يقصد بالمصطلحات الآتية -أينما وردت في هذه اللائحة- المعاني الموضحة أمام كل منها، ما لم يقتضِ سياق النص غير ذلك:

• اللائحة: لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها.

• المعلومة: ما يدون على الوعاء من نصوص أو أرقام أو رسوم أو صور أو نقوش لتحقيق غرض معين أو إيضاحه.

• الوعاء: وعاء ورقي أو وعاء إلكتروني قابل لاحتوائه معلومات معينة.

• الوعاء الورقي: مادة مصنوعة من الورق قابلة لأن يدوَّن عليها معلومات معينة.

• الوعاء الإلكتروني: مادة مصنوعة من الأوعية التقنية الحديثة التي تحتوي على معلومات.

• الرسالة: مكاتبة على شكل وعاء ورقي أو وعاء إلكتروني بين طرفين (مرسل ومرسل إليه) يكون أحدهما أو كلاهما جهة رسمية، وتحتوي على معلومات معينة، سواء أكان مصدرها وزارة أو مؤسسة أو هيئة عامة أو مصلحة حكومية لها شخصية اعتبارية أو أياً من الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية أو الاعتبارية.

• الوثيقة: وعاء يحتوي على معلومات تتعلق بأعمال الدولة ومصالحها، سواء نتج هذا الوعاء عن عمل من أعمال أجهزتها أو من سواه، ما دام الأمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها التاريخية.

• المرافقات: ما يربط بالرسالة من وثائق أو مواد تتعلق بموضوعها وتعد جزءاً منها.

• المعاملة: الرسالة الواردة أو الصادرة وما يرتبط بها من مرافقات تتعلق بموضوعها.

• التوثيق: التأكد من تكامل جميع الإجراءات لتسجيل الرسالة في سجلات الصادر أو الوارد وأعمال الحفظ والمراجعة ونحو ذلك؛ لإضفاء صفة الرسمية عليها وتسهيل الرجوع إليها ومتابعتها.

• الأصل: الأوعية الأصلية للمعلومات التي تصدرها أو تنتجها جهة الاختصاص، كالمكاتبات والسجلات والبيانات والتقارير والقرارات والمحاضر.

• النسخة: وعاء المعلومة المطابق تماماً للأصل.

• الصورة: وعاء المعلومة المأخوذ من الأصل أو النسخة بأي من وسائل التصوير.

• التركين: تأشيرة يدونها معد الرسالة أو المسؤول عن مراجعتها، ويكون موضعه تحت آخر سطر في الرسالة من الجهة اليمنى.

• الظرف: وعاء حفظ ورقي أو بلاستيكي مغلق من أربع جهات ويفتح من أحدها، ويستخدم لحفظ الوثائق المرسلة إلى طرف آخر.

• الحافظة: وعاء يستخدم لحفظ مجموعة من الوثائق التي يربطها رابط معين، كالموضوع أو التاريخ أو النوع أو المصدر.

• الحاوية: وعاء يستخدم لحفظ مجموعة من الحافظات التي يربطها رابط معين، كالموضوع أو التاريخ أو النوع أو المصدر.

• الطرد: وعاء حفظ يحتوي على مجموعة من الوثائق أو المواد التي ترافق الرسالة، سواء أكانت حقيبة مصنوعة من الحديد أو الجلد أو القماش أو غير ذلك.

• الجهاز: كل وزارة أو مؤسسة أو هيئة عامة أو مصلحة حكومية ونحوها لها شخصية اعتبارية ولها ميزانية مستقلة.

• الوثائق الدائمة الحفظ: الوثائق التي يقرر حفظها بصفة دائمة بناءً على ما تقتضيه أنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات.

• الوثائق التاريخية: الوثائق التي انتهت الحاجة إليها لأغراض العمل الرسمي، ولها قيمة ثقافية تستدعي حفظها لأغراض البحوث والدراسات التاريخية.

• المؤسسة: مؤسسة البريد السعودي.

• العنوان الوطني: محل الإقامة العام لكل من الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية أو الاعتبارية لتلقي الإشعارات والتبليغات ونحوها، الذي تكون مسؤولة عنه المؤسسة.

• البريد الرسمي: نقل المواد البريدية المرسلة من أي جهة حكومية.

• الغرف البريدية: خدمة لتلبية احتياج قطاع الأعمال والجهات الحكومية، تتضمن توفير جميع الأدوات البريدية، وتشغيلها بشكل كامل.

تهدف اللائحة إلى الآتي:

• 1- وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها فيما بين الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية، ومتابعتها والمحافظة على أمن معلوماتها وتصنيفها.

• 2- وضع الضوابط التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية ومعلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها والتعامل معها، وذلك خلال عمليات التسلم والتسليم والتوثيق والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول، وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية وفي أماكن العمل.

يقصد بعمليات الاتصال للجهاز: جميع أشكال المراسلات التي يكون ذلك الجهاز طرفاً فيها، ومن هذه المراسلات ما يأتي:

• 1- التي تكون بين قطاعات الجهاز وفروعه ووحداته.

• 2- التي تكون بين الجهاز والأجهزة الأخرى.

• 3- التي بين الجهاز والأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية.

• 4- التي بين الجهاز الممثل للدولة والأجهزة المماثلة في الدول الأخرى.

• 5- التي بين الجهاز الممثل للدولة والمنظمات الإقليمية والدولية.

يكون الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- من خلال مستويات إدارية متساوية. وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن.

لا يجوز للأجهزة إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج المملكة أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية.

1- إذا كان للمسؤول أكثر من مركز وظيفي رسمي، فيخاطب باسم الوظيفة التي يتعلق بها الموضوع.

2- تسلم الرسالة للجهة الموجهة إليها الرسالة.