تدل الكلمات والعبارات الآتية الواردة في هذه اللائحة على المعاني المبينة أمام كل منها:
الوزارة: وزارة العدل.
كتابة العدل: إدارة حكومية شرعية ذات اختصاص ولائي بتوثيق العقود والإقرارات.
كاتب العدل: موظف حكومي مؤهل شرعا ونظاما معين على وظيفة كاتب عدل أو رئيس كتابة عدل يختص بتوثيق العقود والإقرارات.
الإحالة: مذكرة توجه من مكتب الإحالات تحت إشراف الرئيس.
الضبط: تدوين العقود والإقرارات الشرعية والنظامية في المجلد الخاص بذلك ويسمى مجلد الضبط.
مجلد الضبط: دفتر متسلسل الصفحات تضبط فيه العقود والإقرارات، ويوقع فيه الأطراف والشهود ويحمل رقما متسلسلا غير متناه.
كاتب الضبط: الموظف المختص بتحرير جميع ما يتم ضبطه لدى كاتب العدل في مجلد الضبط وما يترتب على ذلك من تنظيم صك ونحوه والقيام بكل ما يعهد به كاتب العدل في نطاق واجبات الوظيفة.
التسجيل: نقل محتوى الصكوك المنظمة حرفياً بعد ضبطها لدى كاتب العدل وما يطرأ عليها من شروحات في السجل, ويتم تحت رقم متسلسل غير متناهٍ .
السجل: دفتر متسلسل الصفحات يسجل فيه الصكوك وما يطرأ عليها حرفيا , ويحمل رقما متسلسلا غير متناهٍ .
المسجِل: الموظف المختص بتسجيل الصكوك بعد توثيقها وما يطرأ عليها الصادرة من كاتب العدل المباشر أو سواه ممن له حق الإجراء من الناحية الشرعية والنظامية إلى سجلها.
الصك: الوثيقة المستكملة لإجراءاتها الشرعية والنظامية المتضمنة لمحتوى ما تم ضبطه لدى كاتب العدل.
رقم وتاريخ الصك: رقم وتاريخ تسجيله في سجله, ويدونان بأعلى الصك مشتملًا على تقسيم كاتب العدل.
التوثيق: مجموعة الإجراءات التي يقوم بها كاتب العدل في ضبوطه وسجلاته ابتداء من الضبط وانتهاء بتوقيع الصك وختمه وتسليمه.
التهميش: الإجراء الطارئ على الصك أو السجل أو دفتر الضبط من نقل أو رهن أو توثيق أو إيقاف أو إلغاء أو تعديل أو إضافة ونحوه.
التظهير: التنويه في المكان المخصص لذلك في الصك برقم جلد الضبط وصحيفته وجلد السجل وصحيفته وعدد التسليم وتوقيع كاتب الضبط والمنظم.
الخرجة: الاستدراك الناشئ عن سهو فيما تم ضبطه أو تسجيله أو تنظيمه توضع على صحيفة الضبط أو السجل أو الصك وتكون أمام موقعها الأصلي ما أمكن وتعطى رقما يدل على موضعها.
الإفراغ: نقل ملكية محتوى الصك أو جزء منه من طرف إلى آخر.
الحجة: صك استحكام بملكية عقار معين مستكملا لجميع الإجراءات الشرعية والنظامية يصدر من المحكمة المختصة.
الفرز: تجزئة محتوى الصك إلى عدة أجزاء وفق التعليمات المنظمة لها.
الدمج: ضم صكوك محدودين متجاورين أو أكثر في صك واحد.
الختم الذاتي: الختم الشخصي لكاتب العدل يحتوي على اسمه الثلاثي المعتمد لدى الوزارة.
الختم الرسمي: الختم المعتمد لإدارة كتابة العدل من قبل الوزارة, ويحتوي على اسم الوزارة وشعارها واسم كتابة العدل، تختم به الضبوط والسجلات والصكوك والشروحات.

• يختص كاتب العدل بتوثيق العقود والإقرارات الشرعية، وإصدار الصكوك المتعلقة بها وفق ما تقضي به الأصول الشرعية والأنظمة المرعية وما تسنده الوزارة إليه مستقبلا ما لم ينص نظام أو تعليمات على استثناء شيء منها ومن بين هذه العقود والإقرارات التي يختص كاتب العدل بتوثيقها ما يلي:-

  • أ - انتقال ملكية العقارات.

  • ب - الرهون وفكها.

  • ج - عقود الشركات.

  • د - تسلُّم المبالغ والتعويضات.

  • هـ - قبول المنح السكنية والزراعية.

  • و - الوكالات المبنية على الإقرار.

  • ز - فسخ الوكالة أو العدول عنها سواء من قبل الوكيل أو الموكل.

  • ح - الوصايا أو الرجوع عنها.

  • ط - التنازل عن مبالغ أو أعيان أو جنسية.

  • ي - الكفالة وفكها.

  • ك - قسمة التراضي بين البالغين.

العقود والإقرارات التي تحتاج إلى إثبات أو حكم أو يمين أو سماع بينات أو جرح أو تعديل، ليس لكاتب العدل إجراء شيء منها.

• يتحدد الاختصاص المكاني لكاتب العدل فيما يخص العقارات وفقا لما يلي:

  • أ - تعد البلدة اختصاصاً مكانياً لكتابة العدل الموجودة فيها.

  • ب - البلدة التي ليس فيها كتابة عدل ولا محكمة تقوم بعمل كتابة العدل تتبع أقرب كتابة عدل أو محكمة تقوم بعملها في منطقتها

  • ج - البلدة التي تقع في مسافة متساوية في القرب بين كتابتي عدل أو كتابة عدل ومحكمة تقوم بعملها وفي منطقة واحدة تبقى على تبعيتها سابقا.

  • د - المعتبر في القرب هو الطريق المسلوكة عادة بالوسائل المعتادة.

  • هـ - عند التنازع يتم الرفع للوزارة من قبل كتابة العدل التي دفعت الاختصاص أولاً وذلك للفصل فيه.

ليس لكاتب العدل توثيق عقد أو إقرار يتعلق بعقار مما هو خارج عن اختصاصه المكاني، ماعدا الإقرار بالوصية بعقار وقسمة التراضي وتوثيق عقود الشركات المشتملة أعيانها على عقارات وما يراه وزير العدل مستقبلا، وإذا فعل فلا اعتبار لعمله ويكون مسؤولا عن ذلك، وعلى من عرض عليه إجراء تم بهذه الصورة رفعه إلى وزارة العدل مع صورة إثبات شخصية المتقدم.

كتاب العدل مرتبطون إداريا بوزارة العدل، ويجوز لهم مخاطبة الجهات الحكومية ذات الاختصاص مباشرة وكل من له علاقة باختصاصهم فيما يتطلبه عملهم وفيما عدا ذلك مما يحتاج إلى توجيه فيتم الرفع عنه للوزارة.

• تُشكَّل كتابات العدل على النحو التالي:

  • 1 - كتابة العدل الرئاسية وتتألف من ثلاثة كتاب عدل فأكثر يعين أحدهم رئيساً ويكون تقسيم مكتبه رقم (1) ولديه الختم الرسمي وهو المعني بتنفيذ الأعمال المنصوص عليها في المواد 185، 186، 187، 188، 191، من نظام تركيز مسؤوليات القضاء الشرعي، والثاني مساعداً له وتقسيم مكتبه رقم (2) تحت مسمى مساعد رئيس كتابة عدل البلدة التي يعمل بها، ويتولى أعمال رئيس كتابة العدل أثناء غيابه، والثالث تحت تقسيم رقم (3) وبمسمى كاتب العدل بكتابة عدل البلدة التي يعمل بها ولكل مكتب كاتب عدل بعد ذلك رقم تسلسلي.

  • 2- كتابة العدل التي يعمل بها كاتبا عدل يسند لأحدهما ما يقوم به الرئيس من أعمال في كتابة العدل الرئاسية، ويكون تقسيم مكتبه رقم (1) تحت مسمى كاتب عدل البلدة التي يعمل بها ولديه الختم الرسمي وهو المعني بحفظه وتقسيم مكتب زميله الآخر رقم (2) تحت مسمى كاتب العدل بكتابة عدل البلدة التي يعمل بها، ويتولى أعمال كاتب العدل الرئاسية أثناء غيابه.

  • 3- كتابة العدل التي ليس بها سوى كاتب عدل واحد يقوم كاتب العدل بجميع الأعمال التي يقوم بها الرئيس في كتابة العدل الرئاسية ويكون تحت مسمى كاتب عدل البلدة التي يعمل بها.

مع مراعاة ما ورد في المادة (252) من نظام تركيز مسؤوليات القضاء الشرعي والمادة (94) من نظام القضاء يقوم القاضي بعمل كاتب العدل في البلدة التي لا يوجد بها سوى كاتب عدل واحد في حالة تمتعه بإجازة رسمية أو التحاقه بدورة تدريبية أو كف يده أو انقطاعه لسبب آخر، ما لم يصدر قرار بخلافه على أن يتم إجراء ذلك في ضبوط وسجلات كتابة العدل، ويكون تولي القاضي لأعمال كتابة العدل في الحالات المذكورة وسواها بناء على تعميد رسمي يصدر بذلك.

يجب على كاتب العدل توخي الدقة والتثبت وكمال النزاهة وإبراء الذمة فيما يقوم به من أعمال والمحافظة على الحقوق لذويها والامتناع والترفع عن كل ما يخالف أحكام الشرع وقواعده العامة إجراءً أو سلوكًا.

يتم توزيع العمل في كتابة العدل على جميع كتاب العدل بما فيهم الرئيس عن طريق مكتب الإحالات تحت إشرافه ولا يسوغ لأي كاتب عدل اتخاذ أي إجراء إلا بإحالة رسمية، على أن يشار في الضبط إلى رقم الإحالة وتاريخها.