الحساب الختامي هو عبارة عن كشوف وبيانات للمصروفات والإيرادات الفعلية مقارنة بما تم تقديره لها، بالإضافة إلى ارصدة حسابات التسوية والحسابات الجارية ومحاضر جرد الصناديق وما يتعلق بذلك من بيانات توضح المركز المالية للجهة في نهاية الفترة المالية.
1- يتعين على كل جهة إعداد حسابها الختامي بعد تقفيل حسابات الشهر الأخير من السنة المالية في المواعيد التي تقررها وزارة المالية والاقتصاد الوطني سنويا وغالبا ما تكون بعد شهر ونصف من انتهاء السنة المالية.
2- تشكل لجنة لمتابعة إعداد الحساب الختامي والإشراف عليه من كل من وزارة المالية والاقتصاد الوطني وديوان المراقبة العامة والجهة الحكومية المعنية.
3- يقدم نسخة من الحساب الختامي لكل من وزارة المالية والاقتصاد الوطني وديوان المراقبة العامة مع نسختين من جدول الحساب الشهري نموذج (20) في الموعد المحدد.
4- يقوم ديوان المراقبة العامة فور تلقيه نسخ الحسابات الختامية من الجهات الحكومية بفحصها وإبداء ما عليها من ملاحظات وإبلاغها لجهاتها كل فيما يخصه.
يتعين على المراجع لدى فحص الحساب الختامي اتباع مايلي :
أولاً - أوراق الحساب الختامي:
يجب على المراجع التثبت من إرفاق الكشوف والبيانات التالية ضمن أوراق الحساب الختامي.
1- مذكرة إيضاحية تبين الأسباب التي أدت إلى وجود تباين بين الإيرادات والمصروفات الفعلية وتقديراتها بالميزانية . كما توضح التجاوزات التي حدثت في بنود المصروفات وكذلك المناقلات بين البنود المختلفة وأرصدة الحسابات المدورة للسنة المالية التالية وأسباب بقائها دون تسوية.
2 – كشوف بمصروفات الميزانية مبينا بها اعتماد الميزانية الأصلي والمناقلات والاعتماد بعد التعديل ، والمصروف الفعلي والباقي من الاعتماد وصور من قرارات المناقلات التي تمت.
3 - كشوف الإيرادات الفعلية والمقدرة.
4- كشوف تفصيلية بأرصدة حسابات، العهد والأمانات والمطلوبات المرحلة إلى السنة المالية التالية موضحاً بها إفراديات مبالغ هذه الأرصدة في نهاية السنة المالية وسبب الخصم على حساب العهد أو التعلية لحساب الأمانات أو الإضافة إلى حساب المطلوبات والأسباب التي حالت دون التسوية داخل حسابات السنة المعنية ، وملاحظات مدير الإدارة المالية على ذلك.
5 - كشوف إفرادية بأرصدة حسابات الحوالات موضحا بها بياناتها والأسباب. التي أدت إلى الترحيل وعدم التسوية داخل حسابات السنة المالية.
6 - إجمالي ما قيد على حساب أو لحساب أية وزارة أو مصلحة حكومية أو مؤسسة عامة على مدار السنة المالية في حساب المستحقات العامة مع ما يثبت مطابقة رصيد هذا الحساب مع الوزارات والمصالح الحكومية والمؤسسات العامة المعنية.
7 - صورة من كشف مطابقة الحساب الجاري المشتمل على ما قيد لحساب وعلى حساب جاري وزارة المالية (الإدارة العامة للحسابات).
8 - محاضر جرد الصناديق في نهاية السنة المالية.
9 – محاضر اجتماعات لجنة إقفال الحسابات وإعداد الحسابات الختامية مدعمة بمرئيات اللجنة وتوصياتها.
10- كشوف مطابقة الحسابات النقدية المفتوحة في مؤسسة النقد والبنوك المحلية وذلك بالنسبة للجهات التي لها حسابات فيها.
ثانياً: المصروفات:
1 - مراجعة الربط الأصلي لبنود الاعتمادات المخصصة لكل باب من أبواب الميزانية الأربعة للجهة المعنية بالميزانية العامة للدولة والتأكد من أن هذه الاعتمادات قد رصدت بالحساب الختامي بأرقامها الصحيحة المعتمدة بالميزانية العامة للدولة لنفس السنة المالية.
2- مطابقة أرقام المصروفات الظاهرة بكشوف وبيانات الحساب الختامي على ماهو مقید بجدول الحساب الشهري من الشهر الأخير من السنة المالية.
3- مراجعة المناقلات التي أجرتها الجهة على اعتماداتها الأصلية وذلك من واقع صور قرارات المناقلات المرفقة بالحساب الختامي والتأكد من الحاجة إليها وأنه تم استخدامها خلال السنة المالية محل الفحص . كما أنها قد تمت وفقاً للتعليمات الواردة بمرسوم إصدار ميزانية السنة المالية المختصة والتعليمات الصادرة عن وزارة المالية والاقتصاد الوطني في هذا الشأن.
4 - مقارنة الاعتمادات المعدلة للمصروفات بالمصروفات الفعلية مع التركيز على الاعتمادات التي لم ينفق منها شيء والاعتمادات التي تم صرف جزء ضئيل منها وهل يرجع ذلك إلى قصور في الأداء أم إلى المغالاة في تقدير الاعتمادات وذلك في ضوء ما تم ذكره بشأنها بالمذكرة الإيضاحية.
5- إعطاء برامج التشغيل والصيانة والمشاريع التي لم تستخدم إعتماداتها أو استخدم نسبة قليلة منها (في حدود 50% فما دون ) الأهمية اللازمة للوقوف، - إن أمكن - على أسباب ذلك، وهل يرجع الأمر إلى التراخي في التعاقد على التنفيذ أو تأخره أو لوجود مشاكل أو عقبات حالت دون تحقيق الهدف من إدراج تلك الاعتمادات أو غير ذلك من الأسباب على أن يوضح الفاحص البيانات المتعلقة بتلك البرامج والمشاريع .
6- التحقق من أن الصرف قد تم في حدود الاعتمادات المقررة وأنه لم يحدث تجاوزات وربط ذلك بما يكون قد تكشف لدى تدقيق المستندات من ملاحظات لها تأثير على أرقام المصروفات الظاهرة بكشوف الحساب الختامي ، كالخصم الخطا على اعتمادات غير مختصة لإخفاء تجاوز ، أو الخصم على حساب العهد لعدم كفاية اعتمادات الميزانية أو استبعاد مبلغ من أحد البنود بالخطأ أو الصرف من الإيرادات او شراء أغراض محظور شراؤها أو صرف اقيام توريدات أو تنفيذ أعمال بالزيادة أو بدون وجه حق او بالتكرار .
7- يتعين على المراجع أن يتوخى في فحصه الاتجاهات العامة للدولة أخذاً في الاعتبار الظروف المالية التي تسود حالات الصرف من ضغط في الإنفاق وترشيده وأن لا يطلب من الجهة أسباب عدم الصرف أو تدنيه بالنسبة للبنود المختلفة عموماً وكذا البنود الأخرى التي يعتبر الصرف فيها غير ملح أو ضروري .
8- دراسة المصروفات التي تخص السنة المالية ولم يتسن تحميلها لحسابات نفس السنة بالتسوية لحسابات العهد نتيجة التهاون أو التراخي أو الاهمال .
ثالثاً - الإيرادات:
1- يتعين على المراجع الاهتمام بمراجعة الإيرادات المقدرة والفعلية خاصة في الجهات الإيرادية مثل مصلحة الجمارك ومصلحة الزكاة والدخل ووزارة البرق والبريد والهاتف وغيرها، لأهمية إيرادات هذه الجهات وتأثيرها على إيرادات الدولة ، وعلى الادارة العامة للايرادات تزويد إدارات مراجعة الحسابات بالديوان والفروع بصورة من تقريرها السنوي الذي يرسل لمكتب التقارير بأهم ما تكشف لها لدى فحص الايرادات بالجهات التي تولت فحص إيراداتها لأخذ ذلك في الاعتبار عند قيام تلك الإدارات والفروع بفحص حساباتها الختامية.
2- تراعى مطابقة بنود الإيرادات الظاهرة بكشوف الحساب الختامي على ما ورد بجدول الحساب الشهري عن الشهر الأخير من السنة المالية.
3 - يجب على المراجع مقارنة الإيرادات المقدرة بالإيرادات الفعلية وبحث أسباب وجود النقص أو الزيادة وهل يرجع النقص في الإيرادات المحصلة عن المقدر تحصيله منها إلى التراخي في التحصيل أو إلى المغالاة في التقدير أو إلى ظهور عوامل طارئة لم تكن في الحسبان مثل إلغاء بعض الأنظمة أو تعديلها مما يكون له صلة بالإيرادات محل البحث أو غير ذلك من الأسباب ، مع ابداء توصياته ومرئياته حول وسائل العلاج الممكنة والمتاحة في هذا الخصوص.
4- على المراجع استخدام خبرته العلمية والعملية لدي فحص الإيرادات للجهات الإيرادية خاصة ، والتعرف على أهمية وضخامة وتأثير كل منها وإجراء الفحص الملائم وابداء التوصيات والمرئيات في ظل ذلك.
رابعاً - حسابات التسوية:
1- حسابات العهد
أ - التحقق من عدم تدوير أرصدة السلف المستديمة وتسديد العهد المؤقتة التي صرفت أثناء السنة المالية وعدم تدوير مبالغها.
ب - التثبت من تسديد جميع أرصدة حساب العهد تحت التحصيل داخل حسابات السنة المالية وعدم ترحيلها إلى دفاتر السنة المالية التالية.
ج - بحث اسباب ظهور رصید شاذ لحساب العهد - إن وجد - مع التوصية بضرورة اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجته.
د- مقارنة رصيد حسابات العهد في نهاية السنة المالية مع الأرصدة المماثلة لها في السنة المالية السابقة لإبراز مدى زيادة أو انخفاض هذه الأرصدة.
هـ - التأكد من تطابق مجموع مفردات بواقي العهد على الإجمالي المقابل لها بكشف التوازن لحسابات العهد وبجدول الحساب الشهري من الشهر الأخير من السنة المالية. و- متابعة المبالغ المقيدة ضمن أرصدة حسابات العهد منذ فترة طويلة ضمن حسابات العهد وبحث أسباب عدم إزالتها واقتراح العلاج المناسب لها.
2 - حسابات الامانات
أ - مقارنة إجماليات أرصدة حسابات الأمانات المختلفة ( أمانات نقدية – أمانات متنوعة ) في نهاية السنة المالية محل الفحص مع أرصدتها الإجمالية المماثلة في السنة المالية السابقة لبيان مدى زيادة أو انخفاض أرصدة هذه الحسابات، من سنة لأخرى .
ب - التأكد من مطابقة الأرصدة الإفرادية لهذه الحسابات مع أرصدتها الإجمالية الواردة بالحساب الختامي وبجدول الحساب الشهري من الشهر الأخير من السنة المالية.
جـ - التثبت من إزالة جميع أرصدة الأمانات (مرتجع الرواتب والبدلات والمكافات) في نهاية السنة المالية بإضافتها إلى الإيرادات المتنوعة، وعدم ترحيل مبالغها بأي حال من الأحوال إلى السنة المالية التالية وفقا لما تقضي به تعليمات إقفال الحسابات وإعداد الحسابات الختامية السنوية.
د- التثبت من قيام الجهة بتسديد المسميات التقاعدية واقساط القروض عن موظفيها لمصلحة معاشات التقاعد وبنك التسليف السعودي وإرفاق ما يؤيد ذلك.
خامساً - الحسابات الجارية:
1- تراعي مطابقة أرصدة الحسابات الجارية الظاهرة بكشوف الحساب الختامي على أرصدة تلك الحسابات بجدول الحساب الشهري من الشهر الأخير من السنة المالية.
2- التأكد من عدم ظهور رصيد لأوامر الدفع استنادا للتعليمات التي تقضي بعدم التدوير.
3- التثبت من أن المبالغ المقيدة بحسابي تسوية المستحقات العامة وجاري وزارة المالية قد تمت مطابقتها على رصيد حساب الجهة محل الفحص بالإدارة العامة للحسابات بوزارة المالية والاقتصاد الوطني وذلك من واقع كشف المطابقة والتأكد من عدم ترحيل أرصدة هذين الحسابين للسنة المالية التالية.
4- فحص ومتابعة المبالغ المقيدة بحساب المطلوبات وبحث الأسباب التي حالت دون تسويتها خصوصا المبالغ القديمة منها.
5- التأكد من قيام الجهة بجرد الصناديق التابعة لها خلال المدة المحددة لها وأن محاضر جرد هذه الصناديق موقعة من أعضاء لجان الجرد ومرفقة بالحساب الختامي.
6- التأكد من أن كافة موجودات تلك الصناديق قد تم ايداعها لدى مؤسسة النقد العربي السعودي أو أحد فروعها أو فرع البنك الذي تتعامل معه الجهة في حالة عدم وجود فرع للبنك المركزي السعودي.
يتعين على المراجع - بصفة عامة - مراعاة ما يلي:
1- ما تقضي به مراسيم إصدار الميزانيات.
2 - ما يطرا على قواعد تنفيذ الميزانيات من تعديلات.
3 - التعليمات المالية ذات العلاقة.
4 - الأحكام الواردة بتعليمات إقفال الحسابات وإعداد الحسابات الختامية.
5 - إتخاذ أي إجراءات أخرى يراها المراجع ضرورية.