• يقصد بالكلمات والعبارات الآتية - أينما وردت في هذه الضوابط - المعاني المبينة أمام كل منها، ما لم يقتضِ السياق خلاف ذلك:

• 1- المعرض: المعرض الذي يقام خارج المملكة لعرض منتجات أو خدمات معينة.

• 2- المشاركة: إقامة الجهة الحكومية معرضاً أو المشاركة فيه.

• 3- المشارك: من توفده الجهة الحكومية لتمثيلها في المشاركة، سواء كان بمفرده أو ضمن وفد.

• 4- الجهة الحكومية: هي الجهة التي تتطلب طبيعة عملها المشاركة في المعرض.

• 5- الفعاليات المصاحبة: التعريف بالمنتجات والابتكارات والمقتنيات وتبادل الخبرات، وتنمية العلاقات وتطويرها في جميع المجالات مع مختلف الجهات خارج المملكة.

1- تكون المشاركة من أجل التعريف بالمنتجات والابتكارات والمقتنيات وتبادل الخبرات، وتنمية وتطوير العلاقات في جميع المجالات بين الجهات الحكومية ومختلف الجهات خارج المملكة، وذلك بما يليق بمستوى المملكة وسمعتها.

2- على الجهة الحكومية إبراز إنجازات المملكة وتجاربها الناجحة المتعلقة بموضوع المشاركة.

3- على الجهة الحكومية التنسيق مع وزارة الخارجية وذلك عبر سفارة المملكة في البلد المضيف، قبل موعد المشاركة بوقت كافٍ، وذلك لتحقيق الأهداف المنشودة من هذه المشاركة بما يخدم مصالح المملكة.

• يشترط في المشاركة ما يأتي:

• أ- حصول الجهة الحكومية على إذن بالمشاركة.

• ب- أن يكون نشاط المعرض ضمن اختصاصات الجهة الحكومية.

• ج- أن تكون مساحة المعرض في حال إقامته، أو الجناح في حال الاشتراك فيه، ملائمة لمستوى نشاط المعرض وأهميته.

• د- وضع خطة إعلامية، وتسمية منسق إعلامي لها، مجيد للغة الإنجليزية؛ وذلك تبعاً لحجم المشاركة.

• هـ ـ التحضير المسبق لها، بما في ذلك وضع خطة عمل وبرنامج زمني له، على ألّا تقل مدة التحضير لها عن ثلاثة أشهر.

• و- أن تكون المشاركة مناسبة لمدة المعرض وحجمه.

• ز- أن تتوافر في المنشأة المزمع التعاقد معها - إذا لزم الأمر - لتصميم وتجهيز الجناح السعودي في المعرض الشروط الآتية:

  • 1- أن تكون مرخصاً لها بمزاولة نشاط تجهيز المعارض.

  • 2- أن تكون ذات خبرة في مثل هذا النشاط، على أن ترفق بعرضها المشاريع المماثلة التي قامت بتنفيذها.

• ح- أن تكون المعروضات - إن وجدت - مبرزة بشكل لائق ومطابق لما اعتمدته الجهة الحكومية.

يشترط في المشاركة في الفعاليات المصاحبة ما يأتي:

أ- أن يكون موضوعها مرتبطاً باختصاص الجهة الحكومية.

ب- التحضير الكامل لها، على أن يشمل ذلك توفير جميع المعلومات اللازمة وإعداد مادة المشاركة فيها بصياغة سليمة وواضحة واعتمادها من الجهة الحكومية، عند تقديم أوراق عمل ونحوها.

يراعى في ترشيح المشارك في المعارض والفعاليات المصاحبة لها ما يأتي:

أ- أن يكون سعوديًا من ذوي الاختصاص والكفاية.

ب- الإجادة اللازمة للغة المستخدمة في المعرض إن أمكن.

ج- أن يكون أحد المشاركين - على الأقل - ملمًّا بتنظيم المعارض في حال إقامة الجهة الحكومية للمعرض.

• يلتزم المشارك في المعارض والفعاليات المصاحبة لها بما يأتي:

• أ- التقيد بالهدف الرئيس من المشاركة والالتزام بمواعيدها، وجدول البرامج والأنشطة المعتمدة.

• ب- التقيّد بالمبادئ والأخلاق الإسلامية في جميع التصرفات والعلاقات الرسمية والشخصية.

• ج- احترام قوانين البلد الذي يقام فيه المعرض والفعاليات المصاحبة له، والقواعد التنظيمية للمشاركة.

• د- الحرص على الإقامة في سكن لائق والظهور بمظهر حسن يليق بمكانة المملكة.

• هـ- عدم التعامل مع وسائل الإعلام بصورة مباشرة أو غير مباشرة.

• و- عدم تبني أي موقف أو اتخاذ أي إجراء يرتب (أو قد يرتب) على الدولة أو أي من مؤسساتها التزاماً مادياً أو معنوياً، ما لم يكن هناك تفويض مسبق صريح من الجهـة الحكومية المختصة يخوّله بذلك.

على رئيس الوفد المشارك - عند انتهاء المشاركة - إعداد تقرير شامل يتضمن جميع الملحوظات الإيجابية والسلبية التي صاحبت مشاركة الوفد في المعرض والفعاليات المصاحبة له وما يقترحه من توصيات، ورفعه إلى مرجعه.