تطبق هذه الضوابط باعتبارها مكملة لأحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية والأحكام الأخرى، ولا يجوز تفسير هذه الضوابط أو العمل بها بما يخالف أي حكم وارد في النظام أو اللائحة، كما لا يترتب على عدم النص في هذه الضوابط على حكم معين إعفاء الجهة أو المتعاقد من الالتزام بأي متطلبات أو أحكام مقررة نظامًا.

• 1-1 دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية

• مُنحت هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية من خلال نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/128) وتاريخ 1440/11/13هـ، ولائحته التنفيذية الصادرة بقرار وزير المالية رقم (1242) وتاريخ 1441/3/21هـ، والمعدلة بالقرار الوزاري رقم (1090) وتاريخ 1445/9/21ھـ، والأوامر الملكية دورًا محوريًّا في مراجعة المنافسات والمشتريات، وتشمل هذه المراجعة وفقًا للمادتين (14) و (15) من النظام عدة جوانب أهمها:

  • 1- وفقًا للفقرة (3) من المادة (14) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، مراجعة دراسات الجدوى والتكاليف التقديرية المقدمة إليها من الجهة الحكومية للمشتريات والأعمال التي تعرضها ووثائق المنافسة ووثائق التأهيل المسبق ذات الصلة - إن وجدت - وإبداء الرأي بشأنها خلال مدة 15 يوم عمل.

  • 2- وفقًا للفقرة (3) من المادة (15) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، يجب على الجهة الحكومية قبل عرض مشاريعها أو أعمالها أو قبل إجراء التأهيل المسبق، تقديم دراسة الجدوى، والتكلفة التقديرية، ووثائق المنافسة، ووثائق التأهيل المسبق، والإجراءات التي اتخذتها إلى الهيئة المختصة بالشراء الموحد للمراجعة خلال 15 يوم عمل، فإن لم ترد الجهة المختصة بالشراء الموحد خلال هذه المدة عُدت موافقة، وعلى الجهة الحكومية الالتزام بالتعديلات التي تطلبها الجهة المختصة بالشراء الموحد.

  • 3- مراجعة دراسات الطاقة الاستيعابية والطلب لجميع المشاريع سواء كانت مشاريع جديدة أو قائمة تنفيذًا للمرسوم الملكي رقم (13003) وتاريخ 1438/3/18هـ، بالموافقة على المذكرة رقم (167) وتاريخ 1439/2/12هـ، والذي يتضمن في البند الثاني تطبيق خطة العرض والطلب المتكاملة كأحد المتطلبات الأساسية لاعتماد أي مشروع وتنفيذه بما في ذلك المشاريع القائمة.

  • 4- مراجعة أعمال المنافسات للتأكد من مطابقتها للاعتمادات المخصصة لها وفقًا للأمر الملكي رقم (م/46) وتاريخ 1441/4/12هـ، الذي نص في البند (ثالثًا) على أن تصرف النفقات وفقًا للميزانية العامة للدولة وتعليماتها، ولا يجوز استخدام الاعتماد في غير ما خصص له.

  • 5- مراجعة بنود التوطين في عقود التشغيل والصيانة في الجهات العامة الصادرة بقرار سعادة وزير الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية رقم (83958) وتاريخ 1441/4/27هـ، وجميع الأوامر والأنظمة والتعليمات الصادرة في هذا الشأن من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

  • 6- التحقق من وجود الموافقات اللازمة لإنشاء مراكز البيانات، والتي تتطلب موافقة اللجنة الوطنية للتحول الرقمي، بناءً على المرسوم الملكي رقم (93) وتاريخ 1441/1/2هـ.

  • 7- مراجعة الالتزام بمتطلبات واشتراطات هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية الصادرة بتاريخ 1440/7/5هـ.

• 1-2 أهداف الضوابط

• انطلاقًا من دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية، تهدف هذه الضوابط إلى اعتماد أداة وآلية منظمة للتعامل مع مشتريات الخدمات التسويقية. وتسعى الضوابط إلى تمكين كل من الهيئة والجهة الحكومية من تحقيق الكفاءة المثلى للإنفاق من خلال تحديد الدوافع وراء الطلبات وضمان تلبية الاحتياجات الفعلية بأفضل طريقة ممكنة.

• تطبق هذه الضوابط باعتبارها مكملة لأحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية والأحكام الأخرى، ولا يجوز تفسير هذه الضوابط أو العمل بها بما يخالف أي حكم وارد في النظام أو اللائحة، كما لا يترتب على عدم النص في هذه الضوابط على حكم معين إعفاء الجهة أو المتعاقد من الالتزام بأي متطلبات أو أحكام مقررة نظامًا.

4-1 توحيد الطلب

يجب على الجهة الحكومية توحيد احتياجات خدمات التسويق من خلال جمع كافة متطلبات الخدمات التسويقية المتعلقة بالحملة التسويقية للمساهمة في تحقيق كفاءة الإنفاق العام، وتحسين إدارة الموارد من خلال تبسيط عمليات الشراء والاستفادة من وفورات الحجم.

4-2 فصل خدمات التسويق

عند إعداد الجهة الحكومية لوثائق المنافسة وكتابة نطاق العمل، يجب على الجهة التحقق من أن الأعمال المطلوبة مرتبطة بخدمات التسويق فقط، وألا يتضمن نطاق العمل خدمات أخرى لا ترتبط بتنفيذ الخدمات التسويقية بشكل مباشر مثل: الخدمات الاستشارية، إدارة الفعاليات، التوريد وغيرها، إلا في حال كانت هذه الخدمات مرتبطة بشكل مباشر في تنفيذ أعمال خدمات التسويق ويستوجب على الجهة توضيح هذا الربط.

• 5-1 المواصفات الفنية

• يجب على الجهة الحكومية استخدام المواصفات الفنية التالية لتحديد نطاق العمل بما يتناسب مع متطلبات وأهداف المشروع بحيث يتضمن كل مستوى المحتويات التالية -على الأقل-:

  • 1- التخطيط والإدارة:

    • أ- نوع وتكرار تقارير حالة المشروع.

  • 2- تطوير إستراتيجية الحملة التسويقية:

    • أ- نوع الوثائق الإستراتيجية للحملة التسويقية التي يجب إعدادها ومكوناتها الرئيسية.

    • ب- تحديد العدد والمواصفات لفريق العمل المطلوب لتنفيذ وتطوير الأعمال الإستراتيجية، حيث يجب على الجهة الحكومية تحديد وربط الأعمال التي سيتم تنفيذها من قبل فريق العمل المطلوب مع توضيح التخصصات، عدد الساعات بما يتناسب مع حجم المشروع والمدة الزمنية.

  • 3- الإنتاج الإبداعي:

    • أ- إنتاج إبداعي للمحتوى الرقمي مع تحديد المواصفات التالية كحد أدنى: نوع المحتوى، ومدة المحتوى، وكمية المحتوى.

    • ب- إنتاج إبداعي للمحتوى غير الرقمي مع تحديد المواصفات التالية كحد أدنى: نوع المحتوى، ومتطلبات المحتوى مثل: الحجم والقياسات.

  • 4- التوزيع الإعلامي:

    • أ- توزيع وسائل الإعلام للمحتوى الرقمي بالمواصفات التالية: نوع القناة الإعلامية، ونوع المحتوى الموزع من خلال القناة الإعلامية، مرات تكرار المحتوى في القناة الإعلامية، ومقاييس التسويق المستهدفة مثل: مرات الظهور، والمشاهدات، والمشاركة.

    • ب- توزيع وسائل الإعلام للمحتوى غير الرقمي بالمواصفات التالية: نوع القناة الإعلامية، ونوع المحتوى الموزع من خلال القناة الإعلامية.

  • 5- تقييم نتائج الحملة التسويقية:

    • أ- يجب على الجهة الحكومية تحديد المكونات الأساسية التي يتضمنها التقرير في نطاق العمل.

    • ب- تحديد نوع المقاييس التي سيتم استخدامها لتقييم النتائج النهائية.

• 6-1 تحليل مستوى المخاطر التشغيلية

• تلتزم الجهة قبل طرح أي مشروع، بإجراء تحليل لمستوى المخاطر التشغيلية المرتبطة به، ويمكن للجهة الحكومية الاسترشاد بالدليل الاسترشادي لإدارة المخاطر والصادر من وزارة المالية، وذلك بما يتناسب مع طبيعة المشروع وحجمه وتعقيده، ويشمل هذا التحليل على سبيل المثال لا الحصر: (تقييم مخاطر الصحة والسلامة المهنية - مخاطر استمرارية الأعمال - المخاطر الأمنية - مخاطر ارتفاع التكلفة) ثم تضع الضوابط الإجرائية الوقائية المناسبة ضمن خطة تنفيذ المشروع بما يكفل خفض المخاطر إلى مستوى مقبول.

• 6-2 إعداد دراسة السوق 

• يتعين على الجهة قبل تحديد التكلفة التقديرية للمشتريات أو الأعمال المتعلقة بخدمات التسويق، إعداد دراسة تحليلية للسوق بالاعتماد على الوسائل المتاحة والمعتمدة مثل الأسعار السائدة أو قواعد البيانات السعرية المرجعية. في حال عدم توفر معلومات أو بيانات سعرية كافية لتحديد الكميات أو الأسعار بشكل دقيق، يجب على الجهة طلب المعلومات من عدد لا يقل عن خمسة من مزودي خدمات التسويق، لضمان فهم أعمق لبيئة السوق وقياس قدرات وخبرات مختلف مزودي الخدمات.

• 6-3 المستندات التي يجب استخدامها أثناء إعداد كراسة الشروط والمواصفات 

• أثناء إعداد كراسة الشروط والمواصفات لخدمات التسويق، يجب على الجهة الحكومية الامتثال لكافة الأدوات النظامية ذات العلاقة بخدمات التسويق وضمان الالتزام بما ورد بالمستندات التالية:

  • أ- "الدليل الإرشادي لإعداد كراسة الشروط والمواصفات لخدمات التسويق" يجب على الجهة الحكومية الاطلاع على الإرشادات العامة لطلب كراسة الشروط والمواصفات لخدمات التسويق المقدمة من الهيئة، حيث توفر إطار شامل لهيكلة كراسات الشروط والمواصفات والمصممة لضمان معالجة كافة الجوانب الهامة لعملية شراء خدمات التسويق.

  • ب- "نموذج كراسة الشروط والمواصفات لخدمات التسويق" يجب على الجهة الحكومية استخدام نموذج كراسة الشروط والمواصفات لخدمات التسويق أثناء إعداد الكراسة لتبسيط عملية إعدادها، وتوحيد شكل ومحتوى كراسة الشروط والمواصفات لخدمات التسويق، بما يضمن الوضوح والتوافق مع معايير المشتريات الحكومية، والمتطلبات التنظيمية في المملكة العربية السعودية.

  • ج- "ضوابط إعداد معايير تقييم العروض" والتي توضح الضوابط التي تساعد الجهة الحكومية في إعداد معايير تقييم العروض الفنية والمالية بما يتناسب مع طبيعة الأعمال والمشتريات المراد طرح المنافسات بشأنها.

• 6-4 تجزئة نطاق العمل

  • أ- يجب على الجهة الحكومية تقييم نطاق وطبيعة أعمال ومشتريات خدمات التسويق بدقة لتحديد مدى الحاجة إلى تجزئتها. على أن يشمل التقييم تحديد إمكانية تعامل مورد واحد مع نطاق المشروع بالكامل وفقًا لاختصاصه، أو إذا ما كان يتوجب تجزئته إلى عدة منافسات مع أهمية التقيّد بالمادة (30) من اللائحة عند وجود حاجة لتجزئة الأعمال والمشتريات. مع مراعاة الالتزام بالنسب النظامية المسموح بها لحالات التعاقد من الباطن والضوابط المنصوص عليها في نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية.

  • ب- يجب على الجهة الحكومية التفرقة بين الخدمات بناءً على خصائصها. ويشمل ذلك على سبيل المثال: التفريق بناءً على نوع المحتوى (مثل: الرقمي وغير الرقمي) ونوع الخدمات (مثل: الإنتاج الإبداعي والتوزيع الإعلامي)، يضمن تجزئة نطاق المشروع إشراك الموردين ذوي الخبرة المتخصصة بنطاق العمل المطلوب مما يعزز الجودة والأداء.

  • ج- يجب على الجهة الحكومية تجزئة النطاق إذا كانت هناك خدمات معينة تتطلب التنفيذ في مواقع جغرافية أو مناطق محددة، خاصة في المشاريع التي تتطلب معرفة بالسوق المحلي.

• 6-5 كتابة نطاق العمل

• عند إعداد نطاق العمل ووثائق المنافسة يجب على الجهة الحكومية مراعاة التالي:

  • ألا يتضمن نطاق العمل أي مهام أو مسؤوليات هي في الأساس أعمالاً تشغيلية أو جوهرية يقوم بها موظفو الجهة الحكومية، أو تعد من الاختصاصات والمهام الأساسية للوظائف المدرجة في الهيكل التنظيمي للجهة ومنها: المهام الإدارية والتنسيقية الداخلية التي لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا وضروريًّا بتنفيذ موضوع العقد، وفي حال طلبت الجهة أعمال تعد من الاختصاصات والمهام الأساسية لموظفي الجهة الحكومية، يجب عليها إثبات المبررات النظامية والفنية، والالتزام بما ورد في نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية.

• 6-6 المحتوى المحلي

• على الجهة الحكومية عند طرحها لأعمالها ومشترياتها القيام بالآتي:

  • 1- الالتزام بالقائمة الإلزامية وفقًا لأحكام المادتين (الثامنة) و(التاسعة) من لائحة تفضيل المحتوى المحلي والمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية والشركات المدرجة في السوق المالية في الأعمال والمشتريات «اللائحة».

  • 2- اعتماد آليات المحتوى المحلي التالية، وذلك دون إخلال بأحكام الفقرة أعلاه:

    • - آلية التفضيل السعري للمنتج الوطني: وفقًا للتفصيل الوارد في الفصل (الأول) من الباب الثاني من اللائحة.

    • - آلية وزن المحتوى المحلي في التقييم المالي: وفقًا للتفصيل الوارد في الفصل (الثاني) من الباب (الثاني) من اللائحة.

    • - آلية الحد الأدنى المطلوب للمحتوى المحلي: وفقًا للتفصيل الوارد في الفصل (الثالث) من الباب (الثاني) من اللائحة.

• 7-1 تقييم العروض

• مع مراعاة ضوابط إعداد معايير تقييم العروض المعتمدة بقرار معالي وزير المالية رقم (3011) وتاريخ 1442/8/18هـ، يجب على الجهة الحكومية هيكلة معايير التقييم لخدمات التسويق كالمرحلتين أدناه لضمان تقييم متوازن لكل من الجوانب الفنية والمالية:

  • أ- التقييم الفني: في هذه المرحلة، تحتسب الدرجة بناءً على مجموعة من عدة معايير فنية رئيسية، مثل:

    • أ- الخبرة السابقة لمقدم خدمات التسويق مماثلة لحجم ونطاق عمل المشروع ومدعومة بنماذج من أعماله السابقة.

    • ب- السير الذاتية لفريق العمل والمؤهلات.

    • ج- جودة العرض الفني وملاءمة المفهوم الإبداعي ومنهجية التنفيذ لنطاق العمل المطلوب.

  • مقدمو العروض الذين يحققون درجة أعلى من الحد الأدنى المحدد مسبقًا في التقييم الفني سينتقلون إلى المرحلة التالية للتقييم المالي. لضمان النظر في الموردين الذين يستوفون المعايير الفنية الأدنى للعقد فقط.

  • ب- التقييم المالي: بمجرد اكتمال التقييم الفني، يتم تقييم الموردين الذين اجتازوا الحد الأدنى فنيًّا بناءً على عروضهم المالية.

  • يتم منح العقد للمورد الحاصل على أعلى درجة (في التقييم الفني والمالي)، مع تفضيل الترجيح لكل من المعيار الفني والمعيار المالي. وهذا يضمن أن المورد يقدم أفضل قيمة إجمالية، مع مراعاة كل من جودة خدماته والقدرة التنافسية لأسعاره.

• 8-1 مدة العقد

• يجب أن يوضح برنامج تقديم الخدمات مدة العقد والبرنامج الزمني لفترة الخدمة التسويقية كاملة أو فترة الحملة التسويقية بأكملها، بما في ذلك جميع مراحل التخطيط والتنفيذ والوقت اللازم لتقييم نتائج الحملة التسويقية. وهذا يضمن امتداد التزامات المورد إلى ما بعد إطلاق الحملة، وتغطي مراحل التحليل وإعداد التقارير المطلوبة لقياس فعالية الحملة التسويقية.

• 8-2 آلية التسعير

• عند إعداد جدول الكميات لخدمات التسويق، يجب على الجهة الحكومية هيكلة المواصفات التالية للمشروع بشكل منفصل بناءً على المرحلة لضمان عروض أسعار دقيقة وشفافة من مقدمي العطاءات:

  • أ- الإنتاج الإبداعي: يجب تحديد أسعار الإنتاج الإبداعي لكل جزء من المحتوى الذي تم إنشاؤه، هذا يضمن الوضوح في هيكل التكلفة بناءً على حجم ونوع المحتوى المطلوب للحملة التسويقية.

  • ب- التوزيع الإعلامي: يجب تسعير توزيع المحتوى وفقًا لمقاييس خدمة التسويق ذات العلاقة، مثل: مرات الظهور، أو عدد المشاهدات أو عدد المشاركات.

  • ج- التخطيط والإدارة وتطوير استراتيجية الحملة التسويقية وتقييم نتائج الحملة التسويقية: يجب على الجهة الحكومية تحديد الأسعار بناءً على تكلفة الساعة وعدد الساعات المطلوبة للموارد البشرية للعمل على تنفيذ هذه المخرجات.