يقصد بالمصطلحات والعبارات الآتية الواردة في هذه اللائحة المعاني المبينة أمامها:
الوزارة : وزارة العدل.
الوزير : وزير العدل.
اللائحة : لائحة الموثقين وأعمالهم.
الوكالة : وكالة الوزارة للتوثيق والتسجيل العيني للعقار.
الموثق : من يُعهد إليه القيام بأعمال كاتب العدل أو بعضها، بموجب رخصة صادرة من الوزارة وفق أحكام هذه اللائحة.
مع عدم الإخلال بما لكتاب العدل من اختصاص في المادة (الرابعة والسبعين) من نظام القضاء يعهد إلى الموثق توثيق العقود والإقرارات في الآتي:
1. بيع وإفراغ العقارات.
2. الرهن وتعديله وفكه.
3. قسمة المال المنقول.
4. الوكالات وفسخها.
5. عقود الإجارة.
6. عقود الشركات، وملاحق التعديل، وقرارات ذوي الصلاحية فيها.
7. إقرار الكفالة الحضورية والغرمية وفكها.
8. الإقرار بالديون، وتسلمها، والتنازل عنها.
9. التصرفات الواقعة على العلامات التجارية، وبراءات الاختراع، وحقوق المؤلف .
10. العقود الواقعة على المال المنقول .
يشترط في طالب رخصة التوثيق ما يأتي :
1- أن يكون سعوديا.
2- أن يكون حسن السيرة والسلوك.
3- أن يكون حاصلا على شهادة البكالوريوس أو الماجستير أو الدكتوراه في تخصص الشريعة أو القضاء أو الأنظمة من إحدى الكليات بالمملكة أو ما يعادل أياً منها.
4- أن يكون لائقاً طبيا وسليم الحواس.
5- ألا يكون قد سبق الحكم عليه بجريمة مخلة بالشرف أو الأمانة، أو صدر في حقه قرارٌ تأديبي بالفصل من وظيفة عامة، ولو كان قد رد إليه اعتباره.
6- ألا يكون موظفاً حكوميا .
7- أن يجتاز المقابلة الشخصية، ما لم يكن قد مارس القضاء، أو عمل كاتب عدل.
يُشكل وزير العدل لجنة أو أكثر للقيد والقبول تتولى دراسة الطلبات المقدمة والنظر في إلغاء التراخيص بناء على طلب الموثق أو عند فقده لأحد الشروط المنصوص عليها في المادة الثالثة من اللائحة بعد صدور الترخيص.
تصدر رخصة التوثيق من وزير العدل، وتتضمن الولاية المكانية للموثق فيما يختص بالعقارات وتكون مدتها خمس سنوات قابلة للتجديد، ويحق للموثق التقدم للجهة المختصة بطلب التجديد بمدة لا تزيد عن تسعين يوماً قبل انتهاء الرخصة، وتُعد الرخصة ملغاة ما لم تجدد في مدة أقصاها تسعون يوما من تاريخ انتهائها.
يُشترط حضور الموثق دورة تأهيلية لمدة لا تقل عن ستين ساعة تدريبية قبل تمكينه من مزاولة العمل التوثيقي، ما لم يكن قد مارس القضاء، أو عمل كاتب عدل.
يُلزم الموثق - الذي سبق وأن مارس القضاء، أو عمل كاتب عدل - قبل تمكينه من مزاولة العمل التوثيقي حضور دورة تعريفية لمدة خمسة أيام خلال شهر من صدور الترخيص.
يُلزم الموثق حضور البرنامج التدريبي السنوي الذي تعلنه الوزارة للمرخصين.
يُحدد الموثق عنواناً دائمًا لمكتبه يُسجل لدى الوزارة، على أن يُشعر الوزارة في حال تغيير العنوان خلال خمسة عشر يوماً من التغيير.
يتقيد الموثق في أعماله بالأنظمة واللوائح والقرارات والتعليمات والاختصاصات المنظّمة لعمل كاتب العدل، وما يصدر من تعليمات خاصة بالموثقين.