يأتي إعداد "دليل إعداد التقارير السنوية للأجهزة العامة" بناء على الأمر السامي الكريم رقم (22364) وتاريخ 1438/5/13هـ، القاضي بتكليف المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة باقتراح القواعد والمعايير والنماذج والمنهجيات والأدوات اللازمة لبناء التقارير السنوية التي ينبغي أن تلتزم بها الأجهزة العامة عند إعداد تقاريرها السنوية، وفقًا للمادة (29) من نظام مجلس الوزراء (1).

ويقصد بالأجهزة العامة في هذا الدليل "الوزارات والهيئات والمؤسسات العامة، بما فيها الجامعات والأجهزة الحكومية الأخرى، والتي ترفع تقاريرها السنوية إعمالاً لمقتضى المادة (29) من نظام مجلس الوزراء". ويشار إلى دليل إعداد التقارير السنوية للأجهزة العامة لاحقاً بـ (الدليل)، ويكون ملزماً للأجهزة العامة كافة.

يشرح الدليل كيفية إعداد التقارير التي تبين أداء الأجهزة العامة، من حيث الإنجازات التي حققتها مقارنة مع السنة المالية المُنقضية، مع شرح التحديات التي واجهتها واقتراحاتها لتحسين سير العمل فيها بكل شفافية. ويربط الدليل بين محتوى التقرير وأهداف رؤى المملكة الحالية، ورؤاها المستقبلية، وكذلك إنجازات الوزارات والمؤسسات العامة والجامعات والأجهزة الحكومية الأخرى.

ويبين الملحق الاسترشادي الملحق بهذا الدليل أفضل المنهجيات والجوانب الشكلية المقترحة لإعداد التقرير وإخراجه.

• 1/1: التقديم

• يُعد التقديم من قبل أعلى سلطة إدارية في الجهاز العام، ويُرفع إلى مقام رئيس مجلس الوزراء، ويُشار فيه بشكل موجز إلى ما يتضمنه محتواه (لا يتجاوز صفحة واحدة).

• 2/1: تعريف المصطلحات والاختصارات

• يتطلب إعداد تقرير بعض الأجهزة العامة ضرورة وجود قائمة تعريف بالمصطلحات والاختصارات الواردة في التقرير، التي يصعب على القارئ معرفة مضامينها دون شرح لها.

• 3/1 جدول محتويات التقرير

• يشتمل هذا الجدول على قائمة بمحتويات كل قسم من أقسام التقرير، وعناصره الرئيسية، وتفرعاته، كما يتضمن القسم على قائمة بالجداول وقائمة بالرسوم البيانية والتوضيحية، والملاحق، وأرقام الصفحات.

• 4/1: الملخص التنفيذي

  • 1- يمثل الملخص التنفيذي للتقرير البند الأخير من القسم التمهيدي، وفيه ينبغي أن تعرض أبرز الموضوعات التي تطرق لها التقرير بشكل موجز وواضح، بالإضافة إلى أبرز ملامح الخطة السنوية.

  • 2- تجب الإشارة في الملخص التنفيذي إلى أبرز مؤشرات الأداء الرئيسة وحالة أداء الجهاز بها.

  • 3- يجب كتابة موجز الإنجازات التي تحققت في الملخص التنفيذي، والتحديات التي واجهت الجهاز العام في تنفيذ خطته، ومدى تأثير ذلك سلبا أو إيجابا على الخطط السنوية القادمة للجهاز.

  • 4- تجب الإشارة في الملخص التنفيذي إلى مرئيات الجهاز العام حول الأساليب التي يمكن تبنيها لتعزيز الإيجابيات في المستقبل والتغلب على السلبيات.

• تجب كتابة هذا القسم بدرجة عالية من الدقة والاهتمام، لأنه يعكس إمكان الجهاز العام في التعبير عن وضعه الراهن وما حققه من إنجازات في ضوء خطته، وما واجهته من معوقات تحول دون ذلك. وعلى كل جهاز الرجوع إلى المهمات الأساسية له، الواردة في نظامه أو تنظيمه، أو الأداة النظامية المنظمة لعمله، والتي ينطلق منها في خططه الاستراتيجية والسنوية. ويمكن الاسترشاد بمنهجيات التحليل المقترحة في الملحق الاسترشادي لكتابة هذا القسم.

• 1/2: المقدمة

• هذا البند يختص بالتعريف بالتقرير وأهدافه، وتمهيد محتواه ومكوناته للمتلقي، وفيما يأتي بيان الأجزاء الأساسية التي يجب أن تحتوي عليه المقدمة:

  • 1- لمحة عامة عن أهداف الجهاز العام.

  • 2- الغرض من التقرير وأهميته والاهداف المتوقعة منه، حيث يشار إلى أن هذا التقرير يأتي استجابة لمتطلبات المادة رقم (29) من نظام مجلس الوزراء.

  • 3- المنهجية التي اتُّبعت في إعداد التقرير، من حيث تبيان المصادر التي من خلالها جمعت البيانات والمعلومات، إضافة إلى النهج الذي اتّبع في وصف وتحليل هذه البيانات والمعلومات بغرض التوصل إلى نتائج وتوصيات محددة.

  • 4- قائمة بالأجزاء التي يشتمل عليها متن التقرير بالإضافة إلى الملاحق (إن وجدت).

• 2/2: التوجه الاستراتيجي

• يجب أن يصف هذا البند أهداف الجهاز المتعلقة بمهماته مع تبيان نوعها.

  • أ. الرؤية والرسالة.

  • ب. نبذة عن الخطة الاستراتيجية للجهاز مع إبراز عناصر الخطة السنوية الحالية موضع التقرير، وعلاقتها بالخطة الاستراتيجية للجهاز العام.

  • ج. أهداف الجهاز الأساسية المتعلقة باستراتيجياته الرئيسة.

  • د. أهداف على مستوى الرؤية الحالية للمملكة أو الرؤى المستقبلية، وهي مهمات مصممة لتحقيق عدد من أهداف الرؤية (مثل الأهداف المسندة من برامج تحقيق الرؤية).

  • هـ. أهداف على مستوى الاستراتيجيات الوطنية، مستنبطة من أبرز التحديات التي يتعين على الدولة مواجهتها على المدى الطويل، والتي تقتضي التعاون الوثيق مع العديد من الجهات.

  • و. أهداف على مستوى استراتيجية القطاع (إن وجدت).

• 3/2 موجز الأداء

• هذا البند يجب أن يحتوي تقريرًا كميًّا عن وضع مؤشرات الأداء الرئيسة للجهاز العام وحالة المبادرات.

  • 1. التقويم السنوي لمؤشرات الأداء الرئيسة للجهة الصادرة من المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة (نموذج رقم 1).

  • 2. حالة المبادرات المعتمدة وفق الإجراءات الرسمية، وتعبأ جميع أجزائها وفق منهجية المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة "أداء" (نموذج رقم 2).

  • 3. المؤشرات الدولية المرتبطة بالجهاز العام وترتيب المملكة وفقًا للمؤشر الدولي، بغية تحقيق أهداف رؤى المملكة الحالية والمستقبلية، والأهداف الاستراتيجية للجهاز العام (إن وجدت). (نموذج رقم 3).

  • 4. مدى رضا المستفيدين عن الخدمات المقدمة من الأجهزة العامة التي تقدم خدمات مباشرة للمستفيدين من خلال التواصل المباشر أو مراكز الخدمة أو المنصات الإلكترونية وفق ما يصدر عن المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة من تقارير حول تجربة المستفيد (إن وجدت) أو من خلال أدوات قياس تجربة المستفيد التي تطبقها الجهة ذاتياً والتي تتواءم مع منهجية المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة في هذا الخصوص، وإبداء مرئيات الجهاز بشأن نتائجها.

• 4/2: أبرز الأعمال والإنجازات

• هذا البند يجب أن يوضح أعمال الأجهزة العامة خلال السنة المالية المنصرمة من خلال النقاط الآتية:

  • 1. الأوامر السامية وقرارات مجلس الوزراء التي تتضمن التوجيه بالقيام بعمل معين، وماذا تم بشأنها، بما في ذلك ما صدر من توجيهات وقرارات حيال التقرير أو التقارير السنوية السابقة. (نموذج رقم 4).

  • 2. أعمال وإنجازات الجهاز التشغيلية والرأس مالية خلال السنة، مع ذكر أسماء المشروعات، ووصف المنجزات، وما لايزال قيد الإنجاز، والأعمال التي لم يُشرع بتنفيذها، مع إيضاح الأثر الاقتصادي والاجتماعي للعمل، إضافة لذكر المبادرات المرتبطة بالعمل، مع مراعاة مقارنة الإنجازات بما تحقق في العام المالي السابق متى كان ذلك ممكنا.

  • 3. بناء القدرات البشرية من حيث التدريب والإيفاد والابتعاث (نموذج رقم 5 و 6).

  • 4. النشاطات الاجتماعية والمؤتمرات والجوائز العالمية والمحلية التي حققها الجهاز. (إن وجدت).

  • 5. أبرز أعمال وإنجازات مكتب تحقيق الرؤية في الجهاز (إن وجد).

  • 6. أي معلومات أخرى ذات أهمية لأبرز أعمال وإنجازات الجهاز.

  • 7. في حالة الأجهزة الرقابية يجب أن يتضمن التقرير معلومات كافية عن الأمور التي تتولى المراقبة عليها ذات الصلة باختصاص الجهاز موطن التقرير.

  • 8. في حالة الأجهزة المالية من الأجهزة العامة والصناديق الحكومية، يرفق بتقرير هذه الأجهزة معلومات كافية عن الأمور المالية (مثل: المركز المالي، واستثمارات الجهاز العام ونحو ذلك إن وجدت).

• 5/2 الفرص والعوامل المساعدة على تحقيقها

• تجب كتابة الفرص التي يرى الجهاز العام إمكان انتهازها وجدواها بعد تقويم العوامل الداخلية والأوضاع الخارجية التي يمر بها الجهاز العام، مع ذكر الأثر المرجو منها، والدعم المطلوب لتحقيقها.

• 6/2: التحديات والدعم المطلوب

  • 1. يجب كتابة نقاط الضعف والتحديات التي يواجهها الجهاز العام مع ذكر تأثيرها، من حيث الأمور التشغيلية والاستراتيجية الداخلية أو العوامل الخارجية التي قد تؤثر على عمل الجهاز العام، مثل (الاقتصاد، والتقنية... وغيرها إن وجدت) مع توضيح ارتباط اختصاصات الوكالات والوحدات الإدارية للجهاز العام بتحقيق الخطة الاستراتيجية للجهاز.

  • 2. يجب طرح المقترحات أو البدائل التي يرى الجهاز العام أنها من الممكن أن تساعد على تجاوز التحديات التي يواجهها، مع وضع تصور أولي لكيفية تنفيذها لضمان حسن سير العمل؛ قد يشمل ذلك: (تطوير الإجراءات أو اختصارها، وتحسين الخدمات، ورفع كفاية التشغيل، وتطوير الكوادر البشرية، وترشيد المصروفات أو غيرها). (نموذج رقم 7).

• يجب تفصيل الوضع الراهن للجهاز العام في هذا البند وكتابة النقاط التالية:

  • 1. يجب تفصيل التنظيم الإداري للجهاز العام، وإدراج التغيرات الإدارية من حيث عدد الوحدات الرئيسة الموجودة في المركز الرئيس، والمديريات والفروع والجهات المرتبطة بها في مناطق المملكة المختلفة، وكذلك الإدارات والأقسام التابعة لكل منها، على أن يرفق الهيكل التنظيمي للجهاز العام مع بيان حالة اعتماده.

  • 2. وضع القوى البشرية، ويشمل البيانات وتفاصيل القوى البشرية، من حيث العدد والجنسية والجنس والمؤهل والتخصص، وبياناً بالوظائف الشاغرة عند نهاية السنة المالية، مع بيان التغيرات التاريخية لهذه البيانات. (نموذج رقم 8 والرسم البياني التابع له).

  • 3. موجز اعتمادات الميزانية والمنصرف الفعلي حسب أبواب الميزانية. (نموذج رقم 9).

  • 4. موجز إيرادات الجهاز العام التقديرية مقارنة بالفعلية بحسابات الجهاز العام الرئيسة. (نموذج رقم. 1).

  • 5. عقود المشروعات الموقعة، وموضوعاتها، وتكاليفها وسير العمل فيها، مقارنة بما ورد في الخطة الاستراتيجية، بحيث يوضع اسم المشروع أو البرامج المعتمدة، ومقدار الاعتماد الوارد في الميزانية، وما أنجز خلال السنة المعد عنها التقرير ونسبته. (نموذج رقم 11).

  • 6. الوضع الراهن للمباني المخصصة للجهاز العام. (نموذج رقم 12).

  • 7. مساهمة القطاع الخاص في تمويل أعمال الجهاز العام وإدارتها. (التخصيص إن وجد).

  • 8. أي معلومات أخرى ذات أهمية تصف الوضع الراهن للجهاز.

يجب أن يتضمن هذا البند تذكيرًا بهدف التقرير، والنقاط الرئيسة التي جاءت في ثناياه، وتجب الإشارة إلى أسباب النجاح أو التعثر لسنة التقرير، مع كتابة لمحة عن مدى إمكانات نجاح الخطة السنوية القادمة.

• 1. يجب أن تكون جميع محتويات التقرير بمعطياته المختلفة منطقية من حيث دقة المعلومات وحداثتها ومصداقيتها.

• 2. المراحل والمدد الزمنية التي يمر بها التقرير السنوي للأجهزة العامة:

  • أ. مرحلة 1: ترفع الأجهزة العامة تقاريرها السنوية إلى ديوان مجلس الوزراء خلال تسعين يومًا من بداية كل سنة مالية - مع مراعاة الأجهزة الحكومية التي نصت أنظمتها على غير ذلك - تنفيذا لمقتضى المادة (29) من نظام مجلس الوزراء، ويحيلها ديوان مجلس الوزراء مباشرة إلى مجلس الشورى.

  • ب. مرحلة 2: يقوم مجلس الشورى بمناقشة التقارير السنوية للأجهزة العامة واقتراح ما يراه حيالها كل على حدة، خلال مدة لا تتجاوز ثلاثة أشهر من تاريخ إحالة التقرير إلى المجلس، ويرفع مجلس الشورى قراره المتخذ في شأن التقرير إلى الملك، بناء على المادة (السابعة عشرة) من نظام مجلس الشورى الصادر بالأمر الملكي رقم (أ/91) بتاريخ 1412/8/27هـ، المعدلة بالأمر الملكي رقم (أ /198) بتاريخ 1424/10/2هـ. ويبلغ مجلس الوزراء الأجهزة العامة التي رفعت تقاريرها السنوية بالقرار الذي أصدره مجلس الشورى في شأنها؛ لدراسته.

  • ج. مرحلة 3: يحيل الديوان الملكي إلى الأمانة العامة لمجلس الوزراء المعاملة المتعلقة بقرار مجلس الشورى الصادر في شأن التقرير السنوي للجهاز العام فور وروده إليه، مع تزويد الجهاز بنسخة من القرار مرافقة لها مذكرة المجلس التسبيبية، تمهيداً لإحالة المعاملة إلى هيئة الخبراء بمجلس الوزراء لدراستها بالاشتراك مع الجهات المعنية.

  • وعلى الجهاز تزويد الهيئة بمرئياته -معتمدة وموثقة من المسؤول الأول فيه- حيال ما تضمنه القرار خلال مدة لا تتجاوز (15) يوماً من تاريخ تزويد الجهاز به، وللهيئة تمديدها بما لا يتجاوز (15) يوماً أخرى، وفي حال لم يزود الجهاز العام الهيئة بمرئياته، فللهيئة استكمال دراسة المعاملة في ضوء الوثائق المتاحة وما يظهر لها في شأنها أو إعادتها لاستكمال ما يلزم.

  • د. مرحلة 4: تقوم الأمانة العامة لمجلس الوزراء بتقديم التقارير السنوية المحالة إليها، وما أعد عليها لمجلس الوزراء؛ لمناقشتها واتخاذ ما يلزم بشأن كل تقرير بصفة منفردة، خلال مدة لا تتجاوز ستة أشهر من تاريخ إحالة التقرير إلى الأمانة العامة لمجلس الوزراء.

• 3. يقوم ديوان مجلس الوزراء بمتابعة الأجهزة العامة فيما يتعلق بالتزامها برفع تقاريرها السنوية ومرئياتها حيال قرارات مجلس الشورى المتخذة في شأن تلك التقارير.

• 4. للأجهزة العامة رفع مقترحاتها حيال ما تراه في شأن هذا الدليل للجنة الدائمة المعنية بتحديثه؛ لمراعاة مقترحاتها عند تحديثه.

• 5. يقع تحت مسؤولية الجهة تقديم التقرير السنوي للإنجازات بشكل ذاتي بالكامل وفق هذا الدليل.

• 6. على الأجهزة العامة التي يقيس أداءها المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة، استخدام المنصات الإلكترونية والتقارير الرسمية للمركز لاستخراج بيانات أدائها من مؤشرات ومبادرات وتقييم لرضى المستفيدين وإدراجها بتقريرها السنوي.

• 7. من الممكن إدراج /حذف أعمدة من قوالب النماذج الموجودة بالدليل وإضافة رسوم بيانية أو توضيحية بحسب اختصاصات وتقدير الجهات.

• 8. على الأجهزة الحكومية نشر تقاريرها السنوية -أو محتوياتها – للعموم، بعد رفعها إلى ديوان مجلس الوزراء، وفق ضوابط تضعها اللجنة الدائمة، وذلك دون إخلال بما تنص عليه أنظمة الأجهزة المشار إليها أو تنظيماتها، وما نصت عليه الأنظمة واللوائح والقرارات والأوامر والتعليمات ذات الصلة بالمعلومات السرية أو ما في حكمها.