يقصد بالكلمات والعبارات الآتية - أينما وردت في هذه القواعد - المعاني المبينة أمام كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك:

• 1. الجهة: الوزارة، أو المصلحة، أو الهيئة، أو المؤسسة العامة، أو الدائرة الحكومية ذات الميزانية المستقلة.

• 2. القواعد: قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.

• 3. النظام الآلي: النظام الإلكتروني لإدارة المستودعات الحكومية.

• 4. النماذج المستودعية: النماذج المعتمدة التي بموجبها يتم تنفيذ إجراءات استلام، وقيد. وصـرف، وجـرد الأصناف، وفقاً لأحكام قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، وهي على النحو الآتي:

  • - إشعار استلام مؤقت لأصناف تحت الفحص (نموذج1)

  • - مذكرة استلام ( نموذج رقم 2)

  • - محضر استلام (نموذج رقم 3)

  • - بطاقة صنف (نموذج رقم 4)

  • - بطاقة مراقبة الصنف (نموذج رقم 5)

  • - محضر فحص ومعاينة (نموذج رقم 6)

  • - طلب صرف مواد (نموذج رقم7)

  • - بطاقة عهدة (نموذج رقم 8)

  • - مستند إرجاع (نموذج رقم9)

  • - استمارة الجرد (نموذج رقم 11)

  • - مستند صرف اصناف رجيع (نموذج رقم 10)

• 5- منصة المنقولات: صفحة إلكترونية يتم إنشاؤها على موقع الجهة الإلكتروني، ومن خلالها تعرض أصناف رجيع مستودعات الجهة لتمكين الجهات الحكومية الأخرى من الاستفادة منها، أو بيعها، وتحتوي المنصة على كافة التفاصيل المتعلقة بالأصناف المعروضة.

• 6. محضر فحص و معاينة (نموذج رقم 6): نموذج ضمن النظام الإلكتروني لإدارة المستودعات الحكومية يحتوي علـى تفاصيل الأصناف، ونتيجة فحصها ومعاينتها، و مدى مطابقتها للمواصفات، والكميات المطلوبة، وتقرير قبولها أو رفضها، وذلك قبل استلامها نهائياً و إدخالها المستودعات.

• 7. أمر إضافـة: إجـراء يتـم مـن خـلال النظام الإلكتروني لإدارة المستودعات الحكومية لقيـد كميات الأصناف الواردة في حقل الوارد من بطاقة الصنف (نموذج رقم 4)، وحقل الوارد من بطاقة مراقبة الصنف (نموذج رقم 5).

• 8. امر خصـم: إجراء يتـم مـن خـلال النظام الإلكتروني لإدارة المستودعات الحكومية لقيـد كميات الأصناف المصروفـة فـي حـقـل المنصـرف مـن بطاقـة الصنف (نموذج رقـم 4). وحقل المنصـرف مـن بطاقـة مراقبة الصنف (نموذج رقـم 5).

• 9.رمز الاستجابة السريعة (QR Code): كود يوضع علـى عبوات الأصناف مـن أجـل عـرض بيانات تفصيلية عنهـا عنـد تـمريـره علـى جهاز قارئ الأكواد.

يكون جهاز المستودعات، أو التموين في الجهـة علـى شكل إدارة، أو شعبة، أو قسم، وفقا لحجم العمل ومتطلباته، ويتم تحديد التبعية الإدارية لإدارة المستودعات، أو التموين في الجهات المدنية، والعسكرية، بحسب طبيعة المهام، والتخصص، والتنظيم الإداري لكل جهة على حدة.

تعتبر إدارة المستودعات، أو التموين مسؤولة عن تنفيذ أحكام هذه القواعد، والإشراف على أعمال المستودعات، والتنسيق مع الوحدات الإدارية في الجهة لتقدير الاحتياجات السنوية لها من الأصناف المختلفة في وقت مبكر، وترتيب، وحفظ وصيانة الأصناف، وفقا لأحكام المادة (الثامنة والثلاثين) من هذه القواعد.

مع مراعاة ما ورد بدليل تصنيف الوظائف بوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وما تضمنه نظام وظائف مباشرة الأموال العامة ولائحته التنفيذية، يكـون مـن بيـن الوظائف المستودعية وفقاً لمقتضيات العمـل مـا بلـي:

• 1. مدير إدارة المستودعات:
  ويقصـد بـه مدير إدارة، أو شعبة، أو رئيس قسم، و يتولى الإدارة والإشراف على كل ما يتعلق بأعمال المستودعات، وموظفيها، ومن مسؤولياته: تنظيم وتطوير العمل في المستودعات، ومراقبة تموينها والتفتيش عليها، وتنفيذ أحكام هذه القواعد، وما يصدره الديوان العام للمحاسبة في شؤون المستودعات، و ذلك مع عدم الإخلال بأحكام نظام وظائف مباشرة الأموال العامة ولائحة الجرد والمحاسبة الصادرة عن الديوان العام للمحاسبة .

• 2. مأمور عهدة ساحة استلام:
  ويتولى عملية الاستلام المؤقت للأصناف الواردة في ساحة الاستلام إلى أن يتم فحصها وقبولها، كما يقوم من خلال النظام الآلي باعداد مذكرات استلام بتلك الأصناف وتسليمها نهائيا لأمين المستودع أو مأمور العهدة، ويساعد مأمور عهدة ساحة الاستلام (فنيون متخصصون) حسب حاجة العمل ومقتضياته وطبيعة الأصناف المستلمة.

• 3. أمين المستودع أو مأمور العهدة:
  يعين لكل مستودع مركزي، او مستودع فرعي، امين مستودع، او مأمور عهدة، يساعده آخرون حسب حاجة العمل ومقتضياته، ويجب أن يكون حاصلاً على التأهيل المناسب، وملماً بكافة أحكام هذه القواعد، ونظام وظائف مباشرة الأموال العامة، والنماذج المستخدمة. وطرق الحفظ وتصنيف وترتيب المواد وفق أسس سليمة، وهو المسؤول المباشر عن كافة محتويات المستودع، ولا يجوز لغيـره فـتـح أو إغلاق المستودع، ويجـور تعيين أميـن مستودع، او مأمور عهدة في غرفة الإمداد، أو الطوارئ عند الاقتضاء.
  ومن مهامه استلام، و صرف الاصناف نظاماً، و المحافظة عليها في المستودع، و تطبيق ضوابط الأمن و السلامة في المستودع المكلف به، و استكمال الإجراءات النظامية في القسم الخاص به في النظام الآلي عند (الاستلام، أو الصرف، أو الإرجاع)، وله الاشتراك في لجان فحص الأصناف.

• 4. المؤسسات والهيئات العامة وما في حكمها (التي لا يخضع منسوبوها لنظام الخدمة المدنية):
  تحدد أسماء الوظائف المستودعية، و تدرج بعد أن تعتمدها مجالس إداراتها أو ما في حكمها في لوائحها ذات الصلة.

1. عند تعيين، أو نقل، أو انتهاء خدمـة أميـن المستودع، أو مأمـور الـعـهـدة بالاستقالة، أو بلوغ السـن النظامي، أو الوفاة، يتعين إجراء جرد ومحاسبة المستودع - (فـي حالـة الوفاة ينضم إلـى لجنـة الجـرد وكيل المتوفى).

2. عند تمتع أميـن المستودع، أو مأمور العهدة بإجازة، أو انتدابه، أو مرضه، ولمدة أقـل من ثلاثة شهور؛ يجوز للجهة أن تعهد بتسليم موجودات المستودع إلى أحد موظفيها بموجب محضر تسليم واستلام، وتطبيق ذات الإجراء عند عودته، وفي حال كانت المدة ثلاثة شهور فأكثر يتعين إجراء جرد و محاسبة، مع مراعاة إدراج محاضر التسليم والاستلام. والجرد و المحاسبة في النظام الآلي فور إعدادها.

3. في المستودعات التي تعمل على مدار (24) ساعة، يتعين على الجهة أن تقوم بعمل جداول أوقات العمل (مناوبة، أو وردية) بين أمناء المستودعات، ومأموري العهد، وإدراج تلك الجداول في النظام الآلي فـور اعتماد العمل بها.

4. في حال غياب أمين المستودع أو مأمور العهدة، تشكل لجنة من السلطة المختصة في الجهـة لفتح المستودع لتصريف الأعمـال بـه ثـم يـعـاد غلقـه بمعرفـة تلك اللجنة وإعـداد المحضر اللازم لهذا الإجراء لحيـن عـودة المسؤول عن المستودع، وتدرج كافة الإجراءات والمحاضـر فـي النظام الآلي.

* في جميع الأحوال يتعين مراعاة ما ورد بنظام وظائف مباشرة الأموال العامة، ولائحة الجرد والمحاسبة الصادرة عن الديوان العام للمحاسبة.