تطبق هذه الضوابط باعتبارها مكملة لأحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية والأحكام الأخرى، ولا يجوز تفسير هذه الضوابط أو العمل بها بما يخالف أي حكم وارد في النظام أو اللائحة، كما لا يترتب على عدم النص في هذه الضوابط على حكم معين إعفاء الجهة أو المتعاقد من الالتزام بأي متطلبات أو أحكام مقررة نظامًا.

• 1-1 دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية

• يعطي نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية نسخة رقم (4)، تاريخ أبريل 2024م، والأوامر السامية الكريمة، هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية دورًا محوريًّا في مراجعة المنافسات الخاصة بالجهة. وتشمل هذه المراجعة، وفقًا للمادة 14 والمادة 15 من النظام، جوانب متعددة أهمها:

  • 1- طبقًا للمادة 14 من نظام المنافسات والمشتريات والبند رقم 3 مراجعة ما ترفعه إليها الجهة الحكومية من دراسات جدوى وتكاليف تقديرية للمشتريات والأعمال التي تتولى طرحها، وما يتعلق بها من وثائق للمنافسة ووثائق التأهيل المسبق - إن وجد - وإبداء الرأي في شأنها خلال مدة 15 يوم عمل.

  • 2- طبقًا للمادة 15 من نظام المنافسات والمشتريات والبند رقم 3 على الجهة الحكومية قبل طرح مشاريعها أو أعمالها أو قبل إجراء التأهيل المسبق عرض دراسة الجدوى والتكلفة التقديرية ووثائق المنافسة ووثائق التأهيل المسبق وما اتخذته من إجراءات على الجهة المختصة بالشراء الموحد لمراجعتها خلال 15 يوم عمل فإن لم ترد الجهة المختصة بالشراء الموحد خلال هذه المدة عُدت موافقة، وعلى الجهة الحكومية الالتزام بما تطلبه الجهة المختصة بالشراء الموحد من تعديلات.

  • 3- مراجعة دراسات السعة والطلب لجميع المشروعات، سواء المشروعات الجديدة أو القائمة تنفيذًا للأمر السامي الكريم رقم (13003) وتاريخ 1438/3/18هـ، القاضي بالموافقة على المذكرة رقم (167) بتاريخ 2/12/ 1439هـ، المتضمن في البند الثاني تطبيق خطة العرض والطلب المتكاملة بوصفها أحد المستلزمات الأساسية للموافقة على أي مشروع قبل الاعتماد والتنفيذ، بما في ذلك المشروعات القائمة.

  • 4- مراجعة أعمال المنافسات للتأكد من تطابقها مع الاعتمادات المخصصة لها طبقًا للأمر السامي رقم (م/46) وتاريخ 1441/4/12هـ، الذي ينص في البند (ثالثًا) تصرف النفقات وفق الميزانية العامة للدولة والتعليمات الخاصة بها ولا يجوز استعمال الاعتماد في غير ما خصص له.

  • 5- مراجعة بنود التوطين في عقود التشغيل والصيانة بالجهة العامة الصادر بموجب قرار معالي وزير الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية رقم (83958) وتاريخ 1441/4/27هـ، وجميع الأوامر والأنظمة والتعليمات الصادرة في هذا الشأن من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

  • 6- التحقق من وجود الموافقات اللازمة لإنشاء مراكز البيانات والذي يتطلب موافقة اللجنة الوطنية للتحول الرقمي وذلك استنادًا للأمر السامي رقم 93 بتاريخ 1441/1/2هـ.

  • 7- مراجعة الالتزام بمتطلبات واشتراطات هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية الصادر بتاريخ 1440/7/5هـ.

• 1-2 أهداف الضوابط 

• انطلاقًا من دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية، تهدف هذه الضوابط إلى اعتماد أداة وآلية منظمة للتعامل مع توريد الأزياء الموحدة. تسعى الضوابط إلى تمكين كل من الهيئة والجهة الحكومية من تحقيق كفاءة الإنفاق والإدارة المثلى من خلال تحديد الدوافع التشغيلية وراء الطلبات وضمان تلبية الاحتياجات الفعلية بأفضل طريقة ممكنة.

• 4-1 تحليل مستوى المخاطر التشغيلية

• تلتزم الجهة قبل طرح أي مشروع، بإجراء تحليل لمستوى المخاطر التشغيلية المرتبطة به، ويمكن للجهة الحكومية الاسترشاد بالدليل الاسترشادي لإدارة المخاطر والصادر من وزارة المالية، وذلك بما يتناسب مع طبيعة المشروع وحجمه وتعقيده، ويشمل هذا التحليل على سبيل المثال لا الحصر: (تقييم مخاطر الصحة والسلامة المهنية - مخاطر استمرارية الأعمال - المخاطر الأمنية - مخاطر ارتفاع التكلفة) ثم تضع الضوابط الإجرائية الوقائية المناسبة ضمن خطة تنفيذ المشروع بما يكفل خفض المخاطر إلى مستوى مقبول.

• 4-2 دمج الاحتياج لجميع الفروع والإدارات

• يجب على الجهة الحكومية توحيد احتياجاتها وطلبات توريد الأزياء الموحدة لجميع فروعها وإداراتها من خلال دمج الكراسات وطلبات العروض التي تشمل منتجات الأزياء. يهدف هذا الإجراء إلى تعزيز كفاءة الإنفاق والمحافظة على المال العام، من خلال تقليل التكرار وتجنب تقديم طلبات منفصلة ومتفرقة. ويشمل توحيد الاحتياج تجميع الطلبات للأزياء في كراسة واحدة للاستفادة من الحجم الاقتصادي.

• في حال تقديم كراسة جديدة لتوريد الأزياء خلال فترة تقل عن 6 أشهر من تاريخ الكراسة السابقة؛ يجب تقديم مبررات مفصّلة وتوضيح أسباب طلب الاستثناء.

• 4-3 تضمين خدمات الأزياء في نفس الكراسة

• عند إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريد الأزياء، يجب على الجهة تضمين جميع خدمات الأزياء المطلوبة (مثل: الغسيل، التوصيل، الصيانة...) في نفس الكراسة وتوضيح الخدمات في نطاق وبرنامج العمل وجدول الكميات والخدمات، ويجب على الجهة أن تتفادى طرح كراسة أخرى لخدمات الأزياء.

• 4-4 تحديد العمر الافتراضي للأزياء 

• عند إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريد الأزياء الموحدة، يجب الالتزام بإدراج العمر الافتراضي المطلوب لكل منتج كجزء أساسي من المواصفات الفنية لتوفير معلومات دقيقة للموردين. كما يتعين تضمين العمر الافتراضي للمنتجات في نموذج البيانات التشغيلية أيضًا لضمان وضوح المتطلبات.

• وعند تقديم طلبات توريد الأزياء الموحدة، يتعين على الجهة تزويد الهيئة بما يثبت انتهاء العمر الافتراضي للأزياء، بالإضافة إلى إرفاق ما يثبت الحاجة إلى التغيير، وذلك لضمان اكتمال الإجراءات وفقًا للضوابط المعتمدة.

• 4-5 تحليل الشراء أو الاستئجار لتوريدات الأزياء 

• يجب على الجهة الحكومية دراسة استئجار الأزياء أو شرائها في حال عدم وجود تعارض مع الاشتراطات الصحية للأزياء المطلوبة. وتشمل ضوابط تحليل الشراء أو الاستئجار لتوريدات الأزياء غير الدورية المطلوبة لغرض محدد ولا يستدعي شراءها (مثال أزياء تنظيم لحفل تكريم نهاية السنة).

• 5-1 تحديد مواصفات الأزياء بالمواءمة مع الدليل الإرشادي

• يجب أن تلتزم الجهة الحكومية بتحديد احتياجات الأزياء الموحدة بشكل مفصل ودقيق لضمان توافق جميع المتطلبات مع المعايير الفنية المعتمدة والمواصفات المحددة في الدليل الإرشادي، وذلك لتحقيق الكفاءة وضمان الجودة. يشمل التفصيل ما يلي:

• 1- النوع:

  • أ- يجب تحديد نوع الأزياء والخدمات المطلوبة بشكل واضح، بما يشمل كافة التفاصيل المتعلقة بالاستخدام المقصود، سواء كان للزيارات الميدانية، أو مكافحة الحرائق، أو المهن الطبية، أو غيرها.

• 2- الكمية:

  • أ- يتعين على الجهة تحديد الكميات المطلوبة بدقة لكل الأزياء والخدمات بناءً على الاحتياجات الفعلية للجهة. يجب أن يتم احتساب الكميات استنادًا إلى عوامل مثل عدد الموظفين، وعدد الأزياء الاحتياطية، والعمر الافتراضي للزي، وعدد مرات الاستخدام، وما إلى ذلك. ويجب أن تحرص الجهة على تحديد الاحتياج الفعلي دون زيادة أو نقصان. ويحق للهيئة طلب تفصيل لطريقة احتساب الكميات المطلوبة من الجهة.

• 3- المواصفات الفنية:

  • أ- يتعين على الجهة تقديم المواصفات الفنية المفصلة لكل الأزياء، والتي يجب أن تشمل القياسات، المواد المستخدمة، الألوان، التصاميم، المعايير العالمية لبعض الأزياء. إضافة إلى ذلك، يجب تضمين تفاصيل حول الجودة والعمر الافتراضي، وأي تفاصيل أخرى من شأنها وصف المنتج بشكل دقيق. ويجب تضمين المواصفات الفنية الخاصة لكل نوع من أصناف الأزياء حسب ما هو موضح في دليل الضوابط.

• 4- الخدمات المطلوبة:

  • أ- يجب إدراج الخدمات المطلوبة لتوريدات الأزياء بشكل واضح مثل عدد مرات الغسيل المطلوبة في الأسبوع ووقت الاستلام.

  • ب- يجب فصل الخدمات المتعلقة بتوريدات الأزياء بجدول كميات منفصل مع توضيح الخدمة بوصف واضح ويشمل تفصيلًا للوقت والمكان.

• 5-2 الاستدامة

• يجب مراعاة النقاط التالية عند تحديد المنتجات والخدمات، بهدف تعزيز الاستدامة البيئية دون التأثير على جودة الأزياء أو الخدمات المطلوبة:

  • 1- الأثر البيئي:

    • أ- تراعي الجهة الحكومية اختيار الأزياء أو الخدمات التي تترك أثرًا بيئيًّا أقل مقارنة بالبدائل المتاحة، مع الحفاظ على الجودة والكفاءة المطلوبة.

  • 2- استخدام المواد المستدامة:

    • أ- يُفضل اختيار الأزياء المصنوعة من مواد صديقة للبيئة، مثل المواد القابلة لإعادة التدوير أو تلك المستمدة من موارد متجددة، مما يساهم في تقليل التأثير السلبي على البيئة.

  • 3- التغليف الصديق للبيئة:

    • أ- تراعي الجهة الحكومية استخدام مواد تغليف مستدامة وقابلة لإعادة التدوير، مع تقليل الاعتماد على المواد البلاستيكية أو غير القابلة للتحلل.

• 6-1 المستندات التي يجب استخدامها أثناء إعداد كراسة الشروط والمواصفات

• أثناء إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء، يجب على الجهة الحكومية ضمان الالتزام بما ورد بالمستندات التالية للحفاظ على الاتساق والشفافية والمواءمة مع أفضل ممارسات المشتريات:

  • أ- "إرشادات عامة لإعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء" يجب على الجهة الحكومية الاطلاع على الإرشادات العامة لطلب كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء المقدمة من الهيئة، حيث توفر المبادئ التوجيهية إطارًا شاملاً لهيكلة كراسات الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء، والمصممة لضمان معالجة كافة الجوانب الهامة لعملية توريدات الأزياء بشكل صحيح، مما يعزز الوضوح والشفافية لمقدمي العطاءات.

  • ب- "نموذج كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء" يجب على الجهة الحكومية استخدام نموذج كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء أثناء إعداد الكراسة لتبسيط عملية إعدادها، وتوحيد شكل ومحتوى كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأزياء، مع ضمان الوضوح والتوافق مع معايير المشتريات الحكومية، والمتطلبات التنظيمية في المملكة العربية السعودية.

• 7-1 مراحل المنافسة

• يجب على الجهة الحكومية اتباع أسلوب المنافسة على مرحلة أو مرحلتين لتوريدات الأزياء بناءً على التوضيح أدناه لضمان الشفافية والتنافسية:

  • 1- أسلوب المنافسة على مرحلة واحدة لتوريدات الأزياء المستبدلة والزي الجديد مع وجود إيضاح للمواصفات المطلوبة بشكل مفصل.

  • 2- أسلوب المنافسة على مرحلتين لتوريدات الأزياء الجديدة التي تقتصر على وجود إيضاح مفصل للمواصفات:

    • أ- يجب على الجهة الحكومية جمع المعلومات من الموردين المحتملين لفهم بيئة السوق بشكل أفضل وقدرات مختلف مزودي توريدات الأزياء.

• يجب على الجهة الحكومية الحصول على عروض مفصلة من مقدمي توريدات الأزياء بناءً على المواصفات المحددة في مرحلة طلب المعلومات.

• 8-1 مؤهلات الموردين

• غرض التأهيل المسبق (أو التأهيل اللاحق) للمورد هو التأكد من أن المورد لديه الخبرة الكافية والكفاءة والموارد والقدرات للوفاء بالالتزامات التعاقدية بالكامل وبجودة عالية. لتحقيق هذا الهدف، يجب على المستخدم النهائي استخدام معايير التأهيل التالية لمراجعة وتقييم الموردين قبل السماح لهم بالمشاركة في المناقصات الخاصة بتوريدات الأزياء.

• 1- الحجم والخبرة السوقية

  • أ- عدد سنوات الخبرة في سوق توريدات الأزياء.

  • ب- اتفاقيات التعاون الرسمية مع شركات تصنيع الأزياء (في حالة المورد بالجملة).

  • ج- الموقع في سلسلة التوريد (منتج، تاجر جملة، تاجر تجزئة، إلخ).

  • د- الخبرة في العمل مع الكيانات الحكومية في توريد الأزياء.

• 2- حجم المنظمة

  • أ- العدد الإجمالي للموظفين.

  • ب- وجود خدمات ضمان خاصة به وموظفين مخصصين لتوفير الخدمات ومنها التوصيل والغسيل والضمان.

• 3- القدرات

  • أ- حجم وتنوع كتالوج المنتجات (عدد عناصر الأزياء الفريدة والعلامات التجارية).

  • ب- المنشآت التصنيعية الخاصة أو المستأجرة (الموقع، سعة الإنتاج).

  • ج- المخازن الخاصة أو المستأجرة (الموقع، سعة التخزين).

  • د- القدرات اللوجستية (القدرة على إجراء التوصيل).

  • هـ- القدرة على تقديم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية معقدة (بما في ذلك التوزيع والإصلاح والغسيل).

• 4- الشراكات

  • أ- قائمة بالشراكات في خدمات الضمان، والتوصيل والغسيل والتوزيع للأزياء (إذا لم تكن هناك منشآت مملوكة).

• 5- الاستدامة المالية

  • أ- معلومات عن الإفلاس من المورد (على سبيل المثال تقرير مالي من المورد عن الملاءة المالية للشركة ومستوى الديون) قائمة المعايير المستخدمة في عملية التأهيل المسبق (أو اللاحق) للمورد، بالإضافة إلى مقياس الدرجات والأوزان لكل معيار، يتم تحديدها من قبل المستخدم النهائي بشكل فردي لكل مناقصة محددة.