تكون للألفاظ والمصطلحات الواردة في اللائحة ذات المعنى المبين لها في النظام، والألفاظ التي لـم تـرد في النظام يكون لها المعاني المبينة أمام كل منها في اللائحة:

1. النظام: نظام مقدمي خدمة حجاج الخارج الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/111) وتاريخ 17 / 9 / 14440هـ.

2. نظام الشركات: نظام الشركات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/3) وتاريخ 1437/01/28هـ ولوائحه التنفيذية وأي تعديلات لاحقة عليه.

3. دليل التصنيف الكمي والنوعي: الدليـل الـذي تصدره الوزارة وفقا للنظام لتحديد الخدمات التي تقدمها شركات أرباب الطوائف وشركات تقديم الخدمة.

4. شروط الترخيص لشركات تقديم الخدمـة: الشروط التي تصدرهـا الـوزارة لتنظيم عمليـة ترخيص شركات تقديم الخدمـة بموجب النظام، ووضع آليات الرقابة والتقييـم لـغـرض تجديـد الترخيص.

5. أسهم الخزينة: الأسهم التي تحتفظ بها شركات أرباب الطوائف وفقا لنظامها الأساس، بما فيها الأسهم المخصصة للموظفين والمستفيدين إن وجدت.

6. القيمة السوقية: تحدد القيمة السوقية للأسهم وفقا لآخر تقييم مالـي للشركة المعنية بناء على آخر ميزانية معتمدة لها.

7. المستفيد: غير المواطن الذي خصصت له أسهم في أي من مؤسسات أرباب الطوائف قبـل التحـول أو آلـت إليـه منفعـة الأسهم بعد التحـول لشركات أرباب الطوائف بحكـم الميراث وفقا للآلية المحددة فـي هـذه اللائحة.

8. السنة المالية: السنة الماليـة للشـركات وفقا للنظام الأساس للشركات المسهاهمة وعقد التأسيس وتعديلاتـه لشركات المسؤولية المحدودة.

۹. شركة الإسناد: شركة تقديم الخدمة المملوكة لشركة أرباب الطوائف بنسبة 100٪ والتي تقوم بتقديم خدمات الإسناد المشتركة لجميع الشركات العاملة في نطاق اختصاص شركة أرباب الطوائف.

10. شركة تقديم خدمة تابعة: شركة تقديم الخدمة التابعة لشركة أرباب الطوائف والمملوكة لها بنسبة سيطرة والتي تقوم بتقديم الخدمة بشكل مباشر للحجاج.

11. ممثل الحاج: مكتب شؤون الحجاج والوكالات الخارجية.

12. المنصة: هي المنصة أو المنصات الالكترونية المعتمدة من قبل الوزارة. 

13. مكتب شؤون الحجاج: هي الجهة المعنية بترتيب وتنظيم شؤون الحجاج القادميـن مـن الدولة التابعة لها.

14. الوكالات الخارجية: هي الجهة المعنية بتنظيم وترتيب رحلات الحجاج.

15. الخدمات: الخدمة أو حزم الخدمات التي تقدمها شركات تقديم الخدمة للحجاج.

تختـص الـوزارة بالإشراف علـى شـركات أرباب الطوائف وشركات الاسناد وشركات تقديـم الخدمة والترخيص لها والعمل على رفع كفاية العاملين فيها وتحقيق كافة أهـداف النظام، واتخاذ كافـة الـقـرارات المنفذة للنظام واللائحة.

أولاً: على مؤسسات أرباب الطوائف أن تتخذ شكل شركة مساهمة مقفلة وتـقـدم خـلال تسعين يوما من تاريخ صدور اللائحة ملف التحول للوزارة مشتملاً على:

1. دراسة التحول الإدارية والمالية والقانونية اللازمة للتحول إلى شركات مساهمة مقفلة والتي تمكنها من أداء أعمالها في مجال اختصاصها وفقا لأعلى المعايير بما يضمن جودة الخدمات والاستمرارية ويكفل مصلحة المساهمين.

2. مقترح النظام الأساس للشركة المساهمة المقفلة.

3. قرار الرسملة وجداول تخصيص الأسهم المصادق عليها من المؤسسة ومراجع الحسابات المعين من قبل المؤسسة بما في ذلك ما يتعلق بالمستفيدين.

4. قائمة بأسماء المرشحين لعضوية مجلس إدراة الشركة لا تقل عن عشرين مرشحاً من المساهمين المؤسسين وفقا للمعايير المعتمدة من الوزارة.

ثانياً: يصدر قرار من الوزير بالموافقة على تحول الشركة على أن يتضمن على ما يلي: 

1. النص بأن يقوم القرار مقام الجمعية التحولية للشركة.

2. اعتماد صيغة النظام الأساس.

3. تسمية أعضاء مجلس الإدارة المرشحين من المؤسسة والمعينين من الوزير.

4. النص على تمليك الأسهم للمساهمين المؤسسين المعتمدين في جدول التخصيص المقدم من المؤسسة.

ثالثاً: يعد قرار التحول بذاته ترخيصا لشركات أرباب الطوائف بممارسة اختصاصها وفقا للنظام.

يجب أن يشمل النظام الأساس لكل شركة من شركات أرباب الطوائف الأحكام التالية:

• 1. رأس المال المعتمد وفقا لقرار اعتماد الرسملة وتخصيص الأسهم الخاص بكل شركة.

• 2. آلية إصدار وحفظ شهادات تملك الأسهم.

• 3. آلية معالجة أسهم المستفيدين.

• 4. أحكام الانعقاد الدائم لمجلس الإدارة وفق أحكام هذه اللائحة.

• 5. أسهم الخزينة على أن لاتقل عن 5% من رأس المال.

• 6. تكوين لجنة المراجعة، واللجنة التنفيذية، ولجنة الاستثمار، ولجنة الحوكمة، ولجنـة الترشيحات والتعويضات.

• 7. النص على وضع لائحة الحوكمة للشركة.

1. يحظر على المساهمين في شركات أرباب الطوائف بيع أسهمهم أو تداولها خلال العامين الأولين من تأسيس شركات أرباب الطوائف.

2. يجوز للمساهمين في شركات أرباب الطوائف بعد مضي سنتين من تأسيسها تداول الأسهم المملوكة لهم على أن يكون تداولها بين المساهمين في ذات الشركة، ولايجوز لهم بيعها لغير المساهمين.

3. يقع باطلا أي بيع للأسهم أو التنازل عنهـا لغير المساهمين قبـل طـرح شركة أرباب الطوائف المعنية للتداول.

4. يقع باطلا أي بيع للأسهم لغير المواطنين.

5. يقع باطلا أي رهن للأسهم قبل الطرح.

6. لايجوز للمساهمين في شركات أرباب الطوائف تداول الأسهم بأقل من قيمتها السوقية.

7. على شركات أرباب الطوائف تحديث سجلات وشهادات ملكية الأسهم في حال تداولها بين المساهمين وفقا لمقتضيات نظام الشركات.

1. على كل شركة من شركات أرباب الطوائف أن تعالج أسهم المستفيدين وفقا لما يلي:

• - أن تشتري الشركة الأسهم وفقا لقيمتها السوقية وسداد هذه القيمة للمستفيد بغض النظر عن فترة حظر التداول.

• - أن تحول هذه الأسهم كأسهم خزينة دون شرائها من المستفيد.

2. عند تحويل أسهم المستفيدين لأسهم خزينة دون شرائها منهم تكـون يـد شـركـة أرباب الطوائف عليهـا يـد أمـانـة وتصـرف أرباح الأسهم طوال مدة بقائهـا بيـد الشركة لصالح المستفيد.

3. للمستفيد في أي وقـت بعـد فـتـرة الحظـر وقبـل طـرح الشركة للتداول، أن يطلـب مـن الشركة عرض أسهمه للبيع على المساهمين الآخريـن علـى أن تكون قيمة البيع وفقا للقيمة السوقية للسهم كحد أدنى، ويكـون الحـق فـي شـراء الأسهم لأقارب المستفيد مـن المساهمين من الدرجـة الأولى والثانيـة ثـم للـشـركـة ثـم لباقـي المساهمين وفقـا للقيمة السوقية.

4. في حال وفاة المستفيد قبل بيع أسهمه، تورث ملكية الأسهم للورثة السعوديين فقط وفقا لأنصبتهم من الميراث بينما تبقى الأنصبة المخصصة لغير السعوديين من الورثة بيد الشركة كأسهم خزينة وتقوم الشركة بعرضها للبيع ويكون الحق في شراء الأسهم لأقارب المستفيد المتوفـى مـن المساهمين من الدرجة الأولى والثانيـة ثـم للشركة ثـم لباقي المساهمين وفقا للقيمة السوقية وتخصص الشركة بما تراه مناسبا مالايقل عن (٪۸۰) من عائد بيع الأسهم لغير السعوديين من الورثة. 

5. يجوز للشركة في حال شرائها للأسهم من المستفيد خلال فترة الحظر وقبل طرح الشركة للتداول أن تعرض هذه الأسهم مباشرة على المساهمين في الشركة بقيمـة شرائها مضافا عليها 20٪ من قيمة الشراء.

6. تحدد شركة أرباب الطوائف آلية التواصل مع المستفيد وآلية الشراء والبيع للأسهم وفقا لنظامها الأساس ولائحة الحوكمة.

1. يكون كل مساهم في شركات أرباب الطوائف ممثلا بصوت واحد في اجتماعات الجمعية العامة العادية للشركة بصرف النظر عن عدد الأسهم التي يملكها.

2. تسري أحكام نظام الشركات والنظام الأساس لكل شركة مـن شـركات أرباب الطوائف على التصويت في الجمعية العامة غير العادية.

3. تسري أحكام نظام الشركات على التصويت في انتخابات أعضاء مجلس الإدارة فـي شركات أرباب الطوائف. 

1. يتكون مجلس الإدارة في شركات أرباب الطوائـف مـن اثـنـي عشـر عضـوا وفقا للنظام، ويحدد النظام الأساس لكل شركة من شركات أرباب الطوائف ولوائح الحوكمة الخاصة بهـا أحـكام وشروط انتخاب أعضاء مجلس الإدارة بعد انتهاء الدورة الأولـى وآليات اتخاذ القرار في المجلس.

2. يكتمل نصاب انعقاد مجلس الإدارة في شركات أرباب الطوائف بحضور ستة من أعضائه على أن يكون منهم رئيس المجلس أو من ينيبه وأحد الأعضاء المعينين من قبل الوزير.

3. يترأس مجلس الإدارة أحد الأعضـاء المعينيـن مـن قبـل الوزير ويكـون لـه الصـوت المرجح عند تساوي عدد الأصوات.

4. يشكل مجلس الإدارة لكل شركة من شركات أرباب الطوائف من أربعة من أعضائه لجنة تنفيذية تمثل المجلس في حالة الانعقاد الدائم المنصوص عليها في النظام.

5. يترأس اللجنة التنفيذيـة أحـد الأعضـاء المعينيـن مـن قبـل الوزيـر ويحدد النظام الأساس ولائحـة اللجان التابعة لمجلس الإدارة أحكام اللجنة التنفيذية.

6. يحدد النظام الأساس لكل شركة من شركات أرباب الطوائف، آلية إنشاء اللجان التابعة للمجلس، وآلية استحقاق وصرف مكافآت أعضاء مجلس الإدارة وفقا لنظام الشركات، على أن لاتتجاوز مكافأة أعضاء اللجنة التنفيذية عن فترة الانعقاد الدائم مايعادل المكافأة عن عضوية المجلس.

7. تلتزم الشركات بأن يكون أحد أعضاء اللجان التابعة للمجلس على الأقل (باستثناء اللجنة التنفيذية) من غير أعضاء مجلس الإدارة.

8. تلتزم شركات أرباب الطوائف بـأن يكون جميع أعضاء مجلس إدارتها، ورئيسها التنفيذي والمسؤول الأول عـن الشـؤون الماليـة والمسؤول الأول عـن شـؤون تقنية المعلومات والمسؤول الأول عـن المـوارد البشرية والمراجـع المـالـي الداخلـي لـهـا سـعوديو الجنسية.

9. تلتزم شركات أرباب الطوائف بتعيين الرئيس التنفيذي من غير المساهمين في الشركة.