يقصد بالعبارات التالية الواردة في هذه اللائحة المعاني الموضحة إزاء كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك، كما أن الكلمات التي ترد بصيغة المفرد تحمل أيضا على صيغة الجمع كلما تطلب النص ذلك والعكس بالعكس.
1. المملكة: المملكة العربية السعودية.
2. التنظيم: تنظيم خدمات المعتمرين وزوار المسجد النبوي الشريف القادمين من خارج المملكة والصادر بموجب قرار مجلس الوزراء رقم 93 وتاريخ 1420/6/10هـ.
3. الوزارة: وزارة الحج.
4. الممثلية: سفارة أو قنصلية خادم الحرمين الشريفين.
5. المعتمرون: الأشخاص القادمون من خارج المملكة العربية السعودية لأداء مناسك العمرة وزيارة المسجد النبوي الشريف.
6. المرخص له: أي منشأة سواء كانت مؤسسة أو شركة سعودية أيا كان شكلها النظامي مرخص لها بمزاولة أعمال خدمات المعتمرين طبقاً لما هو مدون في السجل التجاري للمؤسسة أو الشركة.
7. المدير المسؤول: المدير المسؤول عن المؤسسة أو الشركة السعودية التي تطلب الحصول على ترخيص خدمات المعتمرين طبقا لما هو مدون في السجل التجاري للمؤسسة أو الشركة.
8. المكاتب الفرعية: المكاتب التي يجب أن تكون للمرخص له في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة بموجب الفقرة (3) من المادة الثالثة من التنظيم.
9. الجهة الخارجية: أي منشأة سواء كانت هيئة أو مكتب أو شركة سفر مرخص لها رسميا في الدول الأخرى بمزاولة نشاط تنظيم رحلات السفر والسياحة إلى خارج تلك الدول.
10. عقد الخدمات: العقد المبرم بين المرخص له والجهة الخارجية.
11. الجهة الرسمية: أي وزارة أو مصلحة حكومية أو مؤسسة عامة في المملكة العربية السعودية.
12. قائمة مستويات الخدمة المعتمدة: القائمة التفصيلية لمستويات خدمات المعتمرين وأنواعها ودرجاتها ومواصفاتها وأسعار كل منها والمشار إليها في البند (3) من المادة الخامسة من التنظيم.
13. اللجنة: اللجنة الدائمة المشار إليها في المادة الثامنة من التنظيم.
14. المدعى عليه: من قدمت شكوى بحقه أمام اللجنة وفقاً لأحكام التنظيم وهذه اللائحة.
يشترط لصدور ترخيص لممارسة أعمال خدمات المعتمرين استيفاء المتطلبات التالية:
1. أن تتخذ المنشأة طالبة الترخيص شكل مؤسسة فردية أو شركة مكونة طبقاً لأحكام نظام الشركات وأن يقدم مستند رسمي من وزارة التجارة يتضمن أن رأس مال المنشأة مملوكاً بالكامل لسعوديين و ألا يقل عن خمسمائة ألف ريال.
2. ضمان بنكي نهائي غير مشروط بمبلغ مائتي ألف ريال لصالح الوزارة صادر من أحد البنوك المحلية المعتمدة من مؤسسة النقد العربي السعودي، ساري المفعول. طوال مدة الترخيص ويتجدد تلقائيا بتجدد الترخيص وغير قابل للإلغاء إلا بموافقة كتابية مسبقة من الوزارة.
3. صورة من السجل التجاري للمؤسسة إن كان طالب الترخيص مؤسسة.
4. صورة من عقد تأسيس الشركة وملاحقه التعديلية إن كان طالب الترخيص شركة مع صورة من السجل التجاري.
5. إضافة نشاط خدمة المعتمرين إلى السجل التجاري لطالب الترخيص بناء على إحالة من الوزارة لوزارة التجارة.
6. صورة من بطاقة الأحوال المدنية للمدير المسؤول ومديري المكاتب الفرعية.
7. صورة من شهادة خلو سوابق لمديري المكاتب الفرعية وكذلك لصاحب المؤسسة الفردية إذا كانت المنشأة طالبة الترخيص مؤسسة فردية.
8. الهيكل التنظيمي الإداري لنشاط خدمات المعتمرين وفق المتطلبات التي تحددها الوزارة.
9. رسم هندسي يوضح مواقع المكاتب الفرعية في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة.
10. صور عقود الإيجار أو صور صكوك تملك المكاتب الفرعية.
11. توفر أجهزة الحاسب الآلي والبرامج وفقاً لمتطلبات الوزارة بما في ذلك ربط شبكة المرخص له بشبكة الوزارة بما يحقق النقل التلقائي للمعلومات المطلوبة في هذه اللائحة من شبكة المرخص له إلى شبكة الوزارة.
12. تعبئة نموذج طلب الترخيص الذي تعده الوزارة على أن يوقع من قبل المدير المسؤول.
13. موافقة وزير الحج.
يجب إحضار أصول الوثائق المشار إليها في المادة السابقة لمطابقتها مع صورها المقدمة مع طلب الترخيص و بعد التأكد من المطابقة يقوم موظف الوزارة المختص بالتأشير على الصورة بأنها مطابقة للأصول.
إذا كانت المؤسسة التجارية الفردية طالبة الترخيص تملكها امرأة فيجب أن يكون لها وكيل شرعي سعودي الجنسية مخوّل بصلاحيات تمكّنه من اتخاذ ومتابعة إجراءات الحصول على الترخيص وتمثيلها أمام الوزارة والغير، وأن يكون مسؤولاً عن إدارة نشاط خدمات المعتمرين.
يجب أن يكون المدير المسؤول ومديري المكاتب الفرعية والمشرفين على الخدمات سعوديين حسني السيرة والسلوك لم يسبق إدانة أي منهم بجرم يتعلق بالإخلال بالأمن أو الحكم عليه بحد شرعي أو عقوبة تعزيرية في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة مسجلة في صحيفة السوابق - ما لم يكن قد رُدّ إليه اعتباره.
يشترط أن يكون للمؤسسة أو الشركة طالبة الترخيص بالإضافة إلى مقرها الرئيسي مكتب فرعي خاص لأداء خدمات المعتمرين في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة ويشترط في المكتب ما يلي:
1. أن يكون في منطقة مناسبة لخدمات المعتمرين بحيث يسهل الاستدلال عليه.
2.أن تكون مساحته الإجمالية وكيفية تأثيثه وتجهيزه ومواصفاته الفنية والهندسية ومظهره الخارجي حسب تعليمات تعلنها الوزارة.
يجوز للمدير المسؤول أن يكون أيضا مديراً للمكتب الفرعي الموجود في نفس المدينة التي بها المقر الرئيسي للمؤسسة أو الشركة.
في حالة إنهاء أو انتهاء خدمات المدير المسؤول أو مدير أحد المكاتب الفرعية للمرخص له فيجب تعيين مدير جديد تتوفر فيه الشروط المنصوص عليها في هذه اللائحة خلال مدة لا تزيد على ستين يوماً من تاريخ شغر الوظيفة وإشعار الوزارة باسم المدير الجديد بعد ثلاثة أيام على الأكثر من تاريخ قيد اسمه في السجل التجاري.