يقصد بالعبارات التالية الواردة في هذه اللائحة المعاني الموضحة إزاء كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك، كما أن الكلمات التي ترد بصيغة المفرد تحمل أيضًا على صيغة الجمع كلما طلب النص ذلك والعكس بالعكس.
المملكة: المملكة العربية السعودية.
الوزارة: وزارة الحج والعمرة.
الوزير: وزير الحج والعمرة.
التنظيم: تنظيم خدمات المعتمرين وزوار المسجد النبوي الشريف القادمون من خارج المملكة والصادر بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (93) وتاريخ 10/6/1420هـ، والمعدل بقرار مجلس الوزراء رقم (439) وتاريخ 20/11/1435هـ.
اللائحة: اللائحة التنفيذية لتنظيم خدمات المعتمرين وزوار المسجد النبوي الشريف القادمين من خارج المملكة.
خدمات المعتمرين: ما يتم تقديمه من خدمات للمعتمرين من قبل المرخص لهم داخل المملكة من سكن ونقل وإعاشة وتأكيد حجوزات سفرهم وغيرها من الخدمات التي يختارها المعتمر ضمن حزمة الخدمات المتفق عليها.
البعثة: سفارة أو قنصلية المملكة في الخارج.
المعتمرون: الأشخاص القادمون، من خارج المملكة لأداء مناسك العمرة وزيارة المسجد النبوي الشريف.
المرخص له: أي منشأة سعودية سواءً كانت مؤسسة أو شركة، أيًا كان شكلها النظامي مرخص لها بمزاولة نشاط خدمات المعتمرين طبقًا لما هو مدون في السجل التجاري للمؤسسة أو الشركة.
المدير المسئول: المدير المسئول عن المؤسسة أو الشركة السعودية التي تطلب الحصول على ترخيص خدمات المعتمرين طبقًا لما هو مدون في السجل التجاري للمؤسسة أو الشركة.
المكاتب الفرعية: المكاتب التي يجب أن تكون للمرخص له في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة بموجب الفقرة (3) من المادة الثالثة من التنظيم.
الترخيص: إذن بممارسة الخدمة تصدره الوزارة وفق معايير محددة ومدته خمس سنوات، ويمنح لأي شركة أو مؤسسة سعودية ترغب في ممارسة نشاط خدمات المعتمرين القادمين من خارج المملكة مستوفية لجميع الاشتراطات، أو عند التقدم بطلب تجديد التراخيص المنتهية.
التصريح الأمني: إذن تصدره الجهة المختصة بوزارة الداخلية وفق الآلية المتفق عليها مع وزارة الحج والعمرة، ويمنح لأي شركة أو مؤسسة سعودية ترغب في الحصول على ترخيص ممارسة نشاط خدمات المعتمرين، كما يمنح للمرخص لهم عند تجديد تراخيصهم منتهية الصلاحية، وعند تفعيل أنظمتهم الآلية في بداية فترة العمرة من كل عام، وتزود به الوزارة من خلال الربط الآلي بين الوزارتين.
الجهة الخارجية: أي منشأة سواء كانت هيئة أو مكتبًا أو شركة أو وكالة مرخص لها رسميًا في الدول الأخرى بمزاولة نشاط تنظيم رحلات السفر والسياحة إلى خارج تلك الدول.
عقد الخدمات: العقد المبرم بين المرخص له والجهة الخارجية.
الجهة الرسمية: أي وزارة أو مصلحة حكومية أو مؤسسة عامة في المملكة.
قائمة مسئوليات الخدمة المعتمدة: القائمة التفصيلية لمستويات خدمات المعتمرين وأنواعها ودرجاتها ومواصفاتها وأسعار كل منها والمشار إليها في البند (3) من المادة الخامسة من التنظيم.
الخدمات المساندة: تنظيم الخدمات المطلوبة من كافة المرخص لهم بما يمكنهم من أدائها على الوجه المطلوب من خلال كيانات يرخص لها بذلك، مثل: الاستقبال والتوديع، الخدمات الإلكترونية، الإسكان، الإعاشة،....
الكيانات المساندة: هي الشركات أو المؤسسات التي ترخص لها الوزارة لتنظيم وتقديم الخدمات المساندة للمرخص لهم بشكل أساسي أو عرضي.
النظام الإلكتروني: هو نظام إلكتروني تعده الوزارة يشتمل على تطبيقات متعددة تتصل بأعمال العمرة من تسجيل بيانات وتبادل معلومات ورفع وثائق معالجة البيانات المرتبطة بتأشيرات العمرة.
المسار الإلكتروني للعمرة: هو ربط إلكتروني بين الوزارة والجهات الرسمية المعنية لتبادل المعلومات.
الخطط التشغيلية: تمثل الإمكانات التشغيلية للمرخص له في تقديم الخدمات للمعتمرين القادمين عن طريقه التي تحدد متطلباتها الوزارة ولها صلاحية اعتمادها.
اللجنة: اللجنة الدائمة المشار إليها في المادة الثامنة من التنظيم.
المدعي عليه: من قدمت شكوى بحقه أمام اللجنة وفقًا لأحكام التنظيم وهذه اللائحة.
تمنح وتجدد تراخيص ممارسة أعمال خدمات المعتمرين وفق الشروط والمعايير التي تضعها الجهات المنصوص عليها في الفقرة رقم (4) من المادة (الثانية) من التنظيم وتعتبر متممة ومكملة للتنظيم ولائحته التنفيذية، ويتم تقديم الطلب عبر النظام الإلكتروني المعد لذلك، مع استيفاء المتطلبات التالية:
1. أن تتخذ المنشأة شكل مؤسسة فردية أو شركة مكونة طبقًا لأحكام نظام الشركات، وأن يقدم مستندًا رسميًا من وزارة التجارة يتضمن أن رأس مال المنشأة مملوك بالكامل لسعوديين وألا يقل عن خمسمائة ألف ريال.
2. ضمانًا بنكيًا نهائيًا غير مشروط بمبلغ لا يقل عن مليوني ريال لصالح الوزارة صادر من أحد البنوك المحلية المعتمدة من البنك المركزي السعودي، ساري المفعول طوال مدة الترخيص ويتجدد تلقائيًا بتجديد الترخيص وغير قابل للإلغاء إلا بموافقة كتابية مسبقة من الوزارة.
3. تقديم صورة من السجل التجاري للمؤسسة إن كان طالب الترخيص مؤسسة.
4. تقديم صورة من عقد تأسيس الشركة وملاحقة التعديلية إن كان طالب الترخيص شركة مع تقديم صورة من السجل التجاري.
5. إضافة نشاط خدمة المعتمرين إلى السجل التجاري لطالب الترخيص بعد موافقة الوزارة، ولا يعدل إلا بموافقة الوزارة.
6. تقديم صورة من بطاقة الأحوال المدنية للمدير المسئول ولمديري المكاتب الفرعية.
7. تقديم صورة من شهادة خلو سوابق للمدير المسئول ولمديري المكاتب الفرعية، وكذلك لصاحب المؤسسة الفردية إذا كانت المنشأة طالبة الترخيص مؤسسة فردية.
8. الهيكل التنظيمي الإداري لنشاط خدمات المعتمرين وفق المتطلبات التي تحددها الوزارة.
9. رسم هندسي يوضح مواقع المكاتب الفرعية في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة.
10. صورة عقود الإيجار أو صورة صكوك تملك المكاتب الفرعية.
11. توفر أجهزة الحاسب الآلي والبرامج وفقًا لمتطلبات الوزارة بما في ذلك ربط شبكة الشركة أو المؤسسة بمركز معلومات العمرة التابع للوزارة وفق المتطلبات والمعايير الفنية اللازمة لذلك، بما يحقق النقل التلقائي للمعلومات المطلوبة في هذه اللائحة.
12. تعبئة النموذج الإلكتروني لطلب منح أو تجديد الترخيص الذي تعده الوزارة.
13. الاشتراك مع الكيانات المساندة.
14. الحصول على التصريح الأمني من الجوازات.
15. موافقة الوزير.
بعد الموافقة على الطلب، على مقدم الطلب إحضار أصول الوثائق المشار إليها في المادة الثانية من هذه اللائحة لمطابقتها مع صورها المقدمة مع نموذج طلب الترخيص الإلكتروني، وبعد التأكد من المطابقة يقوم موظف الوزارة المختص بالتأشير في النظام الإلكتروني بالمطابقة.
إذا كانت المؤسسة التجارية الفردية طالبة الترخيص تملكها امرأة فلها أن تنهي إجراءات الترخيص بنفسها وفق الضوابط الشرعية، أو توكل من يمثلها – سعودي الجنسية – وكالة شرعية مخولاً بصلاحيات تمكنه من اتخاذ القرارات ومتابعة إجراءات الحصول على التراخيص وتمثيلها أمام الوزارة والجهات الحكومية المعنية والغير، وأن يكون مسئولاً عن إدارة نشاط خدمات المعتمرين.
يجب أن يكون المدير المسئول ومديرو المكاتب الفرعية والمشرفون على الخدمات سعوديين حسني السيرة والسلوك لم يسبق إدانة أي منهم بجرم يتعلق بالإخلال بالأمن أو الحكم عليه بحد شرعي أو عقوبة تعزيزية في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة مسجلة في صحيفة السوابق ما لم يكن قد رد إليه اعتباره، أو صدر بحقه أي توجيه من الجهات الرسمية يمنع ممارسته أي أعمال تتعلق بخدمات المعتمرين.
يشترط أن يكون للمؤسسة أو الشركة المرخص لها مكتبًا فرعيًا لأداء خدمات المعتمرين في كل من مكة المكرمة، والمدينة المنورة، وجدة، على أن يكون أحدهم مكتبًا رئيسيًا لها، ويشترط في تلك هذا المكتب ما يلي:
1. أن يكون في منطقة مناسبة لخدمات المعتمرين بحيث يسهل الاستدلال عليه.
2. أن يستوفي المتطلبات التشغيلية والفنية للمكاتب الفرعية والمكاتب الرئيسية، التي تحددها الوزارة من حيث المساحة الإجمالية وكيفية تأثيثه وتجهيزه إداريًا وتقنيًا، ومواصفاته الفنية والهندسية ومظهره الخارجي.
3. أن يستمر العمل في المقر الرئيسي والفروع على مدار العام.
يجوز للمدير المسئول أن يكون أيضًا مديرًا للمكتب الفرعي الموجود في نفس المدينة التي بها المقر الرئيسي للمؤسسة أو الشركة.
في حالة إنهاء أو انتهاء خدمات المدير المسئول أو مدير أحد المكاتب الفرعية للمرخص له فيجب إشعار الوزارة بذلك فوريًا، كما يجب تعيين مدير جديد تتوفر فيه الشروط المنصوص عليها في هذه اللائحة والمعايير والمتطلبات التي تحددها الوزارة خلال مدة لا تزيد على خمسة عشر يومًا من تاريخ شغور الوظيفة، وإشعار الوزارة باسم المدير الجديد بعد ثلاث أيام على الأكثر من تاريخ قيد اسمه في السجل التجاري.
على كل مرخص له أن يسجل العاملين في كل مكتب فرعي وجنسياتهم ونوع أعمالهم ومسئولياتهم، وتقديم صور من إثبات شخصياتهم وتصاريح عملهم ومؤهلاتهم خلال ثلاثين يومًا من تاريخ حصوله على الترخيص عبر النظام الإلكتروني، وأن يشعر الوزارة بأي تعديلات تطرأ على بياناتهم بنفس الطريقة وذلك خلال ثلاثة أيام من تاريخ التعديل.