المادة الأولى
يُقصد بالتاجر، في تطبيق نظام الدفاتر التجارية، التاجر الفرد والشركة التي يكون غرضها الرئيس القيام بالأعمال التجارية.
يُقصد بالتاجر، في تطبيق نظام الدفاتر التجارية، التاجر الفرد والشركة التي يكون غرضها الرئيس القيام بالأعمال التجارية.
كل تاجر يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال، يلتزم بمسك الدفاتر التجارية المنصوص عليها في المادة الأولى من نظام الدفاتر التجارية. وفي حالة منازعته في أن رأس ماله لا يزيد على المائة ألف ريال، يجوز لوزارة التجارة الرجوع إلى مصلحة الزكاة والدخل لمعرفة رأسماله.
يكون دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد ودفتر الأستاذ العام وفقاً للنماذج المرفقة بهذه اللائحة.
ويجوز أن تدون البيانات الخاصة بالدفاتر التجارية عن طريق الحاسب الآلي وذلك بالنسبة للمؤسسات والشركات التي تستخدم الحاسب الآلي في حساباتها وفقاً للقواعد الآتية:
أولاً) يجب أن يتصف نظام الحاسب الآلي بما يلي:
أ. أن يسمح النظام المتبع في معالجة المعلومات التي تدون على الحاسب الآلي بالتفتيش على هذه المعلومات في أي وقت.
ب. يجب استخراج بيانات مطبوعة من الحاسب الآلي (مخرجات) بشكل دوري منتظم (أسبوعي، شهري، وربع سنوي ...إلخ) وتكون هذه المخرجات مرقمة الصفحات ومؤرخة وتتضمن جميع المعلومات المدخلة في الحاسب الآلي لتكون مستندًا يمكن الرجوع إليه لتحديد أي إضافات أو حذف من المعلومات المدونة على تلك المخرجات بحيث يمكن ربط ومقارنة البنود الظاهرة في المخرجات بمفردات المدخلات مفردة مفردة.
ج. أن يكون كل بند من البنود الظاهرة في المخرجات مؤيدًا بمستند مكتوب وفي حالة غياب ذلك بسبب إدخال المعلومات مباشرةً في الحاسب الآلي يجب أن يعزز البند بإيضاح مكتوب.
د. أن تتوفر إمكانية استخراج وإعادة استخراج المخرجات المذكورة أعلاه في أي وقت.
هـ. أن توثق المنشأة نظام إدخال وتوجيه المعلومات (القيود المحاسبية) في الحاسب الآلي، برامج الحاسب الآلي إذا كانت تعدها المنشأة بنفسها، التعليمات المتعلقة بتشغيل الحاسب الآلي ووظائف واختصاصات الأفراد الذين يقومون بتشغيله، وذلك للرجوع إليها عند الحاجة.
و. أن تتوفر لدى المنشأة وسائل الأمان الكافية التي تكفل الحفاظ على أمن وسلامة أجهزة الحاسب الآلي وبرامجه وأن يكون لديها ضوابط رقابية كافية تحول دون التلاعب في البرامج والمعلومات المثبتة على الحاسب الآلي "المدخلات والمخرجات" وأنه يمكن فحص ومراجعة الوسائل والضوابط.
ثانياً) تكون المنشآت التجارية التي تستخدم الحاسب الآلي لدفاترها التجارية، مسؤولة مسئولية مباشرة عن صحة البيانات المحاسبية المدونة في الدفاتر التجاريّة، وبما يطابق فعلاً ما تم الاحتفاظ به لتلك البيانات والمستندات والمعلومات المحفوظة بالملفات، وفي حالة حدوث ما يخالف ذلك تطبق على المنشأة وكل من تسبب في ذلك ما تقضي به الأنظمة والتعليمات المعتمدة.
ثالثاً) يجب على المحاسب القانوني المرخص له بمزاولة المهنة أن يضمن تقريره عن المنشآت التي يراجع حساباتها ما يفيد أن المنشأة تدون البيانات الخاصة بالدفاتر التجارية على الحاسب الآلي حسب النظام، وأن القوائم المالية مطابقة لما هو مدون على الحاسب الآلي.
يجب قبل استعمال الدفاتر التجارية أن ترقم كل صفحة من صفحاتها وأن تقدم للغرفة التجارية الصناعيّة الواقع في دائرتها محل نشاط التاجر لاعتمادها بتوقيع الموظف المختص على الصفحتين الأولى والأخيرة من كل دفتر وختمهما بخاتم الغُرفة بعد التحقّق من تسلسل الترقيم.
يخصص في كل غرفة تجارية سجل خاص يقيد به عدد الدفاتر التجارية التي تم اعتمادها لكل تاجر وأنواعها وتاريخ اعتمادها، وبيان أسماء مشروعات التاجر التي ستُخصّص لها تلك الدفاتر.
يجب أن تكون الدفاتر التجارية خالية من أي فراغ أو كتابة في الهوامش أو كشط أو تحشير فيما دون بها. وفي حالة وقوع خطأ في قيد أحد البيانات يتم تصحيح هذا الخطأ بقيد آخر في تاريخ اكتشافه.
لا يجوز للتاجر استعمال دفتر جديد إلا بعد انتهاء صفحات الدفتر السابق والتوقيع على الصفحة الأخيرة منه بعد آخر قيد فيه من أحد المحاسبين القانونيين المرخص لهم، وتقديم شهادة من المحاسب بذلك، أو تقديم الدفتر للموظف المختص بالغرف التجارية والصناعية للتوقيع عليه بما يفيد ذلك.
يتعين على التاجر وورثته عند وقف نشاط المحل التجاري تقديم الدفاتر التجارية الخاصة بالمحل إلى الموظف المختص بالغرفة التجارية والصناعية للتأشير عليها بما يفيد ذلك.
يصدر باعتماد تعيين موظفي الغرف التجارية والصناعية المنوط بهم القيام بأعمال الدفاتر التجارية المنصوص عليها في هذه اللائحة، قرار من وزير التجارة.
يتولى مباشرة الادعاء العام أمام ديوان المظالم في مخالفات أحكام نظام الدفاتر التجارية ولائحته التنفيذية، ممثل الادعاء العام بالوزارة وفروعها كل بحسب اختصاصه.