أولاً
التعديلات السابقة
يكون في المقر الرئيس لكل جهاز حكومي مركز للوثائق والمحفوظات يسمى (مركز الوثائق والمحفوظات)، يُحدد ارتباطه إدارياً بقرار من رئيس الجهاز، ويجوز إنشاء مراكز وثائق ومحفوظات فرعية في قطاعات وفروع الأجهزة الحكومية بحسب الحاجة.
يكون في المقر الرئيس لكل جهاز حكومي مركز للوثائق والمحفوظات يسمى (مركز الوثائق والمحفوظات)، يُحدد ارتباطه إدارياً بقرار من رئيس الجهاز، ويجوز إنشاء مراكز وثائق ومحفوظات فرعية في قطاعات وفروع الأجهزة الحكومية بحسب الحاجة.
يهدف المركز إلى تطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية والخطط المتعلقة بالوثائق من خلال الآتي:
1- جمع وثائق الجهاز وتنظيمها وحفظها.
2- تيسير الحصول على الوثائق عند الحاجة إليها.
3- العمل على الحيلولة دون إنتاج الوثاق التي لا حاجة إليها؛ بما يحقق توفير الوقت والجهد والتكاليف المالية والإدارية.
4- العمل على الارتقاء بنوعية الوثائق وتنميط المتماثل منها بالتعاون مع الوحدات المعنية في الجهاز الإداري؛ بما يسهل الأداء ويساعد على ميكنة العمل الإداري.
5- نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في المركز بشكل خاص والجهاز بشكل عام.
تكون مهمات المركز على النحو الآتي:
1- التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
2- فهرسة وثائق الجهاز، ومسحها، وتكشيفها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
3- توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
4- التنسيق مع الجهات المختصة في الجهاز لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص.
5- التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل.
6- الرصد التاريخي لنشأة الجهاز وأنظمته ولوائحه وخططه وبرامجه ومشاريعه وتنظيماته الإدارية والإجرائية.
7- العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
8- متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في الجهاز.
9- العمل مع الإدارات المختصة في الجهاز لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في هذا الشأن.
10- تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها في ميزانية الجهاز السنوية.
11- إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية.
12- أي مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصة.
يكون المستوى التنظيمي لوظائف المركز وشروط التعيين والتزامات الموظفين؛ وفقاً لما يأتي:
1- تحدد مرتبة مدير مركز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية الرئيسية (الوزارات وما في حكمها) حسب حجم التشكيل الإداري للجهاز الحكومي ووفق قواعد التصنيف للخدمة المدنية، بحيث لا تقل مرتبته عن (الحادي عشرة) أو ما يعادلها وألا تزيد على (الثالثة عشرة) أو ما يعادلها. أما بالنسبة إلى مراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية غير الرئيسة (الهيئات والمؤسسات العامة وما في حكمها)، وفي قطاعات وفورع الأجهزة الحكومية الرئيسة، فتحدد مرتبة مدير المركز وفقاً لحجم الجهاز الحكومي، وحجم القطاع أو الفرعن ومهماته وأعماله، وعدد موظفيه، والمستوى الوظيفي لرئيسه، ويُحدد تبعاً لذلك العدد الكافي من الموظفين للمركز الرئيس وفروعه، وتتولى كل من وزارة المالية ووزارة الخدمة المدنية -بالتنسيق مع الجهاز الحكومي- تحديد ذلك مراعية فيه مهمات المركز وطبيعته وحجم عمله المتوقع القيام به.
2- يُشترط فيمن يُعيّن مديراً لمركز الوثائق والمحفوظات -بالإضافة إلى الشروط العامة للتوظيف- الكفاية المهنية، والتأهيل العلمي والخبرة العملية في مجال الوثائق والمحفوظات، وألا يقل مؤهله عن الشهادة الجامعية أو ما يعادلها وحصوله على التدريب المناسب في هذا المجال.
3- يشترط فين يُعيّن في المركز من العاملين -بالإضافة إلى الشروط العامة للتوظيف- أن يكون حاصلاً على مؤهل علمي في مجال الاختصاص أو في تخصص وثيق الصلة بنشاط المركز إضافة إلى حصوله على التدريب المناسب في مجال الوثائق والمحفوظات.
4- يلتزم مدير وموظفو المركز بالمحافظة على سرية الوثائق والمعلومات التي لديهم وألا يتم إطلاع أحد عليها إلا بما يتوافق مع الأنظمة واللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بما يأتي:
1- إعداد وإصدار إجراءات تسييير أعمال الوثائق في الوحدات المختصة بمراكز الوثائق والمحفوظات، والاستعانة بمن يراه من الجهات ذات العلاقة لتحقيق ذلك.
2- إيضاح الكيفية التي تتم بها أعمال الفرز، والفهرسة، والمسح الضوئي، والتصنيف، والترميز، والتكشيف، والترميم، والتعقيم، ونحو ذلك مما يسهل مهمة كل موظف ويمنع التداخل بين الاختصاصات والأعمال.
3- وضع القواعد والشروط اللازمة لمتطلبات برامج التوثيق الآلي بما يتلائم مع البرنامج المركز للوثائق لديه ويسهل ربط البرامج الوثائقية بعضها ببعض في مختلف الجهات الحكومية، وذلك وفق إجراءات وتنظيمات تحدد الصلاحيات وما يسمح بالاطلاع عليه أو تبادله.
4- العمل على تصميم برنامج آلي موحد لأعمال التوثيق بمراكز الوثائق والمحفوظات مع الأخذ في الاعتبار إمكانية ربطها ببرنامج المركز.
5- التعاون مع الجهات ذات العلاقة من أجل إعداد قواعد تنميط وتوحيد وصياغة نماذج الموضوعات المتماثلة في الجهاز الحكومي، بما يساعد على دقة وإختصار وإيضاح موضوع كل وثيقة، ويسهل أداء العمليات الفنية، ويمكن من الوصول إلى المعلومات ومصادرها بيسر وسهولة.
6- إجراء الدراسات اللازمة لتحدي التجهيزات الفنية لبيئة حفظ الوثائق وفقاً لما يتوافر أو يستجد من تقنيات وأدوات حديثة تخدم هذا الغرض، وإبلاغ مراكز الوثائق والمحفوظات بها، وله الاستعانه بمن يراه من الجهات المختصة أو ذات العلاقة في ذلك.
يكون الهيكل التنظيمي لمراكز الوثائق والمحفوظات الرئيسة -والفرعية إن وجدت- في الأجهزة الحكومية وفق الشكلين التنظيميين الآتيين:
أ- الشكل الأول
ب- الشكل الثاني
مع مراعاة ما ورد في البند (رابعاً) من هذه الترتيبات، تتولى كل من وزارة المالية ووزارة الخدمة المدنية -بالتنسيق مع الجهاز الحكومي- تحديد الهيكل التنظمي المناسب لمراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية وفق الشكلين التنظيميين الواردين في البند (سادساً) من هذه الترتيبات.
يكون تنظيم وحدات مركز الوثائق والمحفوظات، وأهدافها ومهماتها؛ وفقاً للدليل التنظيمي المرافق لهذه الترتيبات.