يكون للمسميات الواردة في هذا النظام نفس الدلالات الواردة في المادة الأولى من نظام الوثائق والمحفوظات.

• ينشأ بموجب هذا النظام مركز يسمى "المركز الوطني للوثائق والمحفوظات" يرتبط إدارياً برئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء.

• غرض المركز وضع نظام الوثائق والمحفوظات موضع التنفيذ، وله في سبيل ذلك اتخاذ كافة الوسائل والسبل التي تمكنه من القيام بهذه المهمة ومن ذلك:

  • 1- إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها.

  • 2- إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.

  • 3- جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخطتي التصنيف والترميز.

  • 4- الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.

  • 5- إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها.

  • 6- أ: توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقًا للوائح المركز.

    • ب: تجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه.

  • 7- تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة، وتبادل الخبرات والمعلومات معها.

  • 8- تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دولياً، وذلك عن طريق:

    • أ: الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث المتعلقة بذلك.

    • ب: تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.

  • 9- العمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ كافة السبل المؤدية لذلك.

  • 10- الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.

• يكون للمركز هيئة تختص بما يلي:

  • 1 - رسم السياسة العامة للمركز، ومتابعة تنفيذها.

  • 2 - اقتراح ما تراه مناسبًا من الأنظمة، واللوائح، والإجراءات التي تكفل التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات.

  • 3 - إصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات.

  • 4 - الموافقة على الخطط، والبرامج، والمشروعات التي تقترحها إدارة المركز.

  • 5- الموافقة على التقرير السنوي للمركز، تمهيدًا لرفعه بحسب الإجراءات النظامية.

  • 6- النظر في التقارير الدورية عن سير أعمال المركز، واتخاذ القرارات اللازمة في شأنها.

تجتمع الهيئة برئاسة رئيسها أو نائبه، ولا يعد الاجتماع نظاميًا إلا بحضور أغلبية الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه.

تصدر قرارات الهيئة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يعد صوت رئيس الجلسة مرجحًا.

يعين للمركز مدير عام بالمرتبة الخامسة عشرة.

• يتولى مدير عام المركز إدارة وتصريف شؤونه، وله في سبيل ذلك ما يلي:

  • 1- اقتراح خطط المركز وبرامجه ومشروعاته، والإشراف على تنفيذها بعد الموافقة عليها.

  • 2 - اقتراح اللوائح التنفيذية لهذا النظام.

  • 3 - اقتراح التنظيمات المناسبة للوثائق والمحفوظات بما يتفق والتطور الفني والإداري.

  • 4 - تقديم أي اقتراحات يراها كفيلة بحسن سير العمل.

  • 5 - تمثيل المركز في صلاته مع الجهات الأخرى.

  • 6 - تنفيذ قرارات الهيئة.

  • 7 - رفع تقارير دورية عن سير أعمال المركز وإنجازاته إلى الهيئة.

يكون للمركز ميزانية خاصة.