تطبق هذه الضوابط باعتبارها مكملة لأحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية والأحكام الأخرى، ولا يجوز تفسير هذه الضوابط أو العمل بها بما يخالف أي حكم وارد في النظام أو اللائحة، كما لا يترتب على عدم النص في هذه الضوابط على حكم معين إعفاء الجهة أو المتعاقد من الالتزام بأي متطلبات أو أحكام مقررة نظامًا.

1-1 دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية

يعطي نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية نسخة رقم (4)، تاريخ إبريل 2024م، والأوامر السامية الكريمة، هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية دورًا محوريًّا في مراجعة المنافسات الخاصة بالجهة. وتشمل هذه المراجعة، وفقًا للمادة 14 والمادة 15 من النظام، جوانب متعددة أهمها:

• 1- طبقًا للمادة 14 من نظام المنافسات والمشتريات والبند رقم 3 مراجعة ما ترفعه إليها الجهة الحكومية من دراسات جدوى وتكاليف تقديرية للمشتريات والأعمال التي تتولى طرحها، وما يتعلق بها من وثائق للمنافسة ووثائق التأهيل المسبق - إن وجد - وإبداء الرأي في شأنها خلال مدة 15 يوم عمل.

• 2- طبقًا للمادة 15 من نظام المنافسات والمشتريات والبند رقم 3 على الجهة الحكومية قبل طرح مشاريعها أو أعمالها أو قبل إجراء التأهيل المسبق عرض دراسة الجدوى والتكلفة التقديرية ووثائق المنافسة ووثائق التأهيل المسبق وما اتخذته من إجراءات على الجهة المختصة بالشراء الموحد لمراجعتها خلال 15 يوم عمل فإن لم ترد الجهة المختصة بالشراء الموحد خلال هذه المدة عدت موافقة، وعلى الجهة الحكومية الالتزام بما تطلبه الجهة المختصة بالشراء الموحد من تعديلات.

• 3- مراجعة دراسات السعة والطلب لجميع المشروعات، سواء المشروعات الجديدة أو القائمة تنفيذًا للأمر السامي الكريم رقم (13003) وتاريخ 1438/3/18هـ، القاضي بالموافقة على المذكرة رقم (167) بتاريخ 12/ 2/ 1439هـ، المتضمن في البند الثاني تطبيق خطة العرض والطلب المتكاملة بوصفها أحد المستلزمات الأساسية للموافقة على أي مشروع قبل الاعتماد والتنفيذ، بما في ذلك المشروعات القائمة.

• 4- مراجعة أعمال المنافسات للتأكد من تطابقها مع الاعتمادات المخصصة لها طبقًا للأمر السامي رقم (م/46) وتاريخ 1441/4/12ه، الذي ينص في البند (ثالثًا) تصرف النفقات وفق الميزانية العامة للدولة والتعليمات الخاصة بها ولا يجوز استعمال الاعتماد في غير ما خصص له.

• 5- مراجعة بنود التوطين في عقود التشغيل والصيانة بالجهة العامة الصادر بموجب قرار معالي وزير الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية رقم (83958) وتاريخ 1441/4/27هـ، وجميع الأوامر والأنظمة والتعليمات الصادرة في هذا الشأن من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

• 6- التحقق من وجود الموافقات اللازمة لإنشاء مراكز البيانات والذي يتطلب موافقة اللجنة الوطنية للتحول الرقمي وذلك استنادًا للأمر السامي رقم 93 بتاريخ 1441/1/2هـ.

• 7- مراجعة الالتزام بمتطلبات واشتراطات هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية الصادر بتاريخ 1440/7/5هـ.

1-2 أهداف الضوابط 

انطلاقًا من دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية، تهدف هذه الضوابط إلى اعتماد أداة وآلية منظمة للتعامل مع توريد الأثاث. تسعى الضوابط إلى تمكين كل من الهيئة والجهة الحكومية من تحقيق كفاءة الإنفاق والإدارة المثلى من خلال تحديد الدوافع التشغيلية وراء الطلبات وضمان تلبية الاحتياجات الفعلية بأفضل طريقة ممكنة.

4-1 تحليل مستوى المخاطر التشغيلية

تلتزم الجهة قبل طرح أي مشروع، بإجراء تحليل لمستوى المخاطر التشغيلية المرتبطة به، ويمكن للجهة الحكومية الاسترشاد بالدليل الاسترشادي لإدارة المخاطر والصادر من وزارة المالية، وذلك بما يتناسب مع طبيعة المشروع وحجمه وتعقيده، ويشمل هذا التحليل على سبيل المثال لا الحصر: (تقييم مخاطر الصحة والسلامة المهنية - مخاطر استمرارية الأعمال - المخاطر الأمنية - مخاطر ارتفاع التكلفة) ثم تضع الضوابط الإجرائية الوقائية المناسبة ضمن خطة تنفيذ المشروع بما يكفل خفض المخاطر إلى مستوى مقبول.

4-2 دمج الكراسات

يجب على الجهة الحكومية توحيد احتياجاتها وطلبات توريد الأثاث لجميع فروعها وإداراتها من خلال دمج الكراسات وطلبات العروض التي تشتمل على منتجات الأثاث. يهدف هذا الإجراء إلى تعزيز كفاءة الإنفاق والمحافظة على المال العام، من خلال تقليل التكرار وتجنب تقديم طلبات منفصلة ومتفرقة.

في حال تقديم كراسة جديدة لتوريد الأثاث خلال فترة تقل عن 6 أشهر من تاريخ الكراسة السابقة؛ يجب تقديم مبررات مفصّلة وتوضيح أسباب طلب الاستثناء.

4-3 فصل المنتجات غير المتعلقة بالأثاث

عند إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريد الأثاث، يجب عدم إدراج أي منتجات أو خدمات أخرى غير مرتبطة بالأثاث ضمن نطاق العمل أو جدول الكميات والخدمات في كراسة الشروط والمواصفات (ويشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر فصل منتجات الأثاث من كراسات الأعمال المدنية والكهربائية والميكانيكية والسلامة).

4-4 فصل منتجات الأثاث عن المنتجات الأخرى

عند إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريد منتجات أخرى غير الأثاث، يجب عدم إدراج أي من منتجات الأثاث ضمن نطاق العمل أو جدول الكميات والخدمات في كراسة الشروط والمواصفات.

4-5 التقارير عن العمر الافتراضي

عند إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريد الأثاث، يجب الالتزام بإدراج العمر الافتراضي المطلوب لكل منتج كجزء أساسي من المواصفات الفنية لتوفير معلومات دقيقة للموردين. كما يتعين تضمين العمر الافتراضي للمنتجات في نموذج البيانات التشغيلية أيضًا لضمان وضوح المتطلبات.

وعند تقديم طلبات توريد الأثاث، يتعين على الجهة تزويد الهيئة بما يثبت انتهاء العمر الافتراضي للأثاث، بالإضافة إلى إرفاق ما يثبت الحاجة إلى التغيير، وذلك لضمان اكتمال الإجراءات وفقًا للضوابط المعتمدة.

5-1 تفصيل المنتجات بالتوائم مع الدليل

يجب أن تلتزم الجهة الحكومية بتحديد احتياجات الأثاث بشكل مفصل ودقيق لضمان توافق جميع المتطلبات مع المعايير الفنية المعتمدة والمواصفات المحددة في الدليل الإرشادي، وذلك لتحقيق الكفاءة وضمان الجودة. يشمل التفصيل ما يلي:

• 1- النوع:

  • أ- يجب تحديد نوع المنتجات والخدمات المطلوبة بشكل واضح، بما يشمل كافة التفاصيل المتعلقة بالاستخدام المقصود، سواء كان للأغراض المكتبية، القاعات، المناطق المشتركة، أو غيرها. يتم توضيح نوع كل قطعة أثاث وموقع استخدامها لضمان ملاءمتها للاحتياجات الوظيفية والتصميمية للمكان.

• 2- الكمية:

  • أ- يتعين على الجهة تحديد الكميات المطلوبة بدقة لكل المنتجات والخدمات بناءً على الاحتياجات الفعلية للمنشأة. يجب أن يتم احتساب الكميات استنادًا إلى عوامل مثل حجم المساحة المتاحة ومتطلبات التشغيل اليومية، وذلك لضمان توفير العدد الكافي دون زيادة أو نقصان.

• 3- المواصفات الفنية:

  • أ- يتعين على الجهة تقديم المواصفات الفنية المفصلة لكل قطعة أثاث، والتي يجب أن تشمل أبعاد المنتج، المواد المستخدمة في تصنيعه، القدرة التحملية، والألوان. إضافة إلى ذلك، يجب تضمين تفاصيل حول الجودة والاعتمادية والعمر الافتراضي، مع إضافة التفاصيل الإضافية المطلوبة. ويجب تضمين المواصفات الفنية الخاصة لكل نوع من أصناف الأثاث حسب ما هو موضح في دليل الضوابط.

  • ب- يجب مراعاة المنتجات الوطنية عند إعداد الكراسات وتحديد المواصفات الفنية للأعمال والمشتريات، بحيث لا تكون هذه المواصفات سببًا في إقصائها والحد من فرصها في المنافسة.

• 4- الخدمات المطلوبة:

  • أ- يجب إدراج الخدمات المطلوبة لتوريدات الأثاث بشكل واضح مثل خدمات التوصيل، والتركيب، والنقل، والتخلص. ويجب أيضًا توضيح الخدمات غير المطلوبة لتوريدات الأثاث بشكل واضح لخدمات التوصيل والتركيب.

  • ب- يجب فصل الخدمات المتعلقة بتوريدات الأثاث بجدول كميات منفصل مع توضيح الخدمة بوصف واضح ويشمل تفصيلًا للوقت والمكان.

5-2 الاستدامة

يجب مراعاة النقاط التالية عند تحديد المنتجات والخدمات، بهدف تعزيز الاستدامة البيئية دون التأثير على جودة المنتجات أو الخدمات المطلوبة:

• 1- الأثر البيئي:

  • أ- تراعي الجهة الحكومية اختيار المنتجات أو الخدمات التي تترك أثرًا بيئيًّا أقل مقارنة بالبدائل المتاحة، مع الحفاظ على الجودة والكفاءة المطلوبة.

• 2- استخدام المواد المستدامة:

  • أ- يُفضل اختيار المنتجات المصنوعة من مواد صديقة للبيئة، مثل المواد القابلة لإعادة التدوير أو تلك المستمدة من موارد متجددة، مما يساهم في تقليل التأثير السلبي على البيئة.

• 3- التغليف الصديق للبيئة:

  • أ- تراعي الجهة الحكومية استخدام مواد تغليف مستدامة وقابلة لإعادة التدوير، مع تقليل الاعتماد على المواد البلاستيكية أو غير القابلة للتحلل.

5-3 الراحة الوظيفية

يجب مراعاة النقاط التالية على الأقل عند اختيار الأثاث لضمان توافقه مع معايير الراحة في منتجات الأثاث، بهدف تحسين راحة المستخدمين وتقليل الإجهاد البدني:

• 1- تصميم مريح:

  • أ- تراعي الجهة الحكومية اختيار الأثاث الذي يتوافق مع مبادئ الراحة الوظيفية، حيث يساهم التصميم المريح في تقليل الإجهاد الجسدي وتحسين وضعية الجلوس والعمل لفترات طويلة.

• 2- قابلية التعديل:

  • أ- اختيار الأثاث الذي يتيح إمكانية التعديل وفقًا لاحتياجات المستخدمين، مثل ضبط ارتفاع الكراسي، زوايا المكاتب، ومساحات العمل بما يتناسب مع جميع الأفراد.

• 3- الامتثال للمعايير والشهادات العالمية:

  • يُنصح بمراعاة المعايير والشهادات العالمية، مثل *BIFMA وغيرها من الشهادات المعترف بها، لضمان توفير أعلى مستويات الراحة والجودة في تصميم الكراسي والأثاث.

Business and Institutional Furniture Manufacturers Association *

6-1 المستندات التي يجب استخدامها أثناء إعداد كراسة الشروط والمواصفات

أثناء إعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث، يجب على الجهة الحكومية ضمان الالتزام بما ورد بالمستندات التالية للحفاظ على الاتساق والشفافية والمواءمة مع أفضل ممارسات المشتريات:

• أ- "إرشادات عامة لإعداد كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث" يجب على الجهة الحكومية الاطلاع على الإرشادات العامة لطلب كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث المقدمة من الهيئة، حيث توفر المبادئ التوجيهية إطارًا شاملاً لهيكلة كراسات الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث، والمصممة لضمان معالجة كافة الجوانب الهامة لعملية توريدات الأثاث بشكل صحيح، مما يعزز الوضوح والشفافية لمقدمي العطاءات.

• ب- "نموذج كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث" يجب على الجهة الحكومية استخدام نموذج كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث أثناء إعداد الكراسة لتبسيط عملية إعدادها، وتوحيد شكل ومحتوى كراسة الشروط والمواصفات لتوريدات الأثاث لدى كافة الجهة الحكومية مع ضمان الوضوح والتوافق مع معايير المشتريات الحكومية، والمتطلبات التنظيمية في المملكة العربية السعودية.

7-1 مراحل المنافسة

يجب على الجهة الحكومية اتباع أسلوب المنافسة على مرحلة أو مرحلتين لتوريدات الأثاث بناءً على التوضيح أدناه لضمان الشفافية والتنافسية:

• 1- أسلوب المنافسة على مرحلة واحدة لتوريدات الأثاث المستبدلة والأثاث الجديد مع وجود إيضاح للمواصفات المطلوبة بشكل مفصل.

• 2- أسلوب المنافسة على مرحلتين لتوريدات الأثاث الجديدة التي تقتصر على وجود إيضاح مفصل للمواصفات:

  • أ- يجب على الجهة الحكومية جمع المعلومات من الموردين المحتملين لفهم بيئة السوق بشكل أفضل وقدرات مختلف مزودي توريدات الأثاث.

  • ب- يجب على الجهة الحكومية الحصول على عروض مفصلة من مقدمي توريدات الأثاث بناءً على المواصفات المحددة في مرحلة طلب المعلومات.

8-1 مؤهلات الموردين

غرض التأهيل المسبق (أو اللاحق) للمورد هو التأكد من أن المورد لديه الخبرة الكافية والكفاءة والموارد والقدرات للوفاء بالالتزامات التعاقدية بالكامل وبجودة عالية. لتحقيق هذا الهدف، يجب على المستخدم النهائي استخدام معايير التأهيل التالية لمراجعة وتقييم الموردين قبل السماح لهم بالمشاركة في المناقصات الخاصة بالأثاث.

• 1- الحجم والخبرة السوقية

  • أ- عدد سنوات الخبرة في سوق توريدات الأثاث.

  • ب- اتفاقيات التعاون الرسمية مع شركات تصنيع الأثاث (في حالة المورد بالجملة).

  • ت- متوسط الإيرادات السنوية من مبيعات الأثاث للسنوات الثلاث الأخيرة (يجب أن تكون على الأقل ثلاثة أضعاف القيمة المقدرة للعقد).

  • ث- الخبرة في العمل مع الكيانات الحكومية في توريد الأثاث.

• 2- حجم المنظمة

  • أ- العدد الإجمالي للموظفين.

  • ب- وجود خدمات ضمان خاصة به وموظفين مخصصين للصيانة.

• 3- القدرات

  • أ- حجم وتنوع كتالوج المنتجات (عدد عناصر الأثاث الفريدة والعلامات التجارية).

  • ب- المنشآت التصنيعية الخاصة أو المستأجرة (الموقع، سعة الإنتاج).

  • ت- المخازن الخاصة أو المستأجرة (الموقع، سعة التخزين).

  • ث- القدرات اللوجستية (القدرة على إجراء التوصيل).

  • ج- وجود موقع إلكتروني خاص.

• 4- الشراكات

  • أ- قائمة بالشراكات في خدمات الضمان، والتوصيل، والتجميع والتركيب، والتخلص من الأثاث (إذا لم تكن هناك منشآت مملوكة).

• 5- الاستدامة المالية

  • أ- معلومات عن الإفلاس

  • قائمة المعايير المستخدمة في عملية التأهيل المسبق (أو اللاحق) للمورد، بالإضافة إلى مقياس الدرجات والأوزان لكل معيار، يتم تحديدها من قبل المستخدم النهائي بشكل فردي لكل مناقصة محددة.