• يُقصد بالألفاظ والعبارات الآتية -أينما وردت في هذا النظام- المعاني المبينة أمام كل منها، ما لم يقتضِ السياق غير ذلك:

• النظام: نظام استئجار الدولة للعقار.

• اللائحة: اللائحة التنفيذية للنظام.

• الهيئة: الهيئة العامة لعقارات الدولة.

• المجلس: مجلس إدارة الهيئة.

• الجهات الحكومية: الوزارات والهيئات والمؤسسات العامة وما في حكمها.

• المؤجر: مالك العقار أو من يملك حق تأجيره نظاماً.

• رئيس الجهة الحكومية: المسؤول الأول فيها.

• البوابة: البوابة الإلكترونية المعتمدة من الهيئة لعمليات استئجار الجهات الحكومية للعقار.

• عقد الاستئجار الموحد: نموذج عقد الاستئجار الموحد المعتمد من الهيئة.

يهدف النظام إلى الآتي:
1- تنظيم عمليات استئجار الدولة من خلال الجهات الحكومية للعقار وفقاً لاحتياجات الجهات الحكومية.
2- ترشيد التكاليف المالية لعمليات استئجار الجهات الحكومية للعقار.
3- تنمية استغلال العقار المستأجر من قبل الجهات الحكومية.
4- تعزيز مبادئ الحوكمة وإرساء مبادئ الشفافية والكفاءة في عمليات استئجار الجهات الحكومية للعقار.
5- توحيد الجهة المشرفة على عمليات استئجار الجهات الحكومية للعقار.

على الجهة الحكومية -بالتنسيق مع الهيئة- وضع خطة سنوية لعملية استئجارها للعقار قبل بداية كل سنة مالية، ونشرها على موقعها الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى، وفقاً لما تحدده اللائحة. ولا يترتب على نشر الجهة الحكومية خطتها أي التزامات.

لا يجوز لأي جهة حكومية استئجار عقار إلا عند الحاجة الماسة له، وبعد موافقة الهيئة، وأن يكون الاستئجار وفقاً لأحكام النظام واللائحة، مع التقيد بالضوابط الآتية:
1- ألا يكون لدى الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار عقار غير مستغل يلبي احتياجاتها.
2- ألا يتوافر لدى الهيئة عقار يلبي احتياج الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار.
3- أن يتوافر لدى الجهة الحكومية الاعتماد المالي اللازم لاستئجار واستغلال العقار.
4- أي ضابط آخر يقره المجلس.

لا يعدّ إسكان منسوبي الجهة الحكومية من الحاجات التي تجيز لها الاستئجار، فيما عدا الجهات الحكومية التي تنص أنظمتها على إسكان منسوبيها. وفي جميع الأحوال، يجب ألا يزيد ما تدفعه الجهة الحكومية نظير الإجارة على بدل السكن النقدي لمنسوب الجهة وقت الاستئجار، أو التمديد، أو التجديد.

يشترط في العقار المراد استئجاره الآتي:
1- أن يكون خالياً من العيوب الإنشائية.
2- أن تتوافر فيه اشتراطات التراخيص اللازمة من الجهات المختصة.
3- أن تتناسب مساحته مع حاجة الجهة الحكومية.
4- أن يكون مؤمناً عليه -إذا كان ذلك متاحاً- من قبل المؤجر، وفقاً للأنظمة ذات العلاقة.
5- ألا تكون على العقار مخالفة من أي جهة مختصة، أو يكون محل نزاع.
6- ألا يكون العقار عائداً لأحد من منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار، أو قريب له من الدرجة الأولى، أو الدرجة الثانية، أو الدرجة الثالثة.
7- ألا يكون العقار عائداً لشخص من الأشخاص المحظور التعامل معهم نظاماً وفقاً لما تحدده اللائحة.
8- على الجهة الحكومية -عند وضع المواصفات الفنية- أن تأخذ في الحسبان متطلبات الأشخاص ذوي الإعاقة واحتياجاتهم.