القواعد التي تنظم وتحكم الرقابة على تلقي الجهات الحكومية هبات وتبرعات
1- يجوز للجهات الحكومية قبول التبرعات وفق الشروط الآتية:
أ- ألا يكون المتبرع مرتبطاً بشكل مباشر بعقد مع الجهة المستفيدة من التبرع أو ترخيص منها، ويقصد بالجهة المحظور عليها قبول التبرع في هذه الحالة، الوزارة أو الفرع أو المكتب أو غيرها -بحسب الأحوال- المصدرة للترخيص أو المبرم معها العقد.
ب- ألا يترتب على التبرع مخالفة للأنظمة والتعليمات أو منح الجهة المستفيدة معاملة تفضيلية أو تمييزية للمتبرع فيما يتعلق بالتعاقد أو إصدار التراخيص أو أي خدمة تتولى تلك الجهة تقديمها مهما كان نوعها.
ج- ألا يكون في التبرع تقديم ميزات مالية أو عينية لمنسوبي الجهة المستفيدة.
د- أن يوافق على التبرع الوزير المعني أو رئيس المصلحة المستقلة أو رئيس المؤسسة العامة أو من يفوض.
2- يحظر على الجهات الحكومية طلب أي تبرع ولأي غرض من المقاولين أو المؤسسات أو الشركات الخاصة أو الأفراد، ويستثنى من ذلك الدعوات التي تقدمها الجهات الحكومية عند حاجتها لرعاية المؤتمرات والندوات والفعاليات العلمية والمهنية التي تنظمها.
3- يكون التبرع للجهة المستفيدة عينيًا، وإذا تعذر ذلك فيكون دفع قيمته بشيك من المتبرع باسم الجهة المستفيدة، ويعطى المتبرع إيصال تسلم بذلك.
4- تطبق في شأن تسلم الأصناف المتبرع بها أو الأصناف المؤمنة من خلال التبرع الأحكام الواردة في المادة (12) من قواعد وإجراءات المستوعات الحكومية.
5- يحدد نوع التبرع وطرق الاستفادة منه وشروط المتبرع -إن وجدت- باتفاق بين المتبرع والجهة المستفيدة، وينفذ التبرع وفقاً للأنظمة والتعليمات والمواصفات الفنية المعتمدة لدى الجهة.
6- يفتح حساب باسم الجهة المستفيدة في مؤسسة النقد العربي السعودي أو أحد المصارف المرخص لها في المملكة يخصص للتبرعات، وتودع الشيكات فور تسلمها من المتبرع، وتزوّد الإدارة المالية المعنية بإشعار الإيداع وصورة من الشيك.
7- تقوم الإدارة المالية بإعداد إذن تسوية يتم بموجبه تعلية المبلغ في حساب الأمانات المتنوعة باسم الجهة المتلقية للتبرع، ويكون القيد المحاسبي كما يأتي:
من حـ/ جاري وزارة المالية أو جاري مؤسسة النقد العربي السعودي أو البنك
حـ/ رقم .... فرع ....
إلى حـ/ الأمانات المتنوعة (تبرعات)
مع إثبات شرح مختصر عن الموضوع يحدد فيه فرع الجهة والغرض من التبرع واسم مقدمه.
8- يكون الصرف من الحساب الوارد في الفقرة (6) من هذه القواعد وفقاً للتعليمات المالية للميزانية والحسابات، وبتوقيع اثنين من مسؤولي الجهة المستفيدة والمراقب المالي. وتقوم الإدارة المالية بعد توافر مستندات الصرف النظامية باستكمال إجراءات الصرف لصاحب الحق بموجب أمر اعتماد صرف يكون القيد فيه كما يأتي:
من حـ/ الأمانات المتنوعة (تبرعات)
إلى حـ/ أوامر الدفع أو الشيكات
وعند ورود إشعار البنك بصرف الشيك يحرر إذن تسوية وفقاً للقيد الآتي:
من حـ/ أوامر الدفع أو الشيكات
إلى حـ/ جاري وزارة المالية أو جاري مؤسسة النقد العربي السعودية أو البنك
حـ/ رقم ... فرع....
مع إثبات الشرح المطلوب كما في قيد إثبات تسلم التبرع.
9- يتم تدوير رصيد الحساب البنكي والآمانات المتنوعة المخصصة للتبرعات لسنة مالية تالية وفق تعليمات إقفال الحسابات وأعداد الحسابات الختامية، وذلك بالتنسيق مع الجهة المختصة في وزارة المالية، ويوضح في طلب التدوير أسباب التدوير المطلوب.
10- يجوز- بعد موافقة الوزير المعني أو رئيس المصلحة المستقلة أو رئيس المؤسسة العامة- إطلاق اسم المتبرع على المشروع المتبرع به، بشرط أن يكون التبرع مميزاً من حيث المساحة التي يقام عليها المشروع أو حجمه أو تكلفته، وله أهمية في خدمة المجتمع، وألا يتكرر الاسم في المكان الواحد.
11- يوجه التبرع للغرض الذي خصصه المتبرع، وفي حالة تحقق الغرض بوسيلة أخرى فللجهة توجيه التبرع -أو الفائض منه- لغرض آخر بعد موافقة المتبرع، وفقاً لهذه القواعد.
12- يخصص سجل إحصائي سنوي في الجهة للتبرعات العينية، تدون فيه جميع التبرعات العينية التي ترد إليها والأصناف المؤمنة من خلال التبرع (وفق النموذج المرافق)، وتزود الجهة ديوان المراقبة العامة بنسخة من هذا السجل في نهاية كل سنة مالية.
13- تنقل ملكية التبرعات العينية التي لها وثائق ملكية إلى ملكية الجهة الحكومية المستفيدة بحسب الإجراءات النظامية المتبعة.
14- ترفع الجهات الحكومية المعنية إلى مجلس الوزراء ما قد يظهر لها من ملحوظات من خلال تطبيقها لهذه القواعد وما تراه من مقترحات في شأنها، وذلك بعد ثلاث سنوات من تاريخ صدورها.
15- يخضع من يخالف هذه القواعد للمساءلة وفقاً لما تقضي به الأنظمة.
16- تحل هذه القواعد محل القواعد التي تنظم وتحكم الرقابة على تلقي الجهات الحكومية تبرعات عينية أو نقدية، الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (98) وتاريخ 15/ 4/ 1421هـ.