاضرات المنعقدة في المؤتمر عبر الفيديو، وتزويد البرنامج بنسخة من هذا التوثيق في حال تم طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المؤتمر.

4- يلتزم جميع العاملين والمتحدثين والزوار المشاركين في المؤتمر بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.

5- توفير مكتب للإدارة التنفيذية للمؤتمر مجهز بخدمات الهاتف والفاكس والانترنت، وتعيين مسؤول متواجد في هذا المكتب خلال ساعات عمل المؤتمر.

6- تخصيص غرفة إسعاف أولية ومسؤول إسعاف على مدار ساعات العمل في المؤتمر في حال تجاوز عدد حضور المؤتمر الـ 200 شخص.

7- تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات زوار المؤتمر.

8- توفير صندوق لاستقبال شكاوى ومقترحات زوار المؤتمر.

9- يُمنع منعًا باتًا التدخين في جميع مرافق المؤتمر، وتوضع علامات واضحة "ممنوع التدخين"، وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي للمؤتمر.

10- تخصيص منطقة للرجال والنساء لأداء فريضة الصلاة، وإيقاف أنشطة المؤتمر أثناء فترات الصلاة.

11- توفير موقع إلكتروني خاص بالمؤتمر.

12- أن تكون الهدايا التي توزع في المؤتمر بقدر الامكان من المنتجات الحرفية السعودية.

13- أن يوضع رقم الموافقة المبدئية أو ترخيص البرنامج على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمؤتمر.

يلتزم المنظم بإنهاء المؤتمر في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال شهر من تاريخ انتهاء المؤتمر إلى البرنامج، ويرفق بالتقرير البرنامج التفصيلي للمؤتمر، ويشمل التقرير ما يلي:

• 1- تاريخ بدء ونهاية المؤتمر الفعلي.

• 2- عدد المتحدثين في المؤتمر وأسمائهم.

• 3- عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المؤتمر.

• 4- عدد العارضين المشاركين في المعرض المصاحب للمؤتمر، قائمة بأسماء الجهات الراعية للمؤتمر.

• 5- إجمالي الحضور للمؤتمر من داخل المملكة وخارجها.

• 6- صور للمؤتمر وملخص إعلامي عن المؤتمر وما تناولته وسائل الإعلام.

• 7- نتائج وتوصيات المؤتمر.

• 8- النتائج المالية للمؤتمر من حيث التكاليف والعوائد.