• يشكل في كل جهاز حكومي لجان تقويم للوثائق تتكون من : -

  • أ - مدير الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز .

  • ب - مدير مركز الوثائق بالجهاز .

  • جـ ـ مختص بالتنظيم الإداري بالجهاز .

  • د - مختص بالأنظمة بالجهاز.

• وللجنة الإستعانة بمن تراه من المختصين .

تعمل اللجان تحت إشراف اللجنة الدائمة للوثائق التي يرأسها وكيل الجهاز .

تحدد كل لجنة أسماء أنواع الوثائق التي تختص بتقويمها والعمر الزمني ، الذي تقدره لكل منها ، والمدة التي تكون فيها الوثيقة نشطة أو غير نشطة .

• توضع هذه الأسماء في قوائم تتكون من الحقول التالية : -

  • أ. عدد .

  • ب. إسم الوثيقة .

  • ج . وصفها .

  • د - شكل وعاء الوثيقة .

  • هـ ـ فئة الحفظ .

  • و - مكان حفظها بصفة عامة .

  • ز - بداية الحفظ .

  • حـ ـ مدة الحفظ ومكانه في الجهاز .

• وذلك وفقا لنموذج التقويم رقم (1) وتعليماته .

تقوم كل لجنة بالتقويم اللازم للوثائق التي تدخل في نطاق عملها مع مراعات ما ورد بالمادة (4) من لائحة الحفظ ، والأنظمة والتعليمات والعقود التي تحدد الالتزامات المالية والنظامية والإدارية الأجهزة الدولة .

تعتمد بيانات التقويم من اللجنة الدائمة للوثائق والجهاز ممثلة في الوكيل ، بعد إعداد محضر من اللجنة الدائمة بالموافقة على التقويم .

ترسل البيانات والمحضر الى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .

يشكل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لجاناً مختصة لدراسة هذه البيانات وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه ، وإعداد قوائم مدد الحفظ ومكانه وبدايته .

تصدر هيئة إدارة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد التشاور مع الجهة أو الجهات المعنية قوائم نوعية بمدد الحفظ ومكانه وبدايته .

الوثائق التي لم يـرد لـهـا ذكـر في قوائم مدد الحفظ يكتب عنهـا للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات لإتخاذ ما يلزم لإضافتها الى هذه القوائم .