يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية أينما وردت في هذه القواعد المعاني المبينة أمامها:

1- الجهة الإدارية: الوزارات والمصالح الحكومية والهيئات والمؤسسات العامة والمجالس والصناديق وما في حكمها.

2- المسؤول الأول: الوزير، رئيس المصلحة المستقلة.

3- المسؤول: الوزير، نائب الوزير، رئيس المصلحة المستقلة، أو موظفو الجهة الإدارية شاغلو الوظائف الإشرافية، أو المشارك في زيارة أو مناسبة رسمية.

4- اللجنة: لجنة الهدايا المشكلة في الجهة الإدارية.

5- الهدية: كل ما يقدم إلى المسؤول على سبيل المجاملة، مهما كانت قيمته المادية أو المعنوية.

يجوز للمسؤول قبول الهدايا التي تقدم إليه في الزيارات والمناسبات الرسمية أو عند استقبال ضيوف الجهة الإدارية الرسميين، مما تقتضي قواعد المجاملة وبروتوكولات الزيارات والمناسبات قبولها، وذلك وفقاً للأحكام الواردة في هذه القواعد.

1- يراعى عند قبول الهدايا ما يأتي:

• أ- ألّا تكون الهدية نقدية بأي حال من الأحوال.

• ب- أن يكون نوع الهدية وقيمتها مما هو متعارف على تقديمه، وذلك بحسب المناسبة التي قدمت فيها وطبيعتها.

• ج- ألّا يكون لمقدم الهدية مصلحة خاصة أو عامة، يرجو الحصول عليها من المسؤول أو الجهة الإدارية.

2- على متلقي الهدية الإفصاح عنها لجهته الإدارية.

1- تكون جميع الهدايا التي تقدم للمسؤولين ملكاً للجهة الإدارية، وتحفظ في مقرها مع تخصيص مكان مناسب لديها لحفظها أو عرضها.

2- استثناءً من الفقرة (1) من هذه المادة، تكون الهدايا الآتية ملكاً لمن قدمت إليه، وله حق الاحتفاظ بها:

• أ- الهدايا السريعة التلف، والهدايا التي تقتنى عادة للاستخدام الشخصي، مهما كانت قيمتها.

• ب- الهدايا التي تقل قيمتها عن مبلغ (10.000) عشرة آلاف ريال أو ما يعادلها للمسؤول الأول في الجهة الإدارية أو تقل قيمتها عن مبلغ (4.000) أربعة آلاف ريال أو ما يعادلها لمن سواه.

3- يجوز لمن قدمت إليه هدية تتجاوز قيمتها المبالغ المشار إليها في الفقرة (ب) من هذه المادة؛ العرض على اللجنة بطلب تملكها.

1- تُشكل في الجهة الإدارية لجنة للهدايا برئاسة أحد مسؤولي الشؤون المالية في الجهة الإدارية وعضوية اثنين من موظفي الجهة، تتولى ما يأتي:

• أ- تثمين الهدايا التي يتطلب الأمر تثمينها، ولها الاستعانة في ذلك بمن تراه من ذوي الخبرة والاختصاص، على أن يكون التثمين بالريال السعودي.

• ب- الإشراف على تسجيل الهدايا التي تنطبق عليها هذه القواعد في سجل خاص يعد لهذا الغرض في الجهة الإدارية.

• ج- وضع آلية لحفظ الهدايا وعرضها، واقتراح التعليمات المنظمة لذلك؛ بما يضمن سلامتها من التلف أو الفقد، وحسن الاستفادة منها.

• د- اقتراح تحويل ما تراه من الهدايا إلى المتاحف أو المقار الحكومية العامة داخل المملكة أو خارجها؛ لعرضها على الجمهور بصورة مناسبة وآمنة.

• هـ- تقدير الفرق الواجب على المسؤول دفعه في حالة رغبته في تملك الهدية التي قدمت إليه مما تتجاوز قيمتها الحدود المنصوص عليها في هذه القواعد.

2- لا تكون توصيات اللجنة نهائية إلا بموافقة المسؤول الأول في الجهة الإدارية.