الوعاء : هو الشيء الذي يحوي معلومات معينه .

تنقسم المعلومات الى ثلاثة أنواع : -
أ ـ معلومات أساسية كالـنـصـوص وتشمل المراسلات والسجلات القضائية ونحوها .
ب - معلومات أساسية غير نصية وتشمل الخرائط والـصـور والـرسـوم ونحوها .
جـ - معلومات مرشدة كالفهارس والكشافات وما يماثلها من السجلات .

تدون المعلومات النصية على وسائط ورقية وفقا لما يلي :
أ - تدون الوثائق المهمة على ورق رسمي أمني .
ب ـ تـتـم المكاتبات الرسمية الموجهة للأجهزة الأخرى على ورق رسمي أمني .
جـ - تتم المكاتبات الرسمية داخل الجهاز على ورق رسمي .

تدون المعلومات غير النصية كالخرائط والصور على أجود المواد الخاصة بها وعلى وسائط الحفظ الحديث وفقا للتقنيات الحديثة .

يراعى تدوين المعلومات المرشـدة على وسائل تخزين المعلومات وفقا للتقنيات الحديثة .

الورق الرسمي : هو الذي يحمل إسـم الدولة وشعارها الرسمي و إسـم الجهاز.

الـورق الرسمي الأمني : هو الذي يحمل اضافة الى ما ورد في المادة (6) سـمه أمنيـة تحدد بالإتفاق بين المركز الوطني ووزارة الماليـة (مطـابع الحكومة ).

يكون الوعاء الورقي متناسبا من حيث الجودة مع أهمية ما يدون فيه من معلومات .

تقسم الأوعية الورقية المراد استخدامها من حيث الجوده الى ثلاثة أنواع : -
أ- ورق ممـتـاز : ويخصص للمكاتبات ذات الحفظ الدائم .
ب ـ ورق جـيـد : ويخصص للمكاتبات ذات الحفظ المؤقت .
جـ ـ ورق عـادي : ويخصص للمسودات الخطيه .

تلتزم الأجهزة الحكومية فيما يصدر عنها من خطابات ومرفقات بالمقاسات المحددة بقرار مجلس الوزراء رقم 126 لعام 1406هـ .