يكون للألفاظ والعبارات التالية المعاني المبينة أمام كل منها ما لم يقتضِ السياق خلاف ذلك.
اللجنة المشتركة الدائمة:
تنظيم يتشكل من أعضاء يمثلون أكثر من جهاز حكومي، يجتمعون لأداء مهام معينة ومستمرة لا ترتبط بمدة محددة أو بعمل واحد أو أكثر بشكل محدد، وقد يكون من بين أعضاء هذا التنظيم من لا ينتمي لأي من الأجهزة الحكومية، سواء كان اختيارهم لأشخاصهم أو لوظائفهم.
اللجنة المشتركة المؤقتة:
هي تنظيم يتشكل من أعضاء يمثلون أكثر من جهاز حكومي يجتمعون لأداء مهام معينة تنتهي بانتهاء عملها أو بانتهاء المدة المحددة لها.
الجهة المشرفة:
الجهة التي تشكل فيها اللجنة وتعقد فيها اجتماعاتها.
اللائحة:
لائحة اللجان الحكومية المشتركة وتنظيم أعمالها.
اللجنة شبه القضائية:
اللجنة التي تختص بموجب سند إنشائها بالنظر في منازعات محددة.
تطبق هذه اللائحة على جميع اللجان الحكومية المشتركة الدائمة التي تشكل في الأجهزة الحكومية إنفاذًا لنصوص نظامية، أو أوامر ملكية، أو أوامر سامية، أو قرارات من مجلس الوزراء، أو قرارات من مجلس الخدمة المدنية، على أن يستثنى من ذلك اللجان الحكومية المشتركة شبه القضائية، ومجالس المؤسسات والهيئات العامة و لجانها المشكلة من بين أعضائها، واللجان التي يتضمن سند إنشائها تفصيلاً لتشكيلها وتنظيم أعمالها وسير إجراءاتها وتحديد مكافأتها.
يراعى أن تتضمن أداة تشكيل اللجنة الحكومية المشتركة الدائمة تحديدا لما يلي:
1- مسمى اللجنة.
2- أهداف ومهام واختصاصات اللجنة.
3- الجهات الممثلة في اللجنة، على أن تقتصر على الجهات المعنية بطبيعة مهمة اللجنة مباشرة.
4- مستوى التمثيل فيها وتخصص أعضائها متى كان ذلك ضرورياً لعمل اللجنة.
5- الجهة المشرفة على اللجنة.
6- الجهة التي ترفع إليها اللجنة نتائج أعمالها وتوصياتها واحتياجاتها، وما قد يعتريها من معوقات.
7- طبيعة عمل اللجنة (متفرغة أو غير متفرغة).
8- تاريخ مباشرة اللجنة لمهامها.
9- مدة زمنية يتم بعدها تقييم عمل اللجان الدائمة المشتركة للنظر في مدى الحاجة لإدخال تطوير عليها، سواء في مجال أهدافها أو مهامها أو اختصاصاتها أو تشكيلها، على ألا تتجاوز هذه المدة خمس سنوات تبدأ من تاريخ مباشرة اللجنة لمهامها.
10- الجهة أو الجهات التي تتولى صرف مكافأة اللجنة.
مع عدم الإخلال بما تتضمنه أدوات تشكيل اللجان الحكومية المشتركة الدائمة، يتم اتخاذ الترتيبات التالية عند تحديد ممثلي الجهات في اللجان المشتركة الدائمة:
1- تتولى الجهة المشرفة تسمية ممثلها في اللجنة ومن ينوب عنه، وتحديد المستوى الوظيفي والتخصص متى كان ذلك ضرورياً، والكتابة بذلك لكل جهة مشاركة في اللجنة خلال مدة لا تتجاوز خمسة عشر يومًا من تاريخ تبليغها بتشكيل اللجنة.
2- تقوم كل جهة ممثلة في اللجنة بتسمية ممثلها، ومن ينوب عنه، وإبلاغ ذلك للجهة المشرفة خلال مدة لا تتجاوز خمسة عشر يومًا من تاريخ تلقيها خطاب طلب تحديد ممثلها، على أن يراعى عند تسمية أعضاء اللجنة ما يلي:
- أن يكون هناك تقارب في المستوى الوظيفي بين أعضاء اللجنة بحيث لا يتجاوز الفارق بين أي من أعضائها مرتبتين، ما لم تتضمن أداة تشكيل اللجنة أو خطاب الجهة المشرفة تحديداً للمستوى الوظيفي لعضو الجهة.
- أن يكون اختيار ممثلي الجهات ومن ينوب عنهم من ذوي الاختصاص في موضوع أعمال اللجنة ما لم تقضِ الضرورة غير ذلك.
- أن تكون تسمية الأعضاء بوظائفهم لا بأشخاصهم ما لم تكن شخصية العضو محل اعتبار.
- على الأجهزة عند تسمية ممثليها في اللجان عدم قصر العضوية على أشخاص معينين، وفتح المجال لجميع القدرات والخبرات الجيدة للإسهام في أعمال اللجان وعلى ألا يتجاوز عدد اللجان الحكومية المشتركة الدائمة التي يشارك فيها العضو خلال السنة المالية الواحدة خمس لجان، ما لم يكن محدداً بالاسم أو المركز الوظيفي في أداة تشكيل اللجنة.
- أن يكون اختيار ممثل الجهة من بين الأشخاص الذين تتيح لهم واجبات ومسؤوليات أعمالهم أو مشاركاتهم في لجان أو مهمات أخرى، المشاركة الفعالة في أعمال اللجنة.
- إذا كانت مهمة اللجنة تقتضي صرف بدل انتداب للأعضاء، فعلى الجهات المشاركة في عضوية اللجنة تسمية أعضائها من بين موظفي فروعها في المنطقة التي ستباشر اللجنة مهامها وأعمالها فيها، ما لم تكن المهمة تتطلب أن يكون الأعضاء من غير موظفي الفروع.
3- يجب أن تمثل كل جهة حكومية بممثل واحد في اللجنة الحكومية المشتركة الدائمة إلا إذا دعت الضرورة إلى أن تمثل أي جهة بأكثر من ممثل، على ألا يتجاوز عدد الأعضاء الممثلين من جهة واحدة ربع أعضاء اللجنة.
ما لم يتضمن قرار تشكيل اللجنة الحكومية المشتركة تسمية رئيس لها، يتولى ممثل الجهة المشرفة رئاسة اللجنة على أن تكون مرتبة رئيس اللجنة أعلى أو على الأقل مساوياً لمرتبة أعلى الأعضاء مرتبة، ويكون له:
1- إدارة أعمالها وتنظيم اجتماعاتها.
2- متابعة حضور أعضائها.
3- الإشراف على سكرتارية اللجنة.
4- متابعة إعداد محاضرها وتقاريرها.
5- التنسيق مع أعضاء اللجنة لتحديد مواعيد اجتماعاتها.
6- الرفع لرئيس الجهة المشرفة حول ما قد يعوق قيام اللجنة بمهامها ومقترحات تطويرها.
تقوم الجهة المشرفة بتسمية (أمين سر) أو سكرتير لأعمال اللجنة المشتركة الدائمة إذا دعت الحاجة لذلك.
يجب أن تؤدي اللجنة المشتركة أعمالها خلال وقت الدوام الرسمي، وإذا دعت الحاجة إلى أن تؤدي أعمالها خارج وقت الدوام الرسمي فلا بد من أخذ الموافقة المسبقة لرئيس الجهة المشرفة على اللجنة.
يعد لاجتماعات اللجنة الحكومية المشتركة محضر يزود بنسخة منه ممثلو الجهات الممثلة في اللجنة يحتوي على ما يلي:
1- رقم المحضر.
2- مسمى اللجنة.
3- تاريخ ووقت ومكان انعقاد الاجتماع.
4- أسماء رئيس وأعضاء اللجنة وجهاتهم، ومن لم يحضر منهم وأسباب عدم الحضور.
5- ما تم بحثه وما انتهى إليه الاجتماع.
6- المشكلات والمعوقات التي تواجه اللجنة ومقترحات حلها، إن وجدت.
7- توصيات اللجنة ومقترحاتها وآلية تنفيذها ومتطلبات ذلك، إذا تطلب الأمر ذلك.
8- تاريخ ووقت ومكان انعقاد الاجتماع القادم وما سيبحث فيه إن وجد.
9- توقيعات الأعضاء وتحفظاتهم إن وجدت.