يقصد بالوثائق : أوعية المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي ، أو إستقبلها لتحقيق غاية معينة ، ولايزال العمل الرسمي في حاجة إليها .
يقصد بالمحفوظات : أوعيـة المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي أو إستقبلها لتحقيق غايـة معينة وانتهت قيمتها العملية وثبت لـهـا قيمة ثقافيـة تستدعي حفظها حفظا دائماً.
تقسم الوثائق من حيث مدد الحفظ إلى نوعين :
1- وثـائـق دائـمـة الحفظ لا يجوز إتلافها ، وهي التي لا يستغنى عنها لحاجة العمل أو حاجة البحث العلمي .
2 - وثائق مؤقتة الحفظ يجوز إتلافها ، وهي التي تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم .
يحفظ حفظا دائما الوثائق التالية :
أ - الوثائق التي تثبت أملاك الدولة الخاصة .
ب - الوثائق التي تثبت أملاك الأشخاص الطبيعيين أو الإعتباريين .
ج- الوثائق التي تحفظ حقوق الدولة الطبيعية والقانونية الدائمة تجاه الدول والأشخاص.
د - الوثائق التي تثبت حقوق الأشخاص تجاه الدولة والغير.
هـ. الوثائق التي تؤرخ لوجود الأجهزة الحكومية وترصد تطورها الوظيفي والإداري ، مثل : -
1 - أنظمتها ولوائحها الداخلية .
2 - قراراتها التنظيمية.
3 - سياساتها وخططها وبرامجها .
4 - ميزانياتها وحساباتها الختامية .
5 - إجراءاتها الإدارية .
6 - تنظيماتها الإدارية وأدلتها التعليمية .
7 - التقارير المهمة .
8 - الإحصائيات .
9- مخططاتها المعمارية وتصاميمها الهندسية ومواصفاتها .
و - مخططات ومواصفات المرافق العامة .
ز - الأحكام القضائية.
حـ - الفتاوى الإجتهادية ومنها قرارات الهيئات العلمية الشرعية وقرارات المجامع الفقهية .
ط ـ الـوثـائـق الأخـرى الـتـي تـثـبـت تـاريـخ الـمـمـلـكـة وتطورها السياسي والإجتماعي والإقتصادي والتعليمي والعلمي والإداري .
تسلم جميع وثائق الأجهزة الحكومية التي قبل 1373/1/1 للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات ، بعد إنتهاء قيمتها العملية ، وفقا للائحة الترحيل ، بإعتبارها وثائق تاريخية .
تحفظ الوثائق النشطة في وحدة للحفظ النشط ، وتحفظ الوثائق غير النشطة في وحدة للحفظ الوسيط بالجهاز الحكومي .
يحتفظ كل جهاز حكومي بمسلسل خـاص لـكـل نـوع من الأنواع الصادرة عنـه ، ويتكون هذا المسلسل من صور للأصول الموقعـة وفقـا لمـا يحدده المركز .
إذا ألغي إستخدام أي نوع من أنواع الوثائق ، فلا يترتب على هذا الإلغاء إتلاف ما يوجد منه في الحفظ ، وإنمـا يلتزم بالمدة الواردة في قوائم مدد الحفظ.
تجهز غرف وقاعات مناسبة للحفظ.