يكون للألفاظ والعبارات التالية المعنى المقابل لكل منها، مالم يقتضِ السياق خلاف ذلك:
المجلس: مجلس الشورى.
الرئيس: رئيس مجلس الشورى، أو من ينوب عنه.
العضو: عضو مجلس الشورى.
المسؤول: الرئيس، أو نائبه، أو المساعد، أو الأمين العام، أو كبار الموظفين.
الهدية: كل ما يقدم للعضو أو المسؤول على سبيل المجاملة، مهما كانت قيمته المادية أو المعنوية.
اللجنة: لجنة الهدايا.
يجوز للعضو والمسؤول قبول الهدايا التي تقدم لهم في الزيارات الرسمية، وعند استقبال ضيوف المجلس، التي تقتضي قواعد المجاملة وبرتوكولات الزيارات والمقابلات قبولها؛ وذلك وفقاً لما هو منصوص عليه في أنظمة الدولة، والتعليمات ذات العلاقة، وهذه القواعد.
يراعى عند قبول الهدايا وما في حكمها ما يأتي:
أن لا تكون الهدية نقدية بأي حال من الأحوال.
أن لا يكون هناك شبهة لوجود غرض أو نية سيئة لمقدم الهدية، تدعوه لتقديمها؛ بل يجب أن تعكس الهدية بشكل سليم واضح نية مقدمها الحسنة، وما هو قائم من نزاهة مجلس الشورى وشفافيته.
أن تكون الهدية من حيث نوعها وقيمتها (المادية، أو الأدبية، أو المعنوية) مما يقبل عرفاً تقديمه في المناسبات المقدمة فيها.
أن لا يترتب ـ عرفاً ـ على قبولها إساءة الظن بمن يقبلها، أو أن يكون في قبولها ما يثير الشكوك والاتهامات بإساءة استعمال السلطة في المجلس، أو بعدم النزاهة والشفافية.
أن لا يؤدي قبول الهدية، بأي حال من الأحوال، إلى التأثير على عمل العضو أو المسؤول في المجلس؛ من حيث الحيادية، والصدق، والإخلاص، والنزاهة، والمحافظة على أسرار الدولة ومصالحها وأنظمتها.
أن لا يكون لمقدم الهدية مصلحة شخصية خاصة أو عامة، يرجو الحصول عليها في أمر معروض أو سيعرض على المجلس.
أن لا يكون قبول الهدية مقابلاً لعمل أو دور يجب على العضو أو المسؤول القيام به بحكم انتسابه للمجلس.
تكون جميع الهدايا المقدمة للعضو أو المسؤول ملكاً للمجلس، وتحفظ في مقره، وفقاً للآلية التي تضعها اللجنة، ويعتمدها الرئيس، وتسجل ضمن العهد العينية حسب الأنظمة والتعليمات المنظمة لذلك. ويستثنى من ذلك الهدايا التي يتوافر فيها أي من الأوصاف الآتية:
الهدايا سريعة التلف، التي تقتنى عادةً للاستخدام الشخصي.
الهدايا المقدمة من جهة حكومية أو برلمانية أو منظمة محلية أو إقليمية أو دولية، التي تقل قيمتها عن مبلغ (5000) خمسة آلاف ريال أو ما يعادلها للعضـو أو الأمـين العام أو كبار الموظفـين، أو تقل قيمتها عن (10.000) عشرة آلاف ريال أو ما يعادلها بالنسبة لرئيس المجلس أو نائبه أو مساعده .
الهدايا المقدمة من أشخاص طبيعيين أو اعتباريين أو من جهات خاصة محلية أو خارجية، التي تقل قيمتها عن (2000) ألفي ريال أو ما يعادلها للعضو أو الأمـين العام أو كبار الموظفين، أو تقل قيمتها عـن (4000) أربعة آلاف ريال أو ما يعادلها بالنسبة لرئيس المجلس أو نائبه أو مساعده.
يجب على كل عضو أو مسؤول في المجلس تلقى هدية تنطبق عليها الشروط الواردة في القاعدة الرابعة؛ الإفصاح عنها لرئاسة المجلس، خلال ثلاثين يوماً من تاريخ تلقيه لها، موضحاً قيمتها الماديـة والمعنوية، وظروف تقديمها له. وتضع الإدارة المعنية (الإدارة العامة للعلاقات العامة والإعلام) سجلاً لذلك تحت إشراف اللجنة.
يجب على المجلس الإفصاح للعموم؛ إذا تجاوزت قيمة الهدية المقدمة للعضو أو المسؤول في المجلس (100.000) مائة ألف ريال، ويكون ذلك بأي وسيلة يراها الرئيس.
مع مراعاة ما نصت عليه القاعدة (الرابعة)؛ يجوز للعضو أو المسؤول في المجلس التقدم بطلب تملك الهدية التي قدمت له، مع التزامه بدفع الفرق بين قيمتها التقديرية والحد الأعلى لقيمة الهديـة التي يجـوز له تملكها.
تكوّن بقرار من الرئيس لجنة الهدايا، برئاسة الأمين العام للمجلس، وعضوية كل من:
مدير عام الشؤون الإدارية والمالية.
مدير عام العلاقات العامة والإعلام.
المراقب المالي.
مدير مراقبة المخزون.
تنظر اللجنة فيما يحيله إليها رئيـس المجلس، وترفع توصياتها له، ويُعَدّ قرار الرئيس نهائيًا في ذلك؛ ولها على وجه الخصوص ما يأتي:
- تثمين الهدايا التي يتطلب الأمر تثمينها.
- الإشراف على تسجيل الهدايا التي تنطبق عليها هذه القواعد في سجل خاص يُعد لذلك، ويكون في عهدة إدارة العلاقات العامة والإعلام.
- وضع آلية لحفظ الهدايا وعرضها بالمجلس، واقتراح التعليمات المنظمة لذلك؛ بما يضمن سلامتها من التلف أو الفقد، وحسن الاستفادة منها.
- اقتراح تحويل ما تراه من الهدايا إلى المتاحف، أو المقار الحكومية العامة داخل المملكة؛ لعرضها على الجمهور بصورة مناسبة وآمنة.
- النظر في الطلبات المقدمة من غير الرئيس بشأن الاحتفاظ بالهدايا، والقيام بتقدير الفرق الواجب دفعه من قبل مقدم الطلب.
لا تكون توصيات اللجنة نهائية إلا بموافقة الرئيس عليها، وفي جميع الأحوال يجوز لكل صاحب مصلحة التظلم إلى الرئيس من القرار الصادر بناءً على توصية اللجنة، خلال ثلاثين يومًا من تاريخ الإبلاغ بالقرار محل التظلم.
مع مراعاة ما نصت عليه القاعدتان (السابعة، والتاسعة)؛ تنظر الهيئة العامة للمجلس في طلب تملك الرئيس للهدية، واعتماد قيمة الفرق، ويُعد قرارها في ذلك نهائيًا.