يقصد بالإطلاع تمكين الباحثين والدارسين من قراءة الوثائق والمحفوظات المطلوبة دون الحصول على صور منها .

يقصد بالتداول تمكين الباحثين والدارسين من الحصول علـى صـور مـن الوثائق والمحفوظات .

• 1- الوثائق الرسمية ملكية عامة للدولة.

• 2- نشر الوثائق الرسمية وطباعتها وترجمتها وتوزيعها حق من حقوق الدولة، ويمثل الدولة في ممارسة هذا الحق المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

• 3- لا يجوز لأي جهة أخرى أن تمارس هذا الحق ، وعلى المركز والجهة المعنية بحماية حقوق المؤلف وسائر الحقوق الفكرية أن تتولى متابعة هذا الأمر على ضوء الأنظمة الصادرة في هذا الخصوص.

• 4- على الجهات المصدرة للوثائق النظامية أن تزود المركز في حينه بنسخة مصدقة مما يصدر عنها من الوثائق التي تضع قواعد عامة وما يلحق بها من تعديلات.

• 5- على الجهات المصدرة للوثائق النظامية أن تحصر القواعد النظامية الصادرة عنها في الأنظمة واللوائح ، وذلك بإضافة القاعدة الجديدة في المكان المناسب لها من النظام أو اللائحة حتى يسهل حصر ومتابعة هذه النصوص وضبطها.

• 6 - يكون الوعاء المقدم وثيقة معتبرة إذا كان: 

  • أ - الوثيقة الأصلية.

  • ب- نسخة أو صورة عن الوثيقة الأصلية مصدقة ومختومة من مركز الوثائق في الجهة المختصة أو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو إحدى سفارات المملكة في الخارج بعد الإطلاع على أصل الوثيقة مع الإشارة إلى ذلك في عبارات التصديق.

  • ج- نسخة أصلية من الجريدة الرسمية لحكومة المملكة العربية السعودية، أو صورة من الجريدة مصدقة ومختومة من مركز الوثائق في الجهة المختصة أو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو الجهة المختصة في الجريدة الرسمية أو إحدى سفارات المملكة في الخارج ، بعد الإطلاع على النسخة الأصلية للجريدة مع الإشارة إلى ذلك في عبارات التصديق.

  • د- وعاء جديداً صادراً عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

• 7 - تقسم الوثائق والمحفوظات لأغراض الإطلاع والتداول إلى فئتين:

  • الفئة الأولى :

  • وثائق يجوز الإطلاع عليها وتداولها : وهي الوثائق التي تتعلـق بموضوعات عامة غير سرية تم نشرها أو إبلاغها للجهات والأشخاص الاعتباريين أو الطبيعيين، وتتاح هذه الوثائق للباحثين والدارسـين ومراكز البحث العلمي للإستفادة منها في المجالات العملية والعلميـة والتوثيقية، ومن هذه الوثائق الأنظمة واللوائح والسياسات والخطـط والبرامج والميزانيات والإحصائيات والأبحاث والدراسات والتقارير الإحصائية .

  • الفئة الثانية :

  • وثائق يحظر نشرها أو الإطلاع عليها أو تداولها لغير الموظفـين المختصين أو بأمرهم، لسريتها أو لاشتمالها على معلومـات تخـص جهات محددة أو أشخاص معينين بذاتهم، وليس من المصلحة الاطلاع عليها أو إفشاء ما تضمنه من بيانات أو معلومات، ويتم الإطلاع على هذه الوثائق والمحفوظات وفقاً للشروط المحددة في هذه اللائحة .

• تصنف درجات سرية الوثائق والمحفوظات على النحو التالي :

  • أ- وثائق ومحفوظات سرية للغاية : وهي الوثائق والمحفوظات التي تؤدي معرفة بياناتها للغير إلى الإضرار بأمن الدولة . ومن أنواع هذه الوثائق : وثائق الخطط العسكرية، وكميات الأسلحة ، وأنواعها ومواقعها . ولا يجـوز عـادة الإطلاع على هذه الوثائق خلال مدة حظرها إلا من قبل كبار المسئولين المعنيين بمثل هذه الوثائق ، أو المحاكم المعنية بالنظر في قضايـا أمـن الـدولـة وبالقدر الضروري للفصل في هذه القضايا. 

  • ب- وثائق ومحفوظات سرية جداً : وهي الوثائق والمحفوظات التي يؤدي إفشـاء بياناتها إلى الإضرار بالمصالح العامة أو الخاصة ، ومن أنواع هـذه الوثـائق: الوثائق المتعلقة بالأسرار الإدارية ، والوثائق المتعلقة بالأسـرار الصناعيـة، والوثائق المتعلقة بالأسرار التجارية . ولا يتم الإطلاع عادة على هذه الوثائق خلال مدة حظرها إلا من قبل المختصين.

  • ج- وثائق ومحفوظات سرية : وهي الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بمواضيـــع أو قضايا فردية يترتب على إفشائها أو الإطلاع عليها تأثيرات سيئة على الحيـاة الإجتماعية للجماعات أو الأفراد، ومن أنـواع هذه الوثائق : وثـائق التحقيقات ، والأحكام المتعلقة بقضايا الأفراد. ولا يتم الإطلاع عادة على هذه الوثائق إلا من قبل المختصين.

• يجوز الإطلاع على الوثائق والمحفوظات السرية الواردة في المادة ( 4 ) أعلاه من قبل الباحثين والدارسين وفقاً للضوابط التالية:

• أ - أن تكون هذه الوثائق أو المحفوظات محتوية على بيانات أو معلومات صالحة للبحوث والدراسات في الموضوعات المراد بحثها ، مما يثري البحث العلمـي ويساعد في التغلب على الآثار السلبية للقضايا المدروسة.

• ب- إزالة أسماء الأشخاص الواردة في صور الوثائق أو المحفوظات التي يـزود بهـا الباحثين والدارسين قبل تمكينهم من الإطلاع عليها.

• ج- أن تكون مدة حظر الوثيقة - ذات الحظر المؤقت - قد انتهت.

• د- أن يكون الباحث أو الدارس ممن يعرف له مكانه العلمي في مجال بحثه، أو يحضر خطاباً رسمياً من الجهة المشرفة على بحثه أو الجهة التي يتبع لها.

• هـ- أن يشار في مصادر البحث إلى هذه الوثائق ومكان وجودها.

• و- أن يزود المركز بثلاث نسخ من هذا البحث يتم إيداعها في مكتبة المركز.

• تقوم كل جهة حكومية بتزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بأسماء أنواع وثائقها السرية التي تنتمي لكل صنف من أصناف درجات السرية ، وتقترح نوع السرية لكل منها _ دائمة أو غير دائمة _ وإذا كانت غير دائمة فتقترح المدة التي يمكن أن تتـاح بعدها للإطلاع والتداول وفقاً للضوابط الواردة في المادة (5) من هذه اللائحة . ويتـم التزويد، بهذه البيانات بتعبئة أنموذج الوثائق السرية رقم (1) .

• يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بناءً على البيانات الواردة من الأجهزة الحكومية ، وبعد التفاهم معها ، بإصدار قوائم بدرجات السرية ، وتضمن قائمة كل درجه أسماء أنواع الوثائق السرية المتعلقة بها ، وموضوع الوثيقة ونوع السرية ومـدة السرية التي يمكن أن تتاح بعدها للإطلاع أو الحصول على صورة منها ، ويزود المركز كل جهاز حكومي بنسخة من هذه القوائم.

• تثبت درجة السرية على الوثائق السرية عند إنشائها من قبل الوحدة الإدارية المنشئة لها وفقاً لأنواع الوثائق الواردة في البيانات الصادرة عن المركز ، ويكون هذا التثبيـت في النصف الأعلى من الوثيقة.

يجب عدم إضفاء طابع السرية على الوثائق غير السرية حتى يبقى للسرية مدلولها .

• يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وحده بتمكين الباحثين والدارسين من الإطلاع على الوثائق والمحفوظات السرية المتعلقة ببحوثهم ، وتزويدهم بصور منها وفقاً للضوابط الواردة في المادة (5) من هذه اللائحة .