يتولى وكيل وزارة الداخلية للأحوال المدنية الإشراف على إدارات ومكاتب الأحوال المدنية ومتابعة تنفيذ مهامها وتوجيهها للقيام بالواجبات والمهام في ضوء ما يقضي به نظام الأحوال المدنية ولائحته التنفيذية والصلاحيات المعطاة له.

الأساس هو الوعاء الذي تحفظ فيه كافة الوثائق والمستندات الخاصة بالحالة المدنية للمواطن بعد حصوله على البطاقة الشخصية (الهوية الوطنية) ويخصص له رقم حفظ تسلسلي في كل إدارة أو مكتب.

مركز وثائق الهوية الوطنية في المكاتب هو المكان المخصص لحفظ الأساسات، ما لم يكن هناك أرشيف مركزي.

على ممثليات السعودية في الخارج عند تسجيل أي واقعة مراعاة الأحكام الخاصة بها الواردة في هذه اللائحة وإجراءات تسجيلها وإبلاغ وزارة الداخلية (المديرية العامة للأحوال المدنية) عن الواقعات المسجلة لديها خلال ثلاثين يوماً من تاريخ تسجيلها مع إرفاق صور من المستندات المثبتة للواقعة، وعلى إدارة أو مكتب الأحوال المدنية تسجيلها في السجل المدني اعتمادًا على التسجيل الذي تم في الممثلية السعودية.

عدم إبلاغ الأحوال المدنية من قبل الممثلية السعودية عن الواقعات التي حدثت في الخارج لا يحول دون تسجيلها في السجل إذا راجع المعني بشأنها بنفسه وذلك بعد استكمال الإجراءات الخاصة بالواقعة الواردة بهذه اللائحة.

يتم قيد جميع الواقعات المتعلقة بالمواطن في سجل مدني يحمل رقماً خاصاً به وتعطى كل واقعة رقماً إلكترونياً خاصاً بها.

يدوّن رقم السجل المدني المنوّه عنه في المادة (6) من هذه اللائحة عند تقديم أي خدمة من الخدمات التي تقدم للمواطنين في جميع القطاعات الحكومية والأهلية، ويجب اعتماده في كل ما يصدر منها مثل الصكوك الشرعية والوكالات والمخاطبات الرسمية، وفي كل ما يقدم من صاحب العلاقة من طلبات لدى أي جهة.

أ ـ الأساس هو المعتمد عليه عند وجود الاختلاف أياً كان، ما لم يكـن هنـاك تعديل أو إضافة فيرجع للوثائق والمستندات المثبتة له.
ب- يتم التصحيح في جميع البيانات الرئيسية والفرعية في السجل المدني مباشرة وفقاً للأساس.