تعد وزارة التجارة سجلا في المدن التي يصدر بتحديدها قرار من وزير التجارة يشمل جميع مناطق المملكة، تقيد فيه أسماء التجار والشركات وتدون فيه جميع البيانات المنصوص عليها في هذا النظام.

يجب على كل تاجر أن يتقدم بطلب لقيد اسمه في السجل التجاري الذي يقع في دائرته محله التجاري سواء أكان مركزاً رئيساً، أم فرعاً، أم وكالة.

1- تقيد الشركات التي تؤسس في المملكة في السجل التجاري وفقاً لما تحدده اللائحة التنفيذية.
2- يجب التقدم بطلب قيد أي فرع للشركة خلال (ثلاثين) يوماً من تاريخ إنشائه، ويجب أن ترفق بالطلب صورة من عقد تأسيس الشركة ونظامها الأساس إن وجد.

يجب على التاجر، أو مدير الشركة أو المصفي، أن يطلب التأشير في السجل التجاري بكل تعديل في البيانات السابق قيدها فيه، خلال ثلاثين يومًا من تاريخ حدوث هذا التعديل، وذلك على النحو الذي تحدده اللائحة التنفيذية.

يجب على كل من يتم قيده في السجل التجاري أن يودع لدى مكتب السجل التجاري، خلال ثلاثين يومًا من تاريخ القيد، شهادة بالاشتراك في الغرفة التجارية والصناعية.

يجب على الشركات الأجنبية، التي يرخص لها بافتتاح فرع أو مكتب في المملكة، أن تتقدم بطلب لقيد هذا الفرع أو المكتب في السجل التجاري خلال ثلاثين يومًا من تاريخ افتتاحه، مرفق به المستندات التي تحددها اللائحة التنفيذية.

يجب على التاجر أو وارثه أو المصفي - حسب الأحوال - أن يتقدم إلى مكتب السجل التجاري بطلب لشطب القيد في الأحوال الآتية:
1 - ترك التاجر تجارته بصفة نهائية.
2 - وفاة التاجر.
3 - انتهاء تصفية الشركة.
ويجب أن يقدم الطلب خلال تسعين يومًا من تاريخ الواقعة التي تستوجب شطب القيد، فإذا لم يقدم أصحاب الشأن طلب الشطب، يقوم مكتب السجل التجاري بعد التحقق من الواقعة، وبعد إخطار أصحاب الشأن بخطاب مسجل، بالشطب من تلقاء نفسه بعد ثلاثين يومًا من تاريخ الإخطار، ما لم يتسلم المكتب من صاحب الشأن خلال هذه المدة ما ينفي هذه الواقعة.

وفي حالة صدور حكم أو قرار نهائي بشطب السجل تطبيقًا للأنظمة المعمول بها، يقوم مكتب السجل التجاري المختص بالشطب بمجرد إخطاره بالحكم أو القرار.

يجب على مكتب السجل التجاري أن يتحقق من وجود الشروط اللازمة للقيد أو التأشير أو الشطب، وله أن يكلف مقدم الطلب بتقديم المستندات المؤيدة لصحة البيانات الواردة في طلبه. ويجوز لمكتب السجل أن يرفض الطلب بقرار مسبب خلال ثلاثين يومًا من تاريخ تقديمه.

يجب على كل من يتم قيده في السجل التجاري، أن يذكر في جميع مراسلاته ومطبوعاته وأختامه ولوحاته بالإضافة إلى اسمه رقم قيده في السجل التجاري، واسم المدينة المقيد بها، على أن تكون جميع البيانات مكتوبة باللغة العربية.

يجب على الجهات القضائية التي تصدر الأحكام والأوامر الآتية أن تخطر بها مكتب السجل التجاري المختص خلال ثلاثين يومًا من التاريخ الذي تعتبر فيه نهائية:
1 - أحكام إشهار الإفلاس أو إلغائه.
2 - أحكام رد الاعتبار.
3 - الأحكام الصادرة بالحجر على التاجر، أو بتوقيع الحجز على أمواله أو برفعهما.
4 - الأمر الصادر بسحب الإذن بالاتجار، أو بتقييده للقاصر، أو المحجور عليه.
5 - أحكام فصل الشركاء، أو عزل المديرين.
6 - أحكام حل الشركة، أو بطلانها وتعيين المصفين، أو عزلهم.
7 - الأحكام الصادرة بالتصديق على الصلح القضائي أو بفسخه أو إبطاله.
8 - الأمر الصادر بافتتاح إجراءات الصلح الواقي من الإفلاس، والأحكام الصادرة بالتصديق عليه أو بفسخه أو إبطاله.
9 - الأحكام الصادرة بالإدانة في قضايا التزوير والتزييف والرشوة.
ويجب على مكتب السجل التجاري المختص التأشير بالأحكام والأوامر المشار إليها بمجرد إخطاره بها.