تزويد المركز بوصف الهيكل التنظيمي متضمناً الإدارات والوظائف اللازمة، وتقديم قائمة كشف بأسماء المفتشين العاملين لدى الجهة المتقدمة كجهة تفتيش معتمدة مع بيان اختصاصاتهم وكل ما يثبت كفاءتهم الفنية، وعدد سنوات الخبرة للمنشأة في مجال التفتيش على المعدات الثقيلة، وتعبئة النماذج والوثائق المطلوبة من المركز.

تقديم كافة الوثائق باللغة العربية أو بإحدى اللغات الأخرى عند الحاجة مع تقديم ترجمة باللغة العربية لتلك الوثائق من مكتب معتمد، وفي حال وُجد تعارض بين نص اللغة العربية والنص الأجنبي للوثائق فإنه يؤخذ بالنص الوارد باللغة العربية.

التكامل الإداري والفني والتقني من خلال الربط الإلكتروني بين الجهة المعتمدة والمنصات الإلكترونية لمركز المعدات الثقيلة.

تلتزم الجهة المعتمدة ومنسوبوها بعدم إفشاء أي بيانات أو رسومات أو وثائق أو معلومات تتعلق بالاعتماد سواءً كانت تحريرية أو شفهية أو استغلالها أو الإفصاح عنها. ويسري ذلك على كل ما بحوزتهم أو ما يكون قد اطلعوا عليه من أسرار وتعاملات أو شؤون تخص المركز، كما لا يجوز نشر أي معلومة عن الاعتماد وكل ما يتعلق به عبر كافة وسائل الإعلام أو غيرها حتى بعد التوقف عن المهام الموكلة لهم إلا بعد أخذ موافقة خطية مسبقة من المركز.

يجب على الجهة المعتمدة بإخطار المركز كتابياً في حين حدوث أي تغييرات تطرأ على الجهة المعتمدة والمرتبطة ببيانات الاعتماد أو الوضع القانوني والتنظيمي أو أي تغيرات أخرى، خلال 15 يوماً من تاريخ التغيير.

يلتزم أن تمتلك الجهة المعتمدة الأدوات والمعدات اللازمة لأداء التفتيش والرقابة، كما يلزم الحفاظ على هذه الأدوات والمعدات وصيانتها ومعايرتها بشكل دوري وفقاً لما تحدده الأنظمة والقرارات المرعية ذات العلاقة.

تكون مدة صلاحية الاعتماد ثلاث (3) سنوات ميلادية، ويتم تجديد الاعتماد بناءً على طلب الجهة المعتمدة، كما يجب لتجديد الاعتماد أن تتقدم الجهة المعتمدة للمركز قبل انتهاء الاعتماد بثلاثة أشهر على الأقل وبما لا يتجاوز ستة أشهر، وأن تكون مستوفية لمتطلبات هذه الضوابط وحصولها على قبول من الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة.

يحق للجنة الإشرافية لمركز تنظيم المعدات الثقيلة تعليق الاعتماد على أن يكون مسبباً، وذلك في حال عدم معالجة السبب أو المتطلب الذي تم رصده خلال 3 أشهر من معرفتها.

يعد الاعتماد ملغياً بانتهاء مدة الاعتماد، أو بناءً على طلب جهة التفتيش والرقابة، أو ما تراه اللجنة الإشرافية لمركز تنظيم المعدات الثقيلة على أن يكون مسبباً لإلغاء الاعتماد.

يحدد المركز المقابل المالي لاعتماد جهات التفتيش والرقابة وتجديد الاعتماد، وذلك وفقاً لما ورد في لائحة التكاليف المالية، ويعد كل مقابل مالي نتج عنه تقديم خدمة غير مسترد.