أ- يقصد بالكلمات والعبارات الواردة في هذا القواعد المعاني الموضحة لها في نظام مراقبة شركات التمويل ولائحته التنفيذية.
ب- لغرض تطبيق أحكام هذه القواعد، يقصد بالكلمات والعبارات الواردة أدناه المعاني الموضحة أمام كل منها -لم يقتضي سياق النص خلاف ذلك-:
القواعد: قواعد إسناد المهام الخاصة بشركات التمويل.
إسناد مهام إلى مقدم خدمات خارجي: أي عقد أو اتفاق يتعهد بموجبه مقدم خدمه خارجي بتقيدم مهام إلى شركة التمويل.
مقدم خدمات خارجي: أي مقدم خدمة تُسند المهام إليه، سواءً كان عضواً في المجموعة التي تنتمي إليها شركة التمويل، أو طرف ذو صلة، أو طرفاً ثالثاً مستقلاً لا صلة له.
المهام الجوهرية: أي مهام يترتب على الإخلال بها أو توقفها تأثير على نشاطات شركة التمويل أو سمعتها أو وضعها المالي أو إذا تضمنت المهام المسندة إلى مقدم الخدمات الخارجي مشاركة أو نقل أو معالجة أو حفظ بيانات المستفيدين ومعلوماتهم.
تُحدد هذه القواعد المتطلبات النظامية من شركة التمويل المرخص لها بموجب نظام مراقبة شركات التمويل الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/ 51) وتاريخ 1433/08/13هـ، التي أبرمت أو تنوي إبرام عقود/ اتفاقيات إسناد مهام إلى مقدم خدمات خارجي.
يجب أن يقترن الاطلاع على هذه القواعد بنظام مراقبة شركات التمويل ولائحته التنفيذية بالإضافة إلى الأنظمة واللوائح والتعليمات والضوابط والقواعد ذات العلاقة.
على شركة التمويل إعداد سياسة مكتوبة تنظم إسناد المهام إلى مقدمي الخدمات الخارجيين ويتم اعتمادها من مجلس الإدارة وتحدث سنوياً.
على شركة التمويل وضع الضوابط والإجراءات الداخلية الملائمة لضمان تحقيق الالتزام بهذه القواعد.
على شركة التمويل التحقق من التزام مقدم الخدمات الخارجي بالأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة، ولا تعفى شركة التمويل من المسئولية في حال عدم التزام مقدم الخدمات الخارجية بالأنظمة واللوائح والتعليمات السارية في أي من العمليات والمهام المسندة إليه.
على شركة التمويل ضمان أن جميع عقود/اتفاقيات إسناد المهام القائمة والمقترحة قد خضعت لعملية مراجعة شاملة للمخاطر عند التعاقد وعند التجديد، ويجب أن تُقّيم هذه العملية عوامل المخاطر الرئيسة ولا سيما المخاطر التشغيلية والقانونية والمخاطر المتعلقة بالسمعة والمخاطر التنظيمية.