يُقصد بالألفاظ والعبارات التالية -أينما وردت في هذه القواعد- المعاني المبيَّنة أمام كل منها، ما لم يقتضِ السياق غير ذلك:

• الأنظمة: أنظمة الأنشطة التي انتقلت مهماتها واختصاصاتها إلى الهيئة بموجب الأمر الملكي رقم (أ/38) بتاريخ 29 /1 /1442هـ.

• اللوائح: لائحة الجزاءات عن المخالفات البلدية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (92) وتاريخ 5 /2 /1442هـ، واللوائح والقرارات والتعليمات التنفيذية للأنظمة واللوائح.

• الهيئة: الهيئة الملكية لمحافظة العلا.

• المجلس: مجلس إدارة الهيئة.

• المحافظ: محافظ الهيئة.

• اللجنة: أي لجنة تشكّل للنظر في مخالفات الأنظمة واللوائح في النطاق الجغرافي.

• الرئيس: رئيس اللجنة.

• العضو: عضو اللجنة بمن في ذلك الرئيس ونائبه، والأعضاء الاحتياطيون.

• الإدارة المختصة: إدارة المنازعات والتنفيذ بالهيئة.

• أمين السر: أمين سر اللجنة.

• القواعد: قواعد عمل اللجنة في النطاق الجغرافي للهيئة.

• النطاق الجغرافي: محافظة العلا، والمواقع التراثية والثقافية في محافظة خيبر وقلعة المعظَّم وأي مواقع أخرى خارج حدودها تضاف إلى اختصاص الهيئة ومهماتها لاحقاً.

• المخالفة: كل واقعة تخالف الأنظمة أو اللوائح في النطاق الجغرافي.

• المخالف: مرتكب المخالفة سواءً كان ذا شخصية طبيعية أم اعتبارية.

• مفتش الهيئة: من صدر في شأنه -منفرداً أو مع غيره- قرار من المحافظ أو من يفوضه؛ بتولي مهمات التفتيش.

• الوسائل التقنية: الوسائل الإلكترونية التي تعتمدها الهيئة لغرض تنفيذ النظام واللائحة.

• أدلة الإجراءات: وثيقة تصدر وفق الأنظمة تتضمن التعليمات، أو الإرشادات، أو المعايير، أو غيرها لتحديد الإجراءات التفصيلية المكملة للقواعد.

تهدف القواعد إلى ما يأتي:

• 1- تعزيز الأداء والفاعلية في إنجاز المهمات المتعلقة بأعمال اللجنة.

• 2- تحديد المسؤوليات والواجبات والاختصاصات والمهام المنوطة باللجنة، وأعضائها، وإجراءات عملها، بما يتفق مع الأنظمة واللوائح والتعليمات الأخرى ذات العلاقة.

• 3- تحديد مهام الإدارة المختصة في حدود تنفيذ هذه القواعد.

تطبق القواعد في النطاق الجغرافي للهيئة.

1- يكون تشكيل اللجنة وفقاً لما ورد في الأنظمة، وتبدأ أعمالها من التاريخ المحدد في قرار التشكيل.

2- يحدد في قرار تشكيل اللجنة رئيس اللجنة والأعضاء الاحتياطيون إن وجدوا، على أن يكون الرئيس من المختصين في الشريعة أو الأنظمة -بحسب الأحوال-.

3- تكون مدة العضوية في اللجنة (ثلاث) سنوات قابلة للتجديد بقرار من المحافظ.

4- في حال انتهت مدة العضوية المنصوص عليها في الفقرة (3) من هذه المادة ولم يُجدد للجنة، أو تُشكل لجنة أخرى، فتستمر اللجنة بممارسة أعمالها لحين صدور قرار من المحافظ إما بتمديد العضوية الحالية، أو تشكيل لجنة أخرى.

5- للمحافظ في حال شغور عضوية أحد أعضاء اللجنة لأي سبب من الأسباب أن يُكلِّف بديلاً عنه، من غير الأعضاء، ويكون التكليف لإكمال المدة المتبقية لسلفه في عضوية اللجنة.

6- للمحافظ إعادة تشكيل اللجنة أو حلها في ضوء ما ترفعه الإدارة المختصة من أسباب، واقتضتها المصلحة العامة.

تنتهي عضوية عضو اللجنة بوفاته، أو بقرار من المحافظ في إحدى الحالات الآتية:

• 1- انتهاء مدة العضوية المنصوص عليها في قرار التشكيل، أو انتهاؤها بسبب الاستقالة أو العجز الصحي أو عند حدوث ما يؤثر على أهليته.

• 2- قبول اعتذار العضو عن الاستمرار في عضوية اللجنة.

• 3- تغيّب العضو عن الحضور (ثلاث) جلسات متتالية، أو (خمس) جلسات متفرقة خلال السنة الواحدة دون عذر يقبله رئيس اللجنة، وفي هذه الحالة، على الإدارة المختصة أن تعرض الأمر على المحافظ أو من يفوضه للنظر في إصدار قرار بإنهاء عضويته، وتعيين من يحل محله للمدة المتبقية من عضويته.

• 4- تعارض مصالح العضو مع دوره في اللجنة، وفقاً لسياسة تعارض المصالح المعتمدة من الهيئة.