تتم عمليات ترحيل الوثائق والمحفوظات وفقا للوائح الحفظ وقوائم مدده .

تجهز الوثائق أو المحفوظات لأغراض الترحيل وفقا لما يلي : -
1/2 يوضع كل نوع من أنواع الوثائق والمحفوظات في حافظات مناسبة له ، تحمل رمزا خاصا به وفقا لخطة تصنيف وترميز الوثائق.
2/2 يعد بيان بالوثائق أو المحفوظات التي تحتوي عليها كل حافظـة وفقا لنماذج الترحيل المرافقة .
3/2 توضع كل مجموعة من الحافظات ذات النوع الواحد من الوثائق في صندوق خاص بها يصمم بالتفاهم مع المركز الوطني ، ويعد بيان بمحتويات كل صندوق وفقا لنماذج الترحيل المرافقة .
4/2 يعطى مسلسل خاص لبيانات ترحيل وثائق كل وحدة إدارية مختصة.
5/2 يبدأ أول رقم في مسلسل بيانات الترحيل مع أول عملية ترحيل لوثائق الوحدة الإدارية
6/2 يوضع رقم مسلسل الترحيل على جميع نماذج الترحيل المستخدمة في العملية الواحدة .
7/2 يعطى مسلسل خاص لأرقـام صناديق كل نوع من أنواع وثائق الوحدة الإدارية الواحدة ، وفقا لنماذج الترحيل المرافقة .
8/2 يوضع على كل صندوق بطاقة خاصة توضح إسم الجهاز الحكومي الذي تتعلق بـه هـذه الوثائق ، ورمزه ، ومركز الوثائق المختص ورمزه والوحدة الإداريـة المختصـة ورمزها ورقم الصندوق ورقم بيان الترحيل وموضوع الوثائق التي يحتوى عليها الصندوق وفترتها الزمنية ، وفقا لنماذج الترحيل المرافقة .
9/2 ترتب الصناديق المرحلة في الجهـة المتسـلمة وفقا لترتيب أرقام الصناديق المتسلسلة .
10/2 يراعى أن تكون محتويات الصناديق غير متداخلـة من الناحيـة التاريخية فتكون محتوياتها محددة لأعوام كاملة أو شهور ، مما يسهل العثور على الوثائق المطلوبة .
11/2 ترحل الوثائق أو المحفوظات مع نسخة من وسائل البحث عنها .

تبدأ عمليات تجهيز الوثائق أو المحفوظات للترحيل قبل نهاية العام بشهرين .

تتم عمليات الترحيل بين الوحدات الإدارية بالجهاز خلال شهرين من بداية العام الجديد .

تتم عمليات الترحيل مـن مـركز الوثائق بالجهاز للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات وفقا لجدول زمني يتفق عليه .

تشكل لجان الترحيل من أربعة أعضاء إثنان من الجهة المسلمة وإثنان من الجهة المتسلمة .

تـقـوم لـجـنة الترحيل بتطبيق الوثائق والمحفوظات والملفات والصناديق على بياناتها المكونة من نسختين والتوقيع عليها وإحتفاظ كل جهة بنسختها .

نماذج ترحيل الوثائق