• يجب جرد موجودات كل صندوق وإجراء المطابقة الآلية بشكل مفاجئ مرة كل ثلاثة أشهر ، وجرد وإجراء المطابقة الآلية للمستودعات والعهد العينية مرة كل سنة في مواعيد ملائمة وغير محددة.

• تشكل كل لجنـة جـرد ومحاسبة ومطابقة آليـة مـن مـوظفين اثنين على الأقل مـن موظفي الجهة التابع لها الصندوق والمستودع والعهدة العينية ممن لهم دراية وخبرة في الأعمال المالية والمستودعية ونظام سداد، وذلك بقرار من السلطة المختصة في الجهة بناء على اقتراح مدير الإدارة المالية أو مدير إدارة المستودعات أو من يمارس اختصاصاتهما، على أن تراعي السرية في إصدار قرارات تشكيل اللجان وفي تبليغها للأعضاء حتى يتم الجرد.

• يتم جرد وإجراء المطابقة الآلية لموجودات كل صندوق في مقر المركز الرئيس للجهة من قبل لجنة يكون من بين أعضائها مندوب من الإدارة المالية، وآخـر مـن إدارة المتابعة، أو من يقوم مقامهما من الموظفين الماليين الأكفاء ويسري ذلك على صناديق الفروع خصوصاً الكبيرة منها، فإن تعذر ذلك يجوز جرد وإجراء المطابقة الآلية لموجودات هذه الصناديق من قبل لجان يشترك في عضويتها مدير الفرع المالي أو رئيس المحاسبة في الفرع أو المحاسب أو من يقوم مقامهم من الموظفين الماليين الأكفاء في الفرع.
• وتجرد المستودعات والعهد العينية من قبل لجان تشكل من غير الموظفين المسؤولين عنها ومن غير المختصين بقيوداتها ، ويجوز في حالات الضرورة أن تضم لجنة الجرد مندوباً فنياً أو أكثر على دراية بالأصناف المزمع جردها خاصة عند إجراء جرد الآلات أو الأجهزة العلمية أو الأدوية أو الكيماويات أو ما يماثل ذلك.

• يتم جرد وإجراء المطابقة الآلية لموجودات الصندوق بحضور أمين الصندوق ، كما يتم جرد وإجراء المطابقة الآلية للمستودعات والعهد العينية بحضور المسؤولين المباشرين عنها وفي حال عدم تواجدهم يتم الجرد بحضور من يكلف بأعمالهم ، غير أنه لا يحق لهم التدخل في إجراءات الجرد ، ومسؤوليات لجان الجرد.

• أ- يتم جرد موجودات الصندوق والمطابقة الآلية عن الفترة التي تبدأ من تاريخ آخر جرد ومطابقة آلية سبق إجراؤها من قبل مندوبي ديوان المراقبة العامة أو من قبل لجنة جرد تم تشكيلها وفقاً لما ورد في المادة (الثانية) من هذه اللائحة، ويستدل على هذا التاريخ من واقع الاطلاع على نتيجة الجرد السابق إجراؤه المثبتة والمصادق عليها في سجلات الجهة.

• ب- قبل بدء أعمـال جـرد مـوجـودات الصندوق ، يكلف أمين الصندوق بتعبئة البيانات المطلوبة * استمارة الاستطلاع (نموذج رقـم 1 المرفق) والتوقيـع عليها ، وتعتبر هذه الاستمارة من مرفقات محضر الجرد.

• ج-يتم جـرد مـوجـودات الصندوق، وتحرر اللجنـة محـضـراً بنتيجـة هـذا الـجـرد وعلى لجنة الجرد أن تتأكد من أنها قامت بجرد جميع المبالغ بما فيها الشيكات أو الأوراق ذات القيمة العائدة للصندوق.

• د- يتعين على لجنـة الجـرد الاطلاع علـى مـا قـد يـكـون لـدى أمين الصندوق (باعتباره مندوب صـرف مـن كشوفات أو مسيرات للرواتب وما في حكمها وأن تستخرج منها قيمة كافة الاستحقاقات التي لم تصرف، على أن يشار إلى هذه الاستحقاقات في محضر الجرد، كما أنه يتعين على اللجنـة جـرد مـا قـد يكون في عهدة أمين الصندوق من نقود السلف المستديمة وتحرير المحضر اللازم بهذا الخصوص (نموذج رقم 4 المرفق).

• هـ- إذا ظهـر للجنـة أثنـاء الجـرد أو مـن خـلال استمارة الاستطلاع وجـود حسـاب مفتوح باسم الجهة أو باسم أمين الصندوق لدى البنك المركزي أو أحد فروعها أو أحد البنوك، فعلى اللجنة أن تستفسـر مـن تلك الجهات رسمياً عن أرصدة حسـابات الجهـة فـي تـاريخ الجـرد ومقارنتهـا بكشـوفات البنك المركزي أو البنك المحتفظ بها لدى الجهة عن ذلك الحساب وتدوين ذلك في التقرير النهائي بنتائج الجـرد وفي حـال كـان الحسـاب باسـم أمـين الصندوق يشار إلى ذلـك كملاحظـة ضـمن تقرير اللجنـة المـذكور في الفقرة (أ) مـن المـادة (السابعة) من هذه اللائحة، وذلك لتقوم الجهة باتخاذ الإجراءات اللازمة لتحويل الحساب باسمها.

• و - تقوم لجنة الجرد بتطبيق مفردات مبالغ المتحصلات المقيدة في جانب المقبوضات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الآلي على أرومات أوامر القبض وصور إيصالات الاستلام، وتطبيق مبالغ تغذية الصندوق على القيودات الخاصة بها في السجل الدفتري أو الآلي في حساب الصندوق بالنسبة لصناديق المركز الرئيس للجهة، كما تقوم اللجنة بتطبيق المبالغ التي تم إيداعها خزينة البنك المركزي أو فروعها والمقيدة في جانب المدفوعات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الآلي على إشعارات أو كشوفات الإيداع الواردة من البنك المركزي أو فروعها، وتطبيق مبالغ الحوالات المصروفة من صندوق الجهة في المركز الرئيس، والمقيدة في جانب المدفوعات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الآلي على قيودات السجل الدفتري أو الآلي لحساب الحوالات الموجود في الإدارة المالية ، وفي حال كانت الجهة تقوم بالصرف بموجب شيكات مسحوية على حسابها لدى البنك المركزي أو أحد فروعها أو أحد البنوك، فعلى اللجنة مطابقة مبالغ الشيكات المصروفة والمقيدة في جانب المدفوعات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الآلي أو سجل السلفة المستديمة الدفتري أو الآلي على كشوفات البنك المركزي أو البنك عن حركة الحساب المذكور، مع مراعاة احتساب قيمة الشيكات المسلمة لأصحابها والتي لم تقدم للصرف حتى تاريخ الجرد، وعلى اللجنة أن توضح نتيجة هذه المطابقة في محاضر الجرد بعد أن تتأكد من صحة الجمع والترحيل في سجل يومية الصندوق أو سجل السلفة المستديمة الدفتري أو الآلي مستندات التحصيل والصرف حتى لحظة الجرد قد تم قيدها ومن أن جميع في السجل المختص قبل تحديد قيمة الرصيد القيدي لموجودات الصندوق.

• ز- حـال اكتشـاف فـرق بـيـن الموجـود النقـدي للصندوق ورصيده القيـدي سواء بالزيادة أو بالنقص، أو ظهور اختلاف بين ما ورد من معلومات في استمارة الاستطلاع وما تكشف عند الجرد الفعلي، فعلى لجنة الجرد تقصي أسباب ذلك والحصول على إفادات أمين الصندوق وغيره ممن لهم علاقة بالأمر، والعمل علـى توريـد قيمـة الزيـادة في الموجـود الفعلـي عـن الرصيد القيـدي للصندوق، وتحصيل قيمة العجز الحاصل بحسب مسؤوليته.

• 1- التأكد من قيام الجهة بإيقاف جميع أساليب التحصيل الأخرى بالاتفاق مع وزارة المالية.

• 2- التأكد من قيام الجهة بفتح حساب وسيط تجميعي أحد البنوك بالتنسيق مع وزارة المالية.

• 3- التأكد من قيام الجهة بالتنسيق مع البنك الذي تم فتح الحساب التجميعي فيه لربط الإدارة المالية بنهاية طرفية لتتمكن من الاطلاع على حركة المبالغ المودعة من إدارة سداد ، مع إعطاء أحد المختصين بالإدارة المالية صلاحية التحويل السريع لتلك المبالغ إلى حساباتها المختصة (جاري وزارة المالية ، حساب البنك المركزي، حساب في أحد البنوك).

• 4- التأكد من قيام الجهة بتبويب الفواتير المرفوعة بالنظام، وذلك بإدخال رقم الفصل والفرع (الرقم الجبائي للجهة المستفيدة من الإيراد)، وتحديد رقم واسم الحساب الرئيس والفرعي.

• 5- التأكد من أنه لا يتم تحويل آية مبالغ من الحساب التجميعي إلى حسابات خاصة او حسابات لم توافق عليها وزارة المالية .

• 6- التأكد من قيد المبالغ التي تم إيداعها في الحساب التجميعي في الجانب المدين لهذا الحساب، وفي الجانب الدائن الإيرادات التي تخص الجهة، أما الإيرادات التي لا تخصها فتقيد عائديتها لصالح الجهات المستفيدة.

• 7- التأكد من قيام الجهة بتحويل الإيرادات المحصلة في الحساب التجميعي عن كل أسبوع في بداية الأسبوع الذي يليه إلى الحسابات المحددة عبر نظام سريع.

• 8- التأكد من قيام الجهة بربط جميع الفروع التابعة لها بالنظام الداخلي لتمكينها من رفع الفواتير الخاصة بها من خلال النظام.

• 9- إجراء المطابقة الالكترونية وفقاً لإجراءات آلية المطابقة الالكترونية للإيرادات المحصلة من خلال نظام سداد الصادرة عن وزارة المالية.

• 10- إجراء مراجعة لبيانات الفواتير الملغاة ، والتي يتضح من خلالها عدد الفواتير الملغاة قبل تحصيلها وأقيامها وأسباب الإلغاء ، والوقوف على الإجراءات التي اتخذتها الجهة لمعالجة أسباب الإلغاء والتقليل من عدد الفواتير الملغاة، وإجراء الفحص اللازم للنظام للتأكد من أنه لا يقبل إلغاء أو تعديل أي فاتورة تم تحصيل قيمتها.

• 11- التأكد من أن التقارير المستخرجة من النظام مستوفية لمتطلبات عمل الجهة .

• 12 - التأكد من قيام الجهة بالمطابقة الالكترونية للمبالغ المحصلة من خلال نظام سداد وتزويد ديوان المراقبة العامة بنسخة من المطابقة الشهرية .

• 13 - تعد لجنة المطابقة الالكترونية للإيرادات المحصلة من خلال نظام سداد تقريراً نهائياً بنتائج المطابقة ، ويوقع مسؤولو مدخلات النظام في الجهة وأعضاء لجنة المطابقـة علـى هـذا التقرير ومرفقاته، ومـن ثـم المصادقة عليـه مـن أصـحاب الصلاحية في الجهـة، ويزود ديـوان المراقبـة العامـة بأصـل التقريـر مـع إيضاح الإجراءات التي اتخذتها الجهة حيال الملاحظات والمخالفات والأخطاء التي قد تكون المطابقة كشفت عنها وذلك في موعد لا يتجاوز شهراً واحداً من تاريخ انتهاء أعمال المطابقة ، وترسل النسخة الثانية من التقرير ومرفقاته إلى مدير الإدارة المالية بالجهة باعتباره المسؤول عن متابعة تنفيذ إجراءات المطابقة مرة كـل ثلاثة أشهر ، والإشراف علـى فـحـص تقارير هـذه المطابقة ، ومتابعة تنفيذ الإجـراءات النظاميـة حيـال مـا تكشف عنـه المطابقـة مـن مـلاحظـات ومخالفات وأخطاء ، وتنظيم حفظ هذه التقارير ومرفقاتها في ملفات خاصة بالإدارة المالية.

• أ - تعد لجنة الجرد تقريرا نهائياً بنتائج جرد موجودات الصندوق ونتائج الفحص والمطابقة من أصل وصورة واحدة على الأقل، ويوقع كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد على هذا التقرير ومرفقاته، كما تتم المصادقة على نتائج الجرد من الرئيس المباشر لأمين الصندوق، وتثبت هذه النتائج باختصار بسجل يومية الصندوق الدفتري أو سجل السلفة المستديمة الدفتري ويوقع بإقرار صحتها كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد، وبعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الإدارة المالية أو من يقوم مقامه على المسؤول الذي أصدر قرار تشكيل لجنة الجرد لاتخاذ الإجراءات النظامية حيال الملاحظات والمخالفات والأخطاء التي تكشفت من خلال الجرد (إن وجدت)، يرسل أصل التقرير ومرفقاته إلى ديوان المراقبة العامة مع إيضاح الإجراءات التي اتخذتها الجهة بهذا الخصوص ، وذلك في موعد لا يتجاوز شهراً واحداً من تاريخ انتهاء أعمال الجرد ، وترسل صورة من التقرير ومرفقاته إلى مدير الإدارة المالية في الجهة التي يتبعها الصندوق باعتباره المسؤول عن متابعة تنفيذ جرد موجودات كل صندوق مـرة كل ثلاثة أشهر، والإشراف على فحص تقارير هـذا الجـرد وفحص المحاضر والبيانات الخاصة به، ومتابعة تنفيذ الإجراءات النظامية حيال ما يكشف عنه الجرد من ملاحظات ومخالفات وأخطاء وتنظيم حفظ هذه التقارير ومرفقاتها في ملفات خاصة بالإدارة المالية.

• ب- يتعين على لجنة الجرد في حال امتناع أمين الصندوق عن التوقيع على محاضر الجرد واستمارة الاستطلاع أو التقرير النهائي للجرد ان تطالبه بتحديد وإيضاح أسباب ذلك الامتناع تحريرياً، وأن توضح اللجنـة رأيهـا حـيـال جـديـة هـذه الأسباب ضمن تقريرها النهائي.

• ج- على لجان الجرد أن تحرص على إنهاء أعمال الجرد في نفس اليوم الذي بدأت فيه، ولا تقوم بختم الصندوق أو غرفة الصندوق والمنافذ الأخرى المؤدية اليها إلا عند الضرورة القصوى، مثل عدم حضور أمين الصندوق حتى نهاية الدوام الرسمي أو تأجيـل جـرد موجودات الصندوق إلى صباح اليوم التالي، على أن ينص في المحاضر التي يتم إعدادها بهذا الخصوص على عدم فض الأختام إلا بحضور وموافقة أعضاء لجنة الجرد.

• أ- قبل بدء أعمال الجرد، يكلف أمين الصندوق بتعبئة البيانات المطلوبة في استمارة الاستطلاع (نموذج رقم 5 المرفق) والتوقيع عليها، وتعتبر هذه الاستمارة من مرفقات محضر الجرد.

• ب- تقوم اللجنة بجرد الموجود الفعلي من الأوراق ذات القيمة والبطاقات بحضور أمين الصندوق، ويحرر بنتيجة هذا الجرد محضراً يوقع عليه أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد ( نموذج رقم 6 المرفق)، كما تجرد اللجنة ما قد يكون لدى أمين الصندوق من نقود وفقاً للإجراءات الواردة في المادة (الخامسة) من هذه اللائحة، مع الحصول على بيان موقع من أمين الصندوق بالبطاقات التالفة.

• ج- على لجنـة الجـرد أن تحصل على بيانات رسميـة مـن الجهـة أو الجهات التي قامت بصرف الأوراق ذات القيمة والبطاقات لأمين الصندوق توضح ما تم صرفه منها حسب أنواعها وفئاتها خلال المدة الخاضعة للفحص.

• د- تقوم لجنة الجرد بمطابقة كميات الأوراق ذات القيمة والبطاقات الواردة للصندوق خلال المدة الخاضعة للفحص والمقيدة بالجانب الأيمن من السجل الدفتري أو الآلي لإجمالي الوارد والمنصرف من الأوراق ذات القيمة والبطاقات على الكميات الموضحة بمستندات الاستلام المحفوظة لدى أمين الصندوق ومقارنتها بالبيانات التي حصلت عليها من الجهة أو الجهات المصروف منها هذه الكميات ، وذلك للتثبت من أن جميع الكميات التي تسلمها أمين الصندوق قد تم إثباتها بالسجل المذكور حسب فئاتها وأنواعها، وبعد أن تقوم اللجنة بمراجعة القيود المثبتة في حقول السجل الدفتري أو الآلي لإفرادي المنصـرف مـن الأوراق ذات القيمة والبطاقات والتأكد من صحة عمليات جمع هـذه الحقول، يتم التأكـد مـن صـحة ترحيل المجاميع النهائية إلى السجل الدفتري أو الآلي لإجمالي الوارد والمنصرف ( الجانب الأيسر) كل حسب نوعه وفئته، مع حصر ما قد تكشف عنه هذه المطابقة من فروقات، وتحرر اللجنة محضراً بنتيجة المطابقة يوقع عليه كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد.

• هـ- تقوم اللجنة من واقع السجل الدفتري أو الآلي لإجمالي الوارد والمنصرف من الأوراق ذات القيمـة والبطاقات باستخراج الرصيد القيـدي في تاريخ الجـرد لـكـل نـوع وفئة، وذلك بإضافة الرصيد المدور من تاريخ الجرد السابق إجراؤه من قبل مندوبي ديوان المراقبة العامة أو من قبل لجان الجرد المشكلة على النحو الموضح في المادة (الثانية) من هذه اللائحة إلى مجموع كميات الأوراق ذات القيمة والبطاقات الواردة للصندوق خلال مدة الفحص وحسبما أسفرت عنه المطابقة، ثم ينـزل مـن هـذا المجمـوع كميات الأوراق ذات القيمـة والبطاقـات الـتي تم صرفها خلال الفترة المذكورة حسب فئاتها وأنواعها وذلك في ضوء ما أسفرت عنه المطابقة، ثم تقوم اللجنـة بمطابقة الموجـود الفعلـي مـن واقـع مـحضـر الجـرد علـى الرصيد القيـدي المستخرج بالطريقـة السـابقة لكـل فـة ونـوع مـن هـذه الأوراق ذات القيمـة والبطاقات، (مع مراعاة التالف من تلك الأنـواع إن وجـد)، كما تقوم اللجنـة بالتأكد من توريد أقيام الأوراق ذات القيمة التي تم تنفيذ إجراءاتها وأودعت أقيامها في خزينة البنك المركزي، وذلـك مـن واقع الاطلاع على إشعارات البنك المركزي أو من خلال المطابقة الآلية والبطاقات بحسب نوعية وقيمة الإصدار.

• و- إذا أسفر الجرد عن ظهور زيادة في الموجود الفعلي للأوراق ذات القيمة على الرصيد القيـدي لـهـا فيـجـب إضـافـة هـذه الزيادة قيـدياً للفئات والأنـواع العائـدة لهـا أما في حالة ظهور عجزي عهدة أمين الصندوق فيجب تحصيل قيمة هذا العجز منه فوراً، ومتى تم ذلك، تستنزل كميات العجز من الرصيد القيدي للفئات والأنواع العائدة إليها (فيما يتعلق بالبطاقات يتم الحصول على إفادة من أمين الصندوق عن أسباب الزيادة أو النقص وإجراءات المعالجة بهذا الخصوص).

• ز- بعد مراجعة السجل الدفتري أو الآلي لإجمالي الوارد والمنصـرف مـن الأوراق ذات القيمة والبطاقات، والسجل الدفتري أو الآلي لإفرادي الوارد والمنصرف من الأوراق ذات القيمة والبطاقات، وإجراء المطابقة على النحو سالف الذكر، تعمل اللجنة على التأكد من صحة المعلومات الواردة في الجداول الشهرية التي يعدها أمين الصندوق ومن أن بيانات كل جدول منها مطابقة للقيد الدفتري أو الآلي.

• أ- عند الانتهاء من إجراءات الجرد والمطابقة، تعد لجنة الجرد تقريرا نهائياً من أصل وصورة واحدة على الأقل بالنتائج التي أسفر عنها جرد صندوق الأوراق ذات القيمة والبطاقات، وما يكون قد كشف عنه هذا الجرد من عجز أو زيادة في الموجود الفعلي عن الرصيد القيدي، وما إذا كانت قيمة العجز الحاصل قد تم توريدها مع إيضاح الأسباب في حالة عدم التوريد، وكيفية تسوية الزيادة الحاصلة إن وجدت ونتيجة الفحص الدفتري أو الآلي والمطابقات التي أجرتها اللجنة، ويوقع كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد على هذا التقرير ومرفقاته، كما تتم المصادقة على نتائج الجـرد مـن الـرئيس المباشر لأمين الصندوق، وتثبت نتائج هـذا الجـرد باختصار بالسجل الدفتري أو الآلي لإجمالي الوارد والمنصرف من الأوراق ذات القيمة والبطاقات ويوقع بإقرار صحتها كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد، ويعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الإدارة المالية عليه على المسؤول الذي أصدر قرار تشكيل لجنـة الجـرد لاتخاذ الإجراءات النظاميـة حيـال الملاحظات والمخالفات والأخطاء التي تكشفت من خلال الجرد، يرسل أصل التقرير ومرفقاته إلى ديوان المراقبة العامة وترسل الصورة إلى مدير الإدارة المالية للجهة على النحو الوارد بالفقرة (أ) من المادة (السابعة) من هذه اللائحة .

• ب- :

  • 1- يتعين على لجنة الجرد في حال امتناع أمين الصندوق عن التوقيع على محاضر الجرد واستمارة الاستطلاع أو التقرير النهائي للجرد أن تطالبه بتحديد وإيضاح أسباب ذلك الامتناع تحريرياً، وأن توضح اللجنة رأيها حيال جدية هذه الأسباب ضمن تقريرها النهائي.

  • 2 - على لجان الجرد أن تحرص على إنهاء أعمال الجرد في نفس اليـوم الـذي بدأت فيه ، ولا تقوم بختم الصندوق أو غرفة الصندوق والمنافذ الأخـرى المؤدية اليهـا إلا عند الضرورة القصوى، مثل عدم حضور أمين الصندوق حتى نهاية الدوام الرسمي أو تأجيل جرد موجودات الصندوق إلى صباح اليوم التالي، على أن ينص في المحاضر التي يتم إعدادها بهذا الخصوص على عدم فض الأختام إلا بحضور وموافقة أعضاء لجنة الجرد.

• تُجرد المستودعات والعهد العينية بمعرفة لجنة أو لجان يتم تشكيلها واختيار أعضاؤها على النحـو الـوارد بالمادتين الثانية والثالثـة مـن هـذه اللائحة، ويُتبع في جردهـا إحـدى الطريقتين الأتيتين بما يتلاءم وحجم المستودعات وتعدد الأصناف المطلوب جردها والمدة اللازمة لإنهاء هذا الجرد:

  • أ- الجرد الكلي:
    وهو الجرد الذي يشمل جميع أصناف المخزون صنفاً صنفاً ويتم جردها دفعة واحدة خلال المدة المحددة للجرد.

  • ب- الجرد المستمر:
    تتم عملية الجرد بهذه الطريقة بصفة مستمرة خلال العشرة شهور الأولى من السنة وفق برامج للجرد يتم وضعها مسبقا من قبل مدير الإدارة المالية بالاشتراك مع مدير إدارة المستودعات أو من يمارس اختصاصاته، ويستمر هذا الجرد على مدار الفترة المحددة له بحيث يشمل جميع أصناف المخزون وبحيث يتم جرد كل صنف منها مرة واحدة خلال هذه الفترة، وبعد إتمام جـرد كافة الأصناف وفقاً لما تقدم يعاد في خلال الشهرين الباقيين من السنة الهجرية اختيار بعض تلك الأصناف بطريقة عشوائية وجردها بغرض التأكد من الرصيد القيدي للمخزون ومطابقته للموجود الفعلي.